Boldog, egészségben megélt új évet és sok-sok üzleti sikert kívánok minden kedves olvasómnak. Utóbbihoz én is igyekszem hozzájárulni azzal, hogy 2021-ben is megosztom tapasztalataimat, és tanácsokkal segítem a magyar kis- és közepes vállalkozások vezetőinek életét.
Kezdjük mindjárt azzal, hogyan fuss neki hatékonyan az új esztendőnek.
A január kiváló alkalom arra, hogy ne csak üres fogadalmakat tégy, hanem – az év eleji lelkesedést kihasználva – konkrét és hasznos szokásokat vezess be vállalkozásodban. Egy érdekes kutatásban olvastam, hogy egy egyszerűbb napi tevékenység szokássá rögzüléséhez átlagosan 21 nap szükséges, míg egy összetettebbé akár 200-250 napig is eltart. Fogj bele minél hamarabb, hiszen a pénzedről van szó!
Javaslom, hogy a következő szokások kialakításával kezd.
1. Gondold át a vállalkozásod hosszú távú céljait
Ezt a gyakorlatot érdemes minden évben újra elvégezned. A gondolkodásod kiindulópontja egy nagyívű, 3 éves üzleti terv legyen. Ha még nincs ilyened, kezdd azzal, hogy elkészíted. Miben különbözik egy 3 éves terv az éves üzleti tervtől? Egyrészt abban, hogy nagyobb hangsúlyt fektet a távlati célokra, azaz arra, hogy milyen fejlődési potenciált látsz a cégedben, hová akarsz eljutni vele a jövőben. Ha nincs ilyen távlati célod, amelyért megéri nap mint nap felkelned és dolgoznod, akkor a vállalkozásod valószínűleg csak stagnálni vagy hanyatlani fog. A másik különbség, hogy mivel a 3 éves tervben a stratégiai szempontok dominálnak, egy kicsit lazábban bánhatsz a számokkal. De csak egy kicsit! Ha nem is kell olyan részletesen kidolgoznod, mint az éves tervedet, azért az olyan fő számokat, mint az árbevétel, az üzleti eredmény, az adózás utáni eredmény, az alkalmazottak száma, a cash-flow le kell fektetned. Fontos, hogy pontos képed legyen a reális növekedési ütemről. Mint minden tervet, ezt is célszerű 3 verzióban megvizsgálni: optimista, pesszimista és realista szemléletmóddal. Egy-egy tényező változtatásával akár 3-5 érzékenységvizsgálatot is gyorsan elvégezhetsz az egyes verziókhoz. Az eredmény a későbbiekben sokat segíthet egy-egy fontos üzleti döntésed meghozatalában.
2. Készítsd el a vállalkozásod éves üzleti tervét
Ha még nem készítetted el a 2021-es üzleti terved, vagy még nem kezdted meg a tervezést egy tanácsadó segítségével, itt az ideje nekilátni, hogy legkésőbb február végéig a kezedben legyen. Azok az ügyfeleim, akiknek korábban nem volt üzleti tervük, mindig lelkesen számolnak be a pozitív hatásairól – arról, hogy mennyire megkönnyíti bizonyos döntéseiket és hogy milyen sokat segít többek között a jó árképzés kialakításában. Az éves üzleti terved Excel részét – főként az eredmény-kimutatást és a cash-flow-kimutatást – havi bontásban és viszonylag részletesen dolgozd ki. Egy ilyen táblázat jól alkalmazható a vállalkozásod tényleges teljesítményének havi mérésében. Az üzleti terv lehet egészen egyszerű vagy nagyon részletes is. Csak az igényedtől függ és attól, hogy a tanácsadód mit javasol, miután az első konzultációtokon megismerte a vállalkozásod főbb jellemzőit. Ne feledd, hogy ez a terv a számokon túl tartalmazhatja a releváns piac elemzését, a versenytársak bemutatását, az üzleti stratégiádat, beleértve a marketing- és humánerőforrás-stratégiádat. Részletesen kitérhet arra, hogy milyen beruházásokat szeretnél megvalósítani az adott évben, és milyen pénzügyi forrásokat szándékoznál bevonni.
Minden negyedév után megéri elkészíteni az úgynevezett gördülő tervet, amely az első negyedév után a 1-3. havi tényadatokat és a 4-12. havi tervet tartalmazza.
3. Havonta elemezd a céged teljesítményét
Pontosabban legalább havonta, mert vannak olyan üzleti tevékenységek, amelyeknél hasznos a napi elemzés is. Például ha webáruházban értékesíted a termékeidet, érdemes bizonyos mutatók gyors átnézésével indítanod a napot. Mennyi terméket adtál el előző nap? Hogyan állnak a készletek? Hány vevői panasz érkezett és mivel kapcsolatban? A kiemelt figyelmet érdemlő indikátorok meghatározását kezeld a tervezési folyamat fontos részeként.
