Az egyik ügyfelem egy designbútorokat gyártó vállalkozást vezet. Jól megy az üzlet. Tavaly év végén már mindenki az ünnepekre készült a cégnél. A pénzügyi zárást próbálták a lehető leggyorsabban lezavarni, hogy ne kelljen hosszú napokat tölteni az unalmas adminisztrációval. Gondolták, átnézik a fő számokat, a többit pedig rábízzák a könyvelőre.
Image by Freepik
Januárban azonban jött a hidegzuhany: egy nagy megrendelésük teljesítéséhez szükséges faanyag árát duplájára emelte a szállító, akivel automatikusan megújuló szerződésük volt. Azt hitték, az árakat előre rögzítették, de kiderült, hogy az apró betűs rész engedélyezte az árváltoztatást. Ezt pedig a kutya se figyelte az ügyfelemnél.
A hirtelen költségnövekedés komolyan veszélyeztette a vállalat következő hónapjait, mert új szállítót találni már nem volt elég idő. Az ügyfelem pedig fix árat kapott az ő munkájáért.
Az ügyfelem saját kárán tanulta meg, hogy ha az év végén csak egy picivel több figyelmet szentelt volna a szerződések átnézésére, mindezt megelőzhette volna.
Az eset jól mutatja, miért létfontosságú a részletes év végi zárás. És hogy nemcsak a pénzügyi adatok pontosításáról szól, hanem a szerződések, a projektek, az eszközállomány (köztük a készletek) átvizsgálásáról is.
Ezt a munkát érdemes komolyan venni, hogy biztosan a legjobb feltételekkel indítsd az új évet. És hogy az adózás utáni eredményed a lehető legoptimálisabb legyen.
A példában bemutatotthoz hasonló esetek kivédhetők egy alapos, jól felépített év végi zárással. Amelyet időben előkészítünk, nem pedig december 15-én kezdünk el megbolondulni a sok feladattól.
Ebben a cikkben áttekintjük azokat a kulcsfontosságú lépéseket, amelyekkel vállalkozásvezetőként te is elkerülheted a hasonló helyzeteket. Ha követed őket, az új év sokkal jobban fog indulni.
Ha szeretnéd, hogy gyorsan és zökkenőmentesen menjen az év végi zárás, tőlem is kérhetsz segítséget. Kidolgoztam egy „Év végi hajrá” nevű üzleti tanácsadás csomagot, amelynek keretében 2+2 óra alatt felkészítjük a cégedet az év végi teendőkre. (2 óra online konzultáció + 2 óra háttérmunka). Ha érdekelnek a részletek, gyere a honlapomra!
1. Futó projektek lezárása és dokumentálása
A futó projektek év végi lezárása fontos lépés, mert ilyenkor dől el, hogy minden vállalt feladatot sikerült-e teljesíteni.
A lezárt projektek pontos dokumentációja megmutatja, mely feladatok végződtek sikeresen és melyek maradtak el. Így a következő évi projekteket jobban tudod tervezni. Sőt, az árajánlatadás is könnyebb lesz.
Egy építőipari példa
Vegyünk egy építőipari vállalkozást, amelynek számos kisebb, de hosszabb ideje futó projektje van. Fontos, hogy a dokumentációjuk tartalmazza az építkezések minden szakaszának részleteit, a felmerült költségeket, a határidők betartását és a minőségi ellenőrzések eredményeit.
Tudom, hogy ez hazánkban még ritkaság, de van olyan építőipari vállalkozó ügyfelem, akinél sikerült egy egyszerű projektkövető rendszert bevezetnünk – és működik! A projektzárásról készített részletes jelentések könnyedén átláthatóak, és a többi projektvezető vagy az új alkalmazottak is tanulnak belőlük.
A tervezett és valós költségek összevetése
A projektek értékeléséből soha ne hagyd ki a költség-összehasonlítást! Vesd össze a tényleges és a tervezett költségeket, hogy lásd, sikerült-e a tervezett keretek között maradni. Egy ilyen összehasonlítás azt is megmutatja, hol emelkedtek váratlanul a költségek. Ha elvégzed ezt az elemzést, legközelebb már lehet terved a veszteségek elkerülésére. A tanulságok egyúttal költséghatékonyabb megoldások kidolgozására is ösztönözhetnek a jövőben.
