Pezseg az üzlet, vannak vevőid, elfogadható a forgalmad, de amikor átnézed a hó végi könyvelést, megdöbbensz a költségeken. Ugyan, mi került ennyi pénzbe, és miért nem maradt több profit?
Ismerős a történet? Ha igen, nincs mese, szigorúan és szisztematikusan át kell vizsgálnod a vállalkozásod kiadásait.
Már azzal is sok más vállalkozást megelőzöl, ha megfigyeled és tudatosítod, hogy mire megy el a bevételed jelentős része. A leszűrt következtetésekre alapozva elindulhatsz a fejlődés és a profitod növelése felé.
A kiadások kordában tartásához vezető út a megfelelő kérdések megfogalmazásával kezdődik. Mielőtt megosztanám veled a cikk alcímében említett általános költségcsökkentési tippjeimet, álljon itt néhány hasznos, gondolatébresztő kérdés a vállalkozásod ráfordításaival kapcsolatban:
- Egy bizonyos cégméret fölött a vezetők már nem mindig tudják követni, hogy a munkatársaik pontosan mivel is foglalkoznak. Lehet, hogy a te vállalkozásodban is vannak homályos foltok?
- Lehet olyan gyakori és időigényes tevékenység a cégedben, amely akár teljesen szükségtelen, csak eddig senki sem nézett rá alaposabban?
- Az információk megosztása kellően hatékony, vagy lehetne egyszerűbb eszközöket alkalmazni?
- Előfordul, hogy több ember is elvégzi ugyanazt a feladatot, holott egyszer is elég lenne?
- Elkényelmesedtek a beszállítóid, és több a hibás áru, mint korábban?
- Megfelelő módon követed a szállítmányok minőségét?
- Elemzed a vevői panaszokat, és tanulsz-e belőlük?
És így tovább – innentől rajtad a sor, hogy a vállalkozásod kiadásait érintő további konkrét kérdéseken elgondolkozz.
Most pedig térjünk rá a megoldásokra. Nézzünk egy csokor tippet három témakörben arra, milyen megoldásokkal csökkentheted, racionalizálhatod a költségeidet.
- Átgondolt kommunikációs stratégia
Meglepően magasak a reklámkiadásaid? Vagy a befektetett pénz nem hozza meg a kívánt eredményt? Nézzük, mi lehet az oka!
A kezdetekkor talán még szántál elég időt a vállalkozásod kommunikációs stratégiájának kialakítására, de könnyen lehet, hogy később nem igazítottad a változó körülményekhez. Az évek során jelentősen átalakulhatott a szolgáltatáspalettád, megváltozhatott a márkád arculata, a termékeid csomagolása, a honlapod, de még a célközönséged is. Ha nem voltál következetes a változások egységes rendszerbe foglalásában, a koherens kommunikációs stratégiád a múlté lett, szétesett. Ideje lenne újragondolni.
A zűrzavart fokozhatja, ha több szolgáltatóval (reklámügynökséggel, kommunikációs tanácsadóval, közösségimédia-szakemberrel, PR-céggel stb.) dolgozol, akik néha egymástól függetlenül próbálják elérni a potenciális vevőidet. Ha pedig túl sok platformon kommunikálsz, de nincs elég erőforrásod az üzeneteid és a kampányaid összehangolására, csak elaprózod a pénzedet és az idődet. Ha reálisabban méred fel az erőd, optimálisabb tervet készíthetsz, amivel költséget takaríthatsz meg, hatékonyabbá teheted a kommunikációdat és növelheted a profitodat.
Szinte bármilyen vállalkozás fejlesztésének egyik alappillére a profi marketingkoncepció, amelynek része egy megalapozott és reális kommunikációs terv. Az ügyfeleim körében is látom, hogy egy átgondolt marketingstratégiával mennyivel eredményesebben növekednek. Ha a vállalkozásod célcsoportjával jól tudsz kommunikálni, az már fél siker. Tudod, hol landolnak az üzeneteid, így bízhatsz abban, hogy egy idő után a célcsoportod jobb elérése az árbevételed növekedését hozza magával. A minőségi árud vagy szolgáltatásod egyre ismertebb lesz, és felbukkan egy újabb, immár édes teher: csak győzzed termelési vagy szolgáltatási kapacitással!
Azt javaslom, kérd meg a könyvelődet, hogy a marketingköltségeket ne csak egy főkönyvi soron mutassa ki. A vállalkozásod tevékenységétől függően ezeket a kiadásokat hasznos akár 6-7 sorra felbontani. Így pénzügyi szempontból is könnyebben áttekintheted a marketinggel és kommunikációval kapcsolatos ráfordításokat.
Ezt a részletezést az üzleti terv készítése vagy a vállalkozás működési folyamatainak átalakítását célzó munka alkalmával mindig alaposan megbeszélem az ügyfeleimmel.
- Időráfordítás rögzítése
Hányszor érezted azt, hogy nem is tudod, mennyi időt fordítotok egy-egy szolgáltatási projekt megvalósítására?
Az időrögzítés ma már nagyon egyszerű, mégis kevesen használják. Számtalan könnyen kezelhető szoftver, applikáció nyújt ebben segítséget.
A munkaerő-intenzív szolgáltatások esetén különösen fontos, hogy ismerd a feladatok, szolgáltatások időráfordítását. Hogy hogyan ismerheted meg? Egyszerűen úgy, hogy megméred. Lehetőleg minél többször, átlagolva az eredményeket. Ez alapján tudod kiszámolni a valós felmerült költséget és kiszűrni a felesleges lépéseket. Egyúttal hasznos tapasztalatot gyűjthetsz ahhoz, hogy legközelebb még pontosabb időráfordítás-becslésed legyen egy árajánlatadáshoz.
