Sok kisvállalkozó képtelen delegálni a feladatokat. Mindent saját maga akar vagy saját maga kénytelen elvégezni. Azok, akik túljutnak ezen a fázison, és elfogadják, hogy a vállalkozásuk fejlődéséhez meg kell tanulniuk a munkaszervezést, és meg kell bízniuk mások munkájában is, azonnal szembesülnek a következő kérdéssel: Hogyan lehet mindezt a leghatékonyabban és a legkisebb költséggel megoldani?
Három kézenfekvő megoldás
- Saját munkavállalókat foglalkoztatsz.
- Szabadúszó szakemberekkel végezteted el a (rész)feladatokat.
- Egy céget bízol meg, aki teljes csapatot tud kiállítani egy projektre.
Az optimális megoldás sosem fekete-fehér. Nem kell csak az egyik megoldás mellett letenned a voksodat, kombinálhatod is a három lehetőséget.
Nézzünk egy példát!
Hogyan készíttesd el a vállalkozásod reklámjait? Ha rendszeresen, nagy mennyiségben van szükséged új hirdetésekre, akkor alkalmazz egy házon belüli kreatív csapatot.
Ha havonta egy-két kisebb anyaggal is beéred, akkor bízz meg egy szabadúszó szövegírót és egy szabadúszó grafikust.
Ha egy teljes, összetett reklámkampányt szeretnél, amihez egy komplett, több fős csapatra van szükséged, akkor szerződj le egy reklámügynökséggel.
Ebből a példából is láthatod, hogy a szabadúszók a munkavállalók és a nagyobb beszállítók között helyezkednek el.
Általánosítsunk!
A fenti példánál kicsit általánosabban megfogalmazva ez a három lehetőséged van:
- Ha folyamatosan szükséged van valakire, akinek a munkája a tevékenységi körödhöz szorosan kapcsolódik, valamint az is fontos, hogy mindig a rendelkezésedre álljon – akkor ő legyen az alkalmazottad.
- Ha szükséged van egy szakemberre, de nem tudod folyamatosan ellátni munkával, még négyórás állásban sem, és/vagy a feladat nem kapcsolódik szorosan a tevékenységi körödhöz – akkor ő legyen szabadúszó.
- Ha eseti munkáról van szó, vagy olyan feladatról, ami nagyon kívül esik a tevékenységi körödön, nem értesz hozzá, és egy teljes csapatot, illetve projektmenedzselést igényel – akkor keress beszállító céget.
Gazdaságosabbak a szabadúszók?
Miért éri meg bizonyos feladatokkal külső szabadúszó szakértőt megbízni a munkavállaló kollégák helyett? Kezdjük az anyagiakkal, és folytassuk az előző példát.
Van egy kisebb céged, és szeretnél egy speciális marketingkommunikációs feladatot egy igazán tapasztalt kreatív szakemberre bízni. Azonban a büdzséd erősen limitált, legfeljebb 600 ezer forintod van rá.
Ha a feladattal egy átalányadózó egyéni vállalkozó szabadúszó szakembert bízol meg, ő ebből a pénzből – az állami adók befizetése után – körülbelül 450 ezer forintot tarthat meg magának. Ha ugyanezzel a költségkerettel egy alkalmazottra bíznád a feladatot, akkor ő csak körülbelül 353 ezer forint nettó bért kapna végül.
Hogyan jön ki az utóbbi összeg? A 600 ezer forintos költségkeretből a vállalkozásodnak ki kell fizetnie a bruttó bért terhelő 13 százalék szociális hozzájárulási adót, ami kerekítve 69 ezer forint lesz. Tehát a munkavállaló bruttó bére 600 000 – 69 000 = 531 000 forint. Ebből adózás után 353 ezer forint nettó bért kap kézhez a munkavállaló. Vagyis 97 ezer forinttal kevesebbet, mint a szabadúszó marketingszakember. Ez azt is jelenti, hogy a szabadúszó 27 százalékkal több pénzt kap tisztán.