Ha rendszeresen szeretnél közérthető, gyakorlati pénzügyi, gazdasági tippeket, ötleteket olvasni, kövesd a @hofernoemi.hu Instagram-oldalamat vagy a LinkedIn profilomat is gazdasági ismereteid bővítéséhez és a vállalkozásod fejlesztéséhez.
2. Szerződések felülvizsgálata és megújítása
Ez az, amire a sikeres vállalkozók sokkal több figyelmet fordítanak, mint az átlagosak. Egyáltalán nem felesleges év végén átnézni a fontosabb szállítói és vevői szerződéseket. Elkerülheted vele a váratlan költségeket és a jogi problémákat, sőt kedvezőbb feltételeket is kialkudhatsz.
A szerződések átvizsgálása során az árak átnézésén túl ügyelj a szolgáltatási feltételekre és a teljesítési határidőkre is. Egy profi vállalkozó mindenről tárgyal, amiben lehetőséget lát.
Ne kényelmesedj bele a hosszú távú partneri kapcsolatokba! Igyekezz kedvezményeket kiharcolni vagy új, jobb megállapodást kötni. Ne add oda a profitod morzsáit másoknak, tárgyalj a kedvezőbb kondíciókért. Cudar időkben erre még nagyobb szükséged van.
Egy logisztikai cég példája
Ha logisztikával foglalkozol, az üzemanyagköltségek növekedése miatt érdemes rendszeresen, de legalább az év végén újratárgyalnod a szállítói szerződéseidet. Még jobb, ha az árazás eleve az üzemanyagköltségek változásával indexált a szerződéseidben.
Vonj be szakértőt!
Nem árt, ha az ilyen szerződéseket gazdasági és jogi ismeretekkel is rendelkező szakértővel végezteted el. Különösen ha nagy értékre vagy fontos, hosszú távú megállapodásokra vonatkoznak. A külső, objektív és tapasztalt szem megéri az árát. Ha érdekel a szerződések alapos átvilágítása, itt is írhatsz nekem.
Figyelj az automatikusan megújuló szerződésekre!
Könnyen előfordulhat, hogy időközben megváltoztak a céged szükségletei és már nem az, vagy nem úgy kell, mint eddig. Ne fizess puszta lustaságból vagy nemtörődömségből olyasmiért, amit nem is használsz!
3. Eszközleltár és eszközök értékelése
Ez is egy olyan témakör, amit a magyar kkv-k gyakran elhanyagolnak. Ezért kész káosz az eszközlistájuk. Egyes eszköztételek talán már nincsenek is meg, vagy nem is használja őket a cég – és még sok cifra dologgal lehet találkozni.
A készletek aktualizált értékelése, vagyis az elavult áruk leértékelése ritkán történik meg évente, ahogy a számviteli szabályok azt előírják. Mert ki az, aki emiatt csökkenti az adózás előtti eredményét? Pedig nagyon is jó lenne megtenni, különben egyszer majd egy óriási összeget kell költségként elszámolni!
Néhány, kereskedelemmel foglalkozó ügyfelem fájdalmas napokat élt át emiatt. Már négy-öt éve görgették maguk előtt az elavult készletük egyre növekvő hógolyóját. A kereskedő cégeknél ez kiemelten fontos téma, és bizony jóval komolyabban kellene venniük.
Az eszközleltár és az eszközök év végi értékelése nem kihagyható feladat. Hatással van a pénzügyi kimutatásokra és a cég jövőbeli pénzügyi stabilitására. Az eszközök pontos nyilvántartása, értékcsökkenése és karbantartása megakadályozhatja a pénzügyi veszteségeket és növelheti az átláthatóságot.
Az eszközleltár minden cég számára fontos.
Karbantartani vagy újat venni?
Az éves karkantartási költségek tételei is megérnek egy alapos áttekintést. Az elhasználódott, magas karbantartási költségű eszközök esetében érdemes megvizsgálni, hogy gazdaságosabb lenne-e új eszközöket beszerezni helyettük.
Például ha egy gyártó céged van, azért is érdemes évente átvizsgáltatni a nagyobb gépeket és berendezéseket, hogy tudd, milyen állapotban vannak, és szükséges-e új beszerzés vagy nagyobb karbantartás.
