A céged alapításakor valószínűleg te is tele voltál nagyszabású tervekkel, ötletekkel. Fejben és papíron minden tökéletesnek tűnt. Érthető módon a vállalkozásod fő tevékenységére koncentráltál. Ha bútorokat gyártasz, akkor a legújabb belsőépítészeti trendekkel keltél és feküdtél, ha napkollektorokat tervezel, akkor újabb és újabb műszaki megoldásokon törted a fejed. Ehhez képest a vállalkozás vezetésének első hétköznapjai kijózanítóan hathattak: számlák, adminisztráció, pénzügyek, könyvelés, adózás. Bizony, bármilyen vállalkozásba fogsz is, ezeket nem úszod meg. Sőt, egy remek termék vagy szolgáltatás önmagában nem mindig elég a kiszámítható profithoz. Szükséged van egy jól működő pénzügyi szervezetre is, amelyben hozzáértő szakemberek segítik a munkádat. Leveszik a válladról az adminisztrációval járó terhek jelentős részét, és tanácsaik nyomán a gazdasági eredményeid is szépen alakulnak.
Már csak az a kérdés, hogyan alakíthatsz ki egy ilyen szervezetet.
Több mint 23 éves szakmai tapasztalatomra és az ügyfeleimnél látottakra alapozva azt gondolom, hogy sokrétű gazdasági feladatokkal is meg lehet birkózni egy átgondoltan összeállított, ugyanakkor egyszerű pénzügyi csapattal.
A témát három fontos kérdésen keresztül közelítem meg, amelyeket gyakran tesznek fel nekem a megbízóim.
- Saját könyvelést alakítsak ki cégen belül vagy külső könyvelő céget bízzak meg?
Ahogy a legtöbb ügyfelemnek, úgy neked is valószínűleg azt javasolnám, hogy külső könyvelő céget bízz meg a könyvelési és adóbevallási feladataid ellátásával.
A könyvelő cég többek között lekönyveli a ki- és bejövő számláidat, a bankkivonatok tételeit, elvégzi a bérszámfejtést, elkészíti a havi főkönyvedet, az adóbevallásaidat, az éves beszámolódat, közreműködik az adóellenőrzéseknél; egyeztet a könyvvizsgálóval (amennyiben van) és legalább hetente egyszer átveszi a bizonylatokat.
A könyvelési teendők tehát igen sokfélék, és eltérő szintű naprakészséget, illetve szaktudást igényelnek. Költséghatékonyabb megoldás, ha ezeket a különböző jellegű munkákat különböző tudású kolléga végzi el. Ez a jól szervezett könyvelő cégekben adott. Te pedig valószínűleg nem tudnál egy-egy kollégát (összesen minimum hármat) teljes időben foglalkoztatni, még akkor sem, ha közepes cégcsoportod van, nem csak egyetlen jogi entitásod. Vagy ha tudnál is, miért költenél többet rá, mint amennyit szükséges?
- Egy „mindenes” asszisztensem legyen, vagy vegyek fel szakirányú végzettséggel rendelkező szakembert a gazdasági ügyek intézéséhez?
Céged gazdasági ügyei vannak olyan fontosak, hogy egy legalább középfokú szakirányú végzettségű kolléga foglalkozzon velük. Ezen ne spórolj! A másik tanácsom, hogy nyugodtan legyen rendmániás, nem fogod megbánni. Azt pedig cége válogatja, hogy 4-6 vagy 8 órában kell alkalmaznod. Sok teendője lesz. Többek között hozzá érkeznek a bejövő számlák; ő állítja ki a vevői számlákat, ha nem automatikusan generálódnak; ő utalja el a banki tételeket (számlákat, adókat, béreket); ő kezeli a szerződések, a teljesítésigazolások, a munkaidő-nyilvántartások és a céges autók adminisztrációját; továbbá elsősorban ő tartja a napi kapcsolatot a könyvelő céggel. És neki adhatod oda a kabátod zsebéből két hónap után félig-meddig összegyűrt állapotban előkerülő repiszámláidat is.
- Full-time gazdasági vezetőt alkalmazzak vagy külső gazdasági tanácsadót bízzak meg?
Ha nagyobb vállalkozást vagy cégcsoportot működtetsz, vegyél fel egy gazdasági vezetőt. Amennyiben kisebb a céged, valószínűleg jobban megéri, ha gazdasági tanácsadót bízol meg heti egy-két napra. Mind a rendszeres, mind az eseti feladatok között vannak olyanok, amelyeket jobb, ha ilyen, magasabb kvalitású, tapasztalt gazdasági szakember lát el. Egy kicsit más aspektusból írtam erről egy korábbi blogbejegyezésemben, amit érdemes elolvasnod. Ahhoz, hogy pénzügyileg jól működjön a céged, elkerülhetetlen, hogy a döntéseidhez megbízható adatokkal rendelkezz. Ehhez szükséged lesz egy egyszerű kontrollingrendszerre, amelyet a gazdasági szakemberek Excel-táblázatok vagy könnyen kezelhető szoftverek segítségével alakíthatnak ki – az egyedi kéréseidet is figyelembe véve. A megfelelően összeállított kontrollingrendszert már az előző pontban említett pénzügyes alkalmazottad is képes lesz működtetni a mindennapok során – rábízhatod például a tényeredmények követését vagy a napi megrendelések összesítését.