Ha még nem fáradtál el a számolásban, és tudsz követni, akkor azt is leírnom, hogy ha a munkavállalódnak szeretnéd nettó bérben megadni a szabadúszónál tisztán landoló 450 ezer forintot, az neked 765 ezer forintba kerülne. A különbség 165 ezer forint. A munkavállaló ennyivel kerülne többe, mint ha a szabadúszó egyéni vállalkozót bíztad volna meg.
Ez a matek oldala annak, hogy miért éri meg jobban szabadúszókkal dolgozni saját munkavállalók helyett egyes feladatokon.
A döntést természetesen nemcsak a számok befolyásolják, de mivel a vállalkozásod elsődleges célja a profittermelés, mindenekelőtt a matekkal kell tisztában lenned. Vitán felüli, hogy nem lehet mindent külsősökre bízni, viszont a jól körülhatárolható, projektjellegű feladatok esetén érdemes velük is számolni.
A fenti kalkuláció egyébként egy viszonylag egyszerű (és az érthetőség kedvéért szándékosan leegyszerűsített) számítási feladat egy vállalkozásvezető életében. Ha az ilyen vagy ennél bonyolultabb pénzügyi kalkulációk gondot okoznak, és kérdésed van, keress meg itt, vagy gyere a hofernoemi.hu oldalra.
TIPP: Ha rendszeresen szeretnél közérthető, gyakorlati pénzügyi, gazdasági tippeket, ötleteket olvasni, kövesd a @hofernoemi.hu Instagram-oldalamat is gazdasági ismereteid bővítéséhez és a vállalkozásod fejlesztéséhez. Ott elmondhatod a véleményedet is, egyre izgalmasabb és aktívabb beszélgetések alakulnak ki a blogcikkeim témáiban is.
Hol keress szabadúszókat?
Ha a nyelvtudás és a tartózkodási hely nem számít, akkor a legnagyobb választékot az olyan oldalakon találod, mint az Upwork, a Fiverr vagy a freelancer.com. Ha mondjuk grafikusra, programozóra, fordítóra vagy zeneszerzőre van szükséged, itt érdemes kezdeni. Ezeknek az oldalaknak az az előnye, hogy számos valós értékelést olvashatsz, összehasonlíthatod az árakat, és a fizetési folyamat mindkét fél számára aránylag biztonságos.
Ha hazai szabadúszókat keresel, egy kicsit nehezebb a dolgod, de ez sem vészes. A fenti nemzetközi oldalakon találsz magyarokat is. Az Upwork nyitóoldala a magyarországi látogatóknak automatikusan a magyar kínálatot jeleníti meg, a freelancer.com oldalnak pedig létezik magyar nyelvű verziója, a freelancer.hu. Számos szakmaspecifikus Facebook-csoport közül is válogathatsz – grafikust például a Budapest Artjobs csoportban kereshetsz –, illetve a LinkedInen is körülnézhetsz.
Mire adj megbízást szabadúszó vállalkozóknak?
Erre a kérdésre minden vállalkozásnál más a válasz, de adok néhány tippet. A sort te is folytathatod a saját vállalkozásod tevékenységeit átgondolva.
Szerződtethetsz szabadúszó szakembereket például informatikai fejlesztésekre, digitális szolgáltatások nyújtására, weboldalkészítésre, reklámszövegírásra, jogi tanácsadásra, könyvelésre, üzleti és gazdasági tanácsadásra, pénzügyi elemzések készítésére, cégértékelésre, bérszámfejtésre, üzleti működési folyamatok fejlesztésére, marketingszolgáltatásokra, piackutatásra, virtuális asszisztensi és adminisztratív támogató feladatokra, adatbevitelre, ügyfélszolgálatra, fordításra, minőségellenőrzésre.
A külső nézőpont előnye és hátránya
Bármelyik területre keresel is külső szakembert, nem árt, ha mérlegelsz egy fontos szempontot, mielőtt megbíznád: Egy szabadúszó óhatatlanul a kívülálló szemével tekint a cégedre. Ez lehet előny és hátrány is.