Ugyanakkor ahhoz, hogy a legjobb üzleti döntéseket hozhasd, elsősorban a vállalkozásod havi könyvelt eredményét és a belőle számolt mutatókat célszerű elemezned, összevetve őket a havi terveddel. Részben ezt hívják pénzügyi kontrollingnak. Tapasztalatom szerint erre a nagyobb cégek jóval több időt szánnak, mint a kisebbek. Mondhatod, hogy persze, nekik könnyebb, mert több erőforrásuk, több alkalmazottjuk, több idejük van, de ez nem mindig igaz. Ez az a feladat, amit a kisebb vállalkozások vezetői gyakran sokadrendűként kezelnek. Azonban a sikeres vállalkozások tudják, mennyire fontos időben megismerni a tényszámokat ahhoz, hogy az üzlet még jobban menjen. Te se hagyd ki ezt a fontos lépést a havi teendőid listájáról! Ha belejössz, fél nap alatt végezhetsz vele. Hogy biztosan ne feledkezz meg róla, foglald le a naptáradban egész évre előre mondjuk minden hónap 20. napja utáni péntek délelőttöt.
A könyvelődnek is szabj határidőt a havi dokumentumcsomag elkészítésére. Ha nem tudod, mit is kellene egy ilyen csomagnak tartalmaznia, kérdezz meg egy gazdasági tanácsadót, mert lehet, hogy mást javasol, mint a könyvelőd. Miután az elkészült anyagokat átnéztétek a könyvelőddel, elemezzétek az érintett kollégáiddal is.
4. Rendszeresen vizsgáld meg a finanszírozási költségeidet
Erről az előző blogbejegyzésemben írtam bővebben, ezért most csak röviden térek vissza rá. A bankhitelek rendszeres felülvizsgálata az egyik kedvenc példám. Járj nyitott szemmel, kutasd fel az új, kedvezményes forrásbevonási lehetőségeket, akár bankhitelek, akár pályázati pénzek formájában. Ezt manapság, amikor az interneten szinte minden információ elérhető, könnyen meg tudod tenni, és sok pénzt spórolhatsz azzal, ha naprakész vagy. Ha magadtól nem boldogulsz vagy nincs rá időd, konzultálj a terület szakértőivel – a díjaik akár sokszorosan megtérülhetnek.
A konkrét finanszírozási kiadásokon túl nem árt legalább félévente átnézned a bankszámla-fenntartási és egyéb banki költségeidet is. Sokszor észre se vesszük, ha egy-egy banki költségtétel megemelkedik, mert ugyan kinek van kedve a szerződéses feltételek változásait böngészni? Pedig egy kedvezőbb számlacsomaggal akár jelentősebb összeget is spórolhatsz. A bankszámla-összehasonlító weboldalak segítségével hamar megtalálhatod azt a bankot, ahol a vállalkozásod pénzmozgásait a leggazdaságosabban kezelheted.
5. Legalább havonta beszélgess a legfontosabb kollégáiddal
Ha elfogadhatóan működik a vállalkozásod, ha mindenki tudja és teszi is a dolgát, akkor talán nem feltétlenül érzed szükségét, hogy a napi problémákon túl általánosabban is elbeszélgess a cég helyzetéről a meghatározó kollégáiddal. Pedig az ilyen eszmecserék sokat lendíthetnek a hatékonyságon. Az átfogóbb üzleti, munkaszervezési, pénzügyi folyamatok fejlesztése nem feltétlenül kerül szóba a mindennapok során. Sokszor mindenki pontosan tudja, hogyan lehetne jobban csinálni valamit, és a megoldást is ismeritek, csak egy kis időt kellene szánni a részletek kidolgozására és átültetésére a gyakorlatba. Akkor is tartsatok erről havonta egy egyórás fórumot, ha sok a munka, és ezt a jó szokást se hanyagoljátok el idővel.
A pénzügyi sikerekhez vezető út egyengetésén túl azért is fontos ezek a beszélgetések, mert a munkatársaid látni fogják, hogy számít a véleményük, megvalósulnak az ötleteik. Lojálisabbak lesznek a céghez, mert a magukénak érzik. Ha hónapról hónapra összehívod a csapatot, akkor egy idő után munka közben arra is gondolnak majd, hogy mit lehetne jobban csinálni, hiszen tudják, hogy tényleg kíváncsi vagy a javaslataikra.
Remélem, a fenti tippekkel sikerül hozzájárulnom vállalkozásod 2021-es sikeréhez. Természetesen ahány cég, annyiféle probléma merülhet fel ebben a témakörben is. Ha kérdésed van a saját szokásaid kialakításával kapcsolatban, vagy szeretnéd, hogy segítsek egy megalapozott és megvalósítható üzleti terv elkészítésében akár a 2021-re, akár a következő 3 évre, keress meg a blogom Kapcsolat oldalán található elérhetőségemen, vagy látogass el a hofernoemi.hu oldalra, ahol részletesebben is megismerheted a szolgáltatásaimat.
Jogi szakokleveles közgazdászként és nemzetközi adószakértőként, 20 éves gazdasági felsővezetői tapasztalattal a hátam mögött kis és nagy cégeknek kínálok gazdasági, pénzügyi, üzletviteli tanácsadást. Néhány éve a Forbes magazin a 20 legbefolyásosabb nő közé sorolt az üzleti életben.