Hasonlóan hasznos felépíteni a cash-flow tervezésének rendszerét. Ezt sokan nem teszik meg, pedig rendkívül fontos a céged rövid távú pénzügyeinek átlátásához. Akár kis céget vezetsz, akár nagyobb cégcsoportot, a következő 30 nap bevételeinek és kiadásainak megtervezésével nagyban csökkentheted a stresszszintedet és láthatod a rövid távú céljaidat.
Az éves és a hosszú távú üzleti terved összeállítása olyan nagyobb lélegzetű feladat, amelyet egy erre szakosodott, külsős gazdasági tanácsadó tud a leghatékonyabban irányítani. Az üzleti terv készítése igazi csapatmunka, amelyben a vállalkozás vezetői, a könyvelő cég és a pénzügyes kolléga is részt vesz. Aki érdekelt a cég sikerében, vagy akit érdekelnek a pénzügyi, gazdasági folyamatok (remélhetőleg a pénzügyes és a vezető beosztású munkatársaid közéjük tartoznak), az tapasztalatom szerint izgalmas kihívásnak fogja tekinteni az üzleti terv készítését, ráadásul a kulcsemberek össze is kovácsolódnak a közös munka során.
Javaslom, hogy a szerződéseidet a jogászod mellett a gazdasági tanácsadód is nézze át, legalább a pénzügyi-számviteli vonatkozású passzusokban. Ha pedig összetettebb adózási kérdésben van szükséged segítségre, ne elégedj meg egy laikus véleménnyel, hanem mindig fordulj adószakértőhöz vagy adótanácsadóhoz. (Egy általános jogász vagy közgazdász is lehet adóügyi kérdésekben laikus!) Ha szerencséd van, a gazdasági tanácsadód rendelkezik adószakértői képesítéssel is, ami nagyban megkönnyíti az életedet. Az adózás útvesztőiben könnyű elveszni, az alapos átgondolást igénylő és nagyobb kockázatot hordozó ügyekben csak szakmailag megalapozott tanácsokra hallgass.
A tapasztalt gazdasági tanácsadó akkor is elengedhetetlen, ha szeretnél megvásárolni egy potenciális nyereséggel kecsegtető céget, de nem tudod felmérni a reális értékét. A cégértékelés komplex tevékenység, sok buktatóval. Ha kellő rutin nélkül vágsz bele, a csontvázak csak akkor kezdenek majd potyogni a szekrényből, ha már kifizetted a borsos vételárat.
Egy másik ingoványos pénzügyi terület a forrásszerzés. Egy a piacot jól ismerő gazdasági tanácsadó költsége sokszorosan megtérülhet, ha segítségével sikeresebben szállhatsz versenybe az olcsóbb pénzügyi forrásokért, bankhitelekért és pályázati támogatásokért.
Ha kezdő vállalkozó vagy, a gazdasági szakértőd üzletvezetési tanácsokkal is ellát, hogy akkor is megérthesd a gazdasági fogalmakat és a pénzügyi-számviteli kérdéseket, ha nem vagy közgazdász. Így elkerülheted, hogy céged pénzügyei kicsússzanak a kezeid közül.
Könyvelő cég, pénzügyes munkatárs és egy gazdasági tanácsadó: ezzel kész az a stabil, minden gazdasági feladatot megoldani képes csapat, amely hozzásegít a jobb döntésekhez és a nagyobb profit eléréséhez.
Remélem, a fent leírtakkal sikerül hozzájárulnom vállalkozásod 2021-es sikeréhez. Ezek a tanácsok általánosságban értendők. Az, hogy a te vállalkozásodra miként alkalmazhatók, függ a vállalkozásod konkrét, általam nem ismert helyzetétől.
Természetesen ahány cég, annyiféle probléma merülhet fel ebben a témakörben is. Ha kérdésed van a pénzügyeid menedzselésével kapcsolatban, vagy szeretnéd, hogy segítsek más gazdasági kérdésben például egy megalapozott és megvalósítható üzleti terv elkészítésében akár a 2021-re, akár a következő 3 évre, keress meg a blogom Kapcsolat oldalán található elérhetőségemen, vagy látogass el a www.hofernoemi.hu oldalra, ahol részletesebben is megismerheted a szolgáltatásaimat.
Jogi szakokleveles közgazdászként és nemzetközi adószakértőként, 20 éves gazdasági felsővezetői tapasztalattal a hátam mögött kis és nagy cégeknek kínálok gazdasági, pénzügyi, üzletviteli tanácsadást. Néhány éve a Forbes magazin a 20 legbefolyásosabb nő közé sorolt az üzleti életben.