Előny, mert nem kötik az esetleges rossz beidegződések, a céges kultúra és rutinok szemellenzőssége, ezért könnyebben talál olyan eredeti megoldásokat, amelyeket házon belül nem vennétek észre. Egy szabadúszónak általában több ügyfele van, több oldalról kap impulzusokat, nem csak egy szűkebb buborékból szemléli a piacot. Ha ügyes vagy és elég nyitott, ezt az előnyödre fordíthatod.
De a külső nézőpont hátrány is lehet, ha az adott feladat elvégzéséhez épp a vállalat működésének, folyamatainak, jellegzetességeinek alapos ismerete szükséges.
Ha nincs megfelelő szakembered cégen belül egy projekt valamelyik részfeladatára, akkor nem kérdés, külsőst kell keresni. Egyetlen ilyen megbízás miatt ugyanis nem fogsz egy állandó munkatársat felvenni. De ha van szaktudásotok, csak mondjuk a kapacitásotok szűkös, akkor már komolyabb mérlegelést igényel a döntés.
Rugalmasság
Aki vállalkozóként egyszer ráérzett a szabadúszókkal közös munka ízére, az az anyagi szempontok mellett leginkább a rugalmasságot emeli ki előnyként. Például egy komolyabb szoftver fejlesztése nagyobb csapatot igényel, amely egy kisebb programozócégnek nem feltétlenül áll rendelkezésére. Szabadúszókkal azonban megoldható, hogy rugalmasan növeljék a létszámot, de csak a projekt erejéig. Nem kell alkalmazottakat felvenni, nem kell nagyobb irodába költözni, nem kell plusz eszközöket beszerezni, és amikor a nagy munka lezárult, nem kell leépíteni. Vagy másképpen nézve: rutinos és tapasztalt szabadúszókkal kiegészülve nagyobb projekteket, több munkát is el tud vállalni a cég, mint amennyit a meglévő belső kapacitás megengedne.
Specializálódás
A szabadúszók másik nagy előnye, hogy közreműködésükkel olyan szaktudásra is szert tehet a céged, ami az alkalmazottjaidnak nincs meg. A szoftverfejlesztő cégnél maradva: ha egy megbízó olyan feladattal keres meg, amely egy ritkább programnyelv ismeretét is igényli, nem kell visszamondanod a munkát csak azért, mert nincs olyan szakembered házon belül, aki rendelkezik a megfelelő tudással. A megbízás erejéig bevonhatsz egy olyan szabadúszó programozót, aki az adott programnyelvre specializálódott. Legközelebb talán csak évek múlva lesz szükséged újra a munkájára, ezért alkalmazottat nem érdemes felvenni a feladatra – mégsem kell lemondanod a lehetőségről.
Megbízhatóság
Nem minden vállalkozónak van jó véleménye a szabadúszókról. Aki hozzászokott ahhoz, hogy folyamatosan ellenőrizni tudja a beosztottjait a munkahelyükön, az nehezen szokhat hozzá ahhoz, hogy miután kiadott egy feladatot, a szabadúszó „eltűnik” egy időre, majd a kész munkafázissal jelentkezik legközelebb. De tényleg jelentkezik? És tényleg kész lesz határidőre? Mi a fenét csinálhat, amíg nem látom? Mi lesz, ha eltelik a vállalt kéthetes határidő, és kapok valami használhatatlan anyagot? Mit mondok a megrendelőmnek?
Egy szabadúszó nincs mindig szem előtt, nem tudod ellenőrizni, hogyan halad a munkával, és hogy jó irányba halad-e. Ezért különösen fontos, hogy megbízható és rutinos szakembert válassz, aki nem hagy cserben.
Íme néhány módszer, amivel nyugodtabban alhatsz megbízóként:
- Válassz ismeretségi körből vagy ajánlás alapján.
- Kérj leinformálható referenciákat, és valóban járj is utána – azaz hívd fel a megadott személyeket.
- Ha teljesen ismeretlen szabadúszót kell választanod, próbálkozz a már említett portálokon, és olvasd el a szöveges véleményeket is.