Egy ilyen számításhoz kell némi számviteli és pénzügyi tudás. De megéri elvégezni, mert kiderülhet, hogy sokkal jobban jársz egy új eszköz lízingelésével, mint ha a régit toldozgatod-foltozgatod. Ha segítségre lenne szükséged a kalkulációban, itt megtalálsz. Igyekszem egy napon belül válaszolni a leveledre.
Extra tipp: Nem árt, ha fotókat is készítesz a leltárról, hogy az eszközállomány állapota könnyebben követhető legyen.
És még egy fontos dolog: Az elavult eszközöket add el vagy írd le a könyvelésben, hogy a mérleg valós képet adjon. Az éves beszámoló aláírásával ugyanis arról teszel tanúságot, hogy a vállalkozásod számviteli mérlege a valós képet mutatja, azaz az eszközök értékei is valósak.
A hasznos élettartam fontossága
Javaslom, hogy az éves zárás előtt nézd át az eszközök értékcsökkenésének számítását. Különösen azt, hogy mennyi ideig szeretnéd még használni az egyes eszközöket. Ez az a „hasznos élettartam”, amit nem a könyvelőd fog megmondani. Ezt te tudod vagy a kollégáid. Az optimális eszközértékelési és -leírási rendszered kialakításában gazdasági tanácsadóként én is segíthetek. Az eszközök értékcsökkenésének pontos kiszámítása azért elengedhetetlen, mert hatással van a könyvelésre és a pénzügyi kimutatásokra.
4. Pénzügyi adatok és kimutatások ellenőrzése
A pénzügyi adatok ellenőrzése a pénzügyi évzárás lényeges része. Ide tartozik a bevételek, a költségek és a kötelezettségek (köztük a banki hitelek és a szállítói tartozások) átvizsgálása.
Ezt nem hagyhatod csak a könyvelődre!
Miért? Mert ő nem tudja, hogy minden teljesítést kiszámláztál-e a vevőidnek. Sőt, azt sem, hogy minden költségtétel számlája beérkezett-e. Nem is az ő dolga ezeket számontartani. Ezt neked vagy az általad megbízott kollégának vagy külső tanácsadónak kell tudni. Azoknak, akik benne vannak a napi üzletmenetben, és jól ismerik az aktuális ügyeket.
Ezért is kell elsősorban neked foglalkoznod az év végi zárással, és nem a könyvelődre bízni mindent.
No meg azért, mert egy pontos zárás növeli a cégvezetés döntéshozatali képességét, és megakadályozza, hogy a hibás adatok miatt hibás pénzügyi döntések szülessenek.
Ugye, így már egyértelműbb?
Ha minden bejövő és kimenő számlát átnézel, és ellenőrzöd, hogy minden kifizetés teljesült-e, továbbá a vevőktől minden esedékes összeget megkaptál-e, akkor nagy lépést tettél a pontosabb pénzügyi zárás felé.
Egy gyakorlati tipp: Készíts egy zárási ellenőrzőlistát, amely tartalmazza a legfontosabb elvégzendő feladatokat. Figyelj rá, hogy ne maradjon ki egyetlen kritikus terület sem.
Ezek a lépések hozzásegítenek ahhoz, hogy az év végi zárás nemcsak pontos, hanem átlátható és jól dokumentált is legyen.
A jól elvégzett év végi zárás tiszta képet ad a céged jelenlegi helyzetéről. Jobban látod a fejlesztendő területeket, és megfelelő döntéseket hozhatsz a következő évre vonatkozóan.
Ez az alaposság megkönnyíti a pénzügyi tervezést, és hozzájárul a vállalkozás hosszú távú stabilitásához, versenyképességéhez is.
Mennyivel jobb már az év vége előtt látni, hogyan is áll a céged – nemcsak májusban, amikor leadod az éves beszámolódat! Ha decemberben képben van az év végi helyzettel, az azt jelenti, hogy nem vakon vezeted a cégedet az első négy-öt hónapban.
Az aktuális helyzet ismeretében naprakészen tudhatod, mit kell tenned a még jobb eredmények eléréséért.