Mint minden életből merített statisztikát, a mért időráfordítást is különféle tényezők torzíthatják. Többek között az, hogy az adott ügyfeled mennyire együttműködő, egyértelműen kommunikáló, sőt mennyire tudja, hogy mit is szeretne tőled. Mert igen, sokszor előfordul, hogy nem tudja. Vagy ha eleinte tudja is, később meggondolja magát, és kezdődhet minden szinte elölről. Így akár az elvégzett munka 80 százaléka is kárba veszhet. Ha figyelmesen szerződtél, ezt valószínűleg kifizeti az ügyfeled, de akkor sem jó érzés feleslegesen dolgozni. Az ilyen, időráfordítást növelő (vagy csökkentő) anomáliákat érdemes külön feljegyezni és figyelembe venni. Azaz egy pontos utasításokat adó, kiszámítható ügyfélnek bátran adhatsz az átlagosnál kedvezőbb, egyedi árat. Ugyanakkor egy notóriusan bizonytalan, a feladatokat rendszeresen átszabó megrendelőnél számítanod kell rá, hogy ugyanazt a szolgáltatást több munkaóra-ráfordítással tudod csak teljesíteni.
Ha éveken át kitartóan és a lehetőségekhez mérten precízen rögzíted az időráfordításokat – és ehhez a munkatársaidat is hozzászoktatod –, az összegyűjtött ismeretekkel jelentősen fejlesztheted a belső működési folyamataidat. A kollégáid és a bedolgozó szabadúszók hatékonyságának ismerete éppúgy fontos a vállalkozásod versenyképes működéséhez, mint az, amit a célcsoportod szokásairól feltérképeztél.
A folyamatfejlesztés pár hónapos munkájával egy tapasztalt gazdasági tanácsadót érdemes megbízni, aki az igényeidet és a lehetőségeidet figyelembe véve hatékony megoldási alternatívákat dolgoz ki számodra.
- A hónap legmagasabb költségei
Minden hónapban vizsgáld meg a pénzügyi eredményedet az üzleti tervhez vagy az előző évben realizált számokhoz viszonyítva. Ehhez az egyszerű havi elemzéshez valószínűleg nem olvasod át az összes kapcsolódó szerződést, azonban hasznodra válhat minden hónapban alaposan górcső alá venni 3-4 költségtípust. Ez nem túl sok plusz feladat, de annál több eredményt hozhat. A vállalkozások jelentős részének a személyi, az alvállalkozói vagy az anyagköltség jelenti a legnagyobb kiadást – neked is érdemes ezeknél kezdened a vizsgálódást.
A kiválasztott költségtípusok számossága attól is függ, hogy milyen részletes költséggyűjtés áll rendelkezésedre. A költségelemzés – mind a termelési mind az általános költségeké – olyan terület, amit időnként érdemes fejleszteni, pontosítani. Semmiképpen se vesszél el az adminisztrációban, önállóan vagy gazdasági tanácsadód segítségével találd meg a hatékony követési módot. Az egyes költségek alapos elemzése közben nézd át a beszállítói szerződéseket, a fizetési feltételeiket, a hibás szállítások számát és bármely más panaszt. Értékeld, hogy elégedett vagy-e a beszállítóiddal. Ha már több mint 2-3 éve versenyeztetted őket utoljára, akkor itt lehet az ideje egy újabb tendert kiírni.
A fenti gyakorlatot vezesd be a havi rutinodba úgy, hogy mindig újabb 3-4 költségtípust vizsgálsz meg tüzetesen. Év elején kezdheted az előző év legnagyobb tételeivel, vagy haladhatsz az adott évi pénzügyi terv költségsorainak nagysága szerint is.
+1 tipp:
Az informatikai költségek csökkentése is olyan feladat, amelyben mindig van potenciál. Az újabbnál újabb innovatív megoldások megjelenése folyamatos. Egyszerre csökkentheted velük a költségeidet és növelheted a munkafolyamataid hatékonyságát.
A munkám során számtalan költségcsökkentési projektben vettem és veszek részt. Ezekben nem is csak a költségcsökkentésre, hanem sokkal inkább a hatékonyságnövelésre helyezem a hangsúlyt. Ez az egyik kedvenc területem, ezért számíthatsz rá, hogy a jövőben további érdekes cikkeket is olvashatsz a témában a blogomon.
Remélem, a leírt tippekkel sikerül hozzájárulnom vállalkozásod sikeréhez. Ezek a tanácsok általánosságban értendők. Az, hogy a te vállalkozásodra miként alkalmazhatók, függ a vállalkozásod konkrét, általam nem ismert helyzetétől.
Ha kérdésed van gazdasági, pénzügyi, üzletvezetési kérdésben látogass el a hofernoemi.hu oldalra, ahol részletesebben is megismerheted a szolgáltatásaimat vagy keress meg a blogom Kapcsolat oldalán található elérhetőségemen.
Jogi szakokleveles közgazdászként és nemzetközi adószakértőként, 20 éves gazdasági felsővezetői tapasztalattal a hátam mögött kis és nagy cégeknek kínálok gazdasági, pénzügyi, üzletviteli tanácsadást. Néhány éve a Forbes magazin a 20 legbefolyásosabb nő közé sorolt az üzleti életben.