Cash flow, likviditás, adókedvezmények
A cash flow és a likviditás elemzésére fordíts fókuszált figyelmet az év végi zárásban is! Ha a vállalkozásod vezetőjeként tisztában vagy a cég likviditási helyzetével, időben beavatkozhatsz, ha a likviditási mutatók nem megfelelőek. Például kezdeményezheted a folyószámlahitel-kereted emelését.
Ne feledkezz meg az adókedvezményekről sem! Tisztában vagy a lehetőségekkel? Mindent kihasználtál, amire jogosult vagy? Ezzel a kérdéssel érdemes alaposan foglalkoznod, lehetőleg adószakértő bevonásával. Okos adóoptimalizálással néhány óra alatt sok pénzt takaríthatsz meg.
5. Munkaügyi és HR-kérdések rendezése
Az év végi zárás során nézd át a munkavállalói szerződéseket, és foglalkozz a munkavállalók teljesítményének értékelésével. Örülni fognak, ha ezt még karácsony előtt megteszed, és jó teljesítés esetén bónuszelőleget kapnak.
A kollégák bónuszainak kifizetése és a béren kívüli juttatások átgondolása hozzájárulhat a munkahelyi elégedettség és motiváció fenntartásához és növeléséhez.
A teljesítményértékeléssel egyidőben minden alkalmazottnak határozz meg egyéni fejlődési célokat a következő évre.
Az év végi bónuszok eldöntésénél mindig legyenek egyértelműek a kiosztás szempontjai, hogy az alkalmazottak tisztában legyenek az elvárásokkal.
Mérd az elégedettséget!
Az év végi időszakban szentelj figyelmet a munkavállalói elégedettség felmérésére is. Derítsd ki, hogyan javíthatnál a munkakörülményeiken, mennyire elégedettek a juttatásaikkal. Ez is hozzájárulhat a nehezen pótolható munkavállalók megtartásához és a motiváció növeléséhez.
Vizsgáld felül a jelenlegi teljesítményértékelési rendszeredet is. Mennyire hatékony? Hogyan lehetne még jobb? Milyen kritikákkal illeték a munkavállalók? Mi az, amivel te nem vagy elégedett? Ha szükséges, fejleszd tovább! Legyen minél objektívebb és átláthatóbb.
Tarts minden év végén egyéni beszélgetéseket az alkalmazottakkal. Hallgasd meg, milyen kihívásokkal szembesültek az év során, és milyen változásokat szeretnének a következő évben.
Jutalmazz okosan!
Nem kell mindent megvalósítani, és lehozni nekik a csillagokat is az égről. Gondold át, hogy mire éri meg költeni. A profitnövelés járjon a szemed előtt. Egy-egy juttatás vajon hatékonyabb munkára ösztönzi a munkatársakat? Segít a kulcsemberek megtartásában? Egy változtatás a munkafolyamatokban megkönnyíti az életüket? Néha olyan apróságok is sokat számítanak, mint egy új, kényelmesebb irodaszék vagy a napi munkát bosszantóan akadályozó, öreg számítógépek cseréje.
6. Jogszabályi megfelelés és jogi audit előkészítése
A pénzügyi év zárásakor tanácsos megvizsgálni a jogszabályi megfeleléseket is. Különösen ha olyan iparágban vagy aktív, ahol a szabályozások szigorúak és gyakran változóak. Egy ilyen alapos jogi audit megmutathatja a hiányosságokat, amelyeket gyorsan ki is javíthattok.
Például egy gyógyászati segédeszközöket gyártó cégnél érdemes ellenőrizni a hatósági jelentéseket és dokumentumokat az esetleges hiányosságok miatti büntetések elkerüléséért.
Kövesd a jogszabályok változását!
Nem árt ellenőrizni az év közben történt jogszabályi változások beépítését a vállalati folyamatokba. Év végén érdemes még egyszer áttekinteni, hogy minden új előírást betartottatok-e. Szükség esetén egyeztess jogi szakértővel, hogy minimalizáld a kockázatokat.
Rendszerezd a dokumentumokat!
Gondold át a dokumentumtárolási rendszeredet is. Hogyan lehetne hatékonyabb? Az auditálás és a napi munka megkönnyítése érdekében vizsgáld át a dokumentumrendszert, hogy minden szükséges irat könnyen hozzáférhető és naprakész legyen.
7. Beszállítói és ügyfélkapcsolatok áttekintése
A következő lépés a legnagyobb ügyfelekkel és beszállító partnerekkel életben lévő együttműködések átnézése legyen. Értékeld a közös munka hatékonyságát és a jövőbeli lehetőségeket.
Nézz a beszállítók körmére!
A kulcsfontosságú beszállítókkal kialakított kapcsolatok kritikus tényezői az üzleti sikernek, ezért érdemes rendszeresen felülvizsgálni őket. Kezdd azzal, hogy áttekinted a beszállítói bázist, és azonosítod a valóban hozzáadott értéket nyújtó partnereket.
Fontos, hogy a fő beszállítók pénzügyileg stabilak legyenek, és a céged ne váljon egyetlen beszállítótól túlságosan függővé. Törekedj a kölcsönös bizalmon alapuló, hosszú távú együttműködésekre.
Értékeld a beszállítók teljesítményét – nézd meg, mennyire megbízhatóak a szállítások, milyen a termékek vagy szolgáltatások minősége, és mennyire teljesítik az elvárásaidat. Ha szükséges, cserélj partnert.
Például érdemes felmérni, hogy a kulcsfontosságú alapanyag-beszállítód pénzügyileg stabil-e, és megbízhatóan teljesíti-e a megállapodásaitokat. Vagy ha a logisztikai partnerednél visszatérő minőségi problémák merülnek fel, akkor érdemes keresni egy megbízhatóbb alternatívát.
Mérd az ügyfelek elégedettségét!
Kísérd figyelemmel az ügyfélmegtartási rátát, a bevétel fő forrásait, valamint azokat az ügyfeleket vagy piaci szegmenseket, ahol fejlődési potenciált látsz. Az ügyféligények és -visszajelzések összegzése segíthet új irányvonalakat kialakítani és növelni a jó hírneveteket.
Szentelj külön figyelmet a hűséges ügyfeleknek, például kedvezmények vagy év végi ajándékok formájában.
Ha nem is az év végi hajrában, de év elejére készíts elő egy ügyfél-elégedettségi felmérést, amely segít feltárni a termékekkel, szolgáltatásokkal kapcsolatos igényeket. Az eredmények alapján célzott fejlesztéseket végezhetsz.
Ha szeretnéd a segítségemet kérni az év végi záráshoz, vagy ha hiányoznak a pénzügyekkel, üzleti tervezéssel, adózással kapcsolatos kompetenciák a vállalkozásodban, írj nekem! Egy akciós villámkonzultáció keretében megbeszélhetjük az alapokat, utána pedig közösen kiválaszthatjuk a legmegfelelőbb üzleti tanácsadási csomagot, vagy kidolgozhatunk neked egy teljesen személyre szabott üzletfejlesztési programot is.
Remélem, a leírtakkal sikerül elősegítenem a vállalkozásod sikerét. Ezek a tanácsok általánosságban értendők. Az, hogy a te vállalkozásodra miként alkalmazhatók, függ a vállalkozásod konkrét, általam nem ismert helyzetétől.
Kövesd a blogomat, és olvass bele a régebbi írásaimba is. Évek óta, kétheti rendszerességgel publikálok a vállalkozásokat segítő cikkeket – lassan egy könyvre való hasznos információt osztottam meg. Kezdd itt a tanulást, és ha valamelyik téma részletesebben is érdekel, keress meg bátran!
Szeretnél gyakorlati segítséget kapni, hogy a vállalkozásod jobban működjön és sikeresebbé válhasson? Gazdasági, pénzügyi, üzleti problémád megoldásával kapcsolatban lenne kérdésed hozzám? Látogass el a www.hofernoemi.hu oldalra, ahol részletesebben is megismerheted a szolgáltatásaimat, és írhatsz nekem. De akár itt, a blogom Kapcsolat oldalán található elérhetőségemen is megkereshetsz.
Jogi szakokleveles közgazdászként és okleveles nemzetközi adószakértőként, 22 éves gazdasági felsővezetői tapasztalattal a hátam mögött kis és nagy cégeknek kínálok gazdasági, pénzügyi, üzletviteli tanácsadást. Néhány éve a Forbes magazin a 20 legbefolyásosabb nő közé sorolt az üzleti életben.