- Először csak kisebb megbízást adj a szabadúszónak, amin nem múlik a projekt sikere. Ha bizonyított, legközelebb már nagyobb mértékben is támaszkodhatsz rá.
Betanítás
Ahogy említettem, egy új szabadúszó nem ismeri a céges kultúrát, a szokásaitokat, a munkafolyamataitokat, az ügyfeleteket. Ezért az elején több időt és erőfeszítést igényel, kb. mintha egy új munkatársat tanítanál be. Sokkal kényelmesebb és gyorsabb lenne odaadni egy régi kollégának a feladatot, akivel fél szavakból is értitek egymást – de ha egyiküknek sincs meg a megfelelő szaktudása, akkor ez nem opció.
Ez ne tántorítson el, csak készülj fel rá, hogy az együttműködés döcögősen indulhat. Ezért is érdemes tapasztalt szabadúszót választani. Lehet, hogy papíron nem ő lesz a legolcsóbb, de ha hozzáveszed, hogy pillanatok alatt be tud illeszkedni – mert nap mint nap ezt csinálja évek óta –, és gyorsan tud alkalmazkodni az igényeitekhez, akkor rengeteg időt és energiát spórolhattok meg. Márpedig ha üzletről van szó, mindkettőnek nagyon is konkrétan forintosítható értéke van.
Projektmenedzselés
Ne szépítsük, sokkal nehezebb olyan emberekkel együtt dolgozni, akik nem alkotnak egy állandó csapatot. Akár egy, akár több szabadúszóval dolgozol, az a projekt menedzselésével foglalkozó kollégáidra több feladatot ró. Az ellenőrzéssel és a betanítással járó terhekről már beszéltünk, de ide tartozik például a szerződéssel, számlázással és fizetéssel járó plusz adminisztráció vagy a folyamatos kapcsolattartással járó teendők is.
A kérdés ismét csak az, hogy megéri-e. A cikk elején bemutatott számítási példa az ilyen apróságnak tűnő részleteket nem veszi figyelembe, de felelős vállalkozóként mérlegelned kell őket. El tudják látni a projektmenedzseléssel foglalkozó embereid a szabadúszók felügyeletét? Akire rábízod a feladatot, meg tudja majd oldani? Egészen más dolog a szomszéd szobában dolgozó kollégák munkáját összehangolni, mint egy vagy több ismeretlen szabadúszóét, aki ki tudja, hol végzi a tevékenységét.
Véleményem szerint nagyon is megéri dolgozni azon, hogy hatékonyan tudjatok együttműködni szabadúszókkal, mert jelentős profitnövekedést eredményezhet a munkájuk. És egy talpraesett projektmenedzser számára nem jelenthet problémát néhány szabadúszó irányítása.
Koncentrálhatsz a lényegre
A szabadúszók azt is lehetővé teszik, hogy az alapvető üzleti tevékenységed fejlesztésére összpontosíthass. Nem tereli el a fő tevékenységi körödön kívül eső feladat a figyelmedet, és az időt sem pazaroljátok arra, hogy egy számotokra ismeretlen területen botladozzatok. Ha úgy tudsz elvállalni összetettebb megbízásokat, hogy közben a vezetők és az alkalmazottak a kulcsfontosságú jövedelemtermelő tevékenységre fordíthatják az energiájukat, mert az extra feladatokat kiszervezitek, akkor olajozottabb lehet a vállalkozásod működése.
Hogyan dolgozz hatékonyan szabadúszókkal?
Ha jól csinálod, a szabadúszók nagy értéket jelenthetnek a vállalkozásodnak. De hogyan kell jól csinálni?
Építsd ki a bizalmat
Beszéltünk róla, hogy amikor szabadúszókkal dolgozol, különösen fontos a bizalom és a megbízhatóság. Mert ők általában egyedül dolgoznak. Lényeges, hogy ne tűnjenek el, és a vállalt határidőre elkészítsék a feladatot.
A bizalom kiépítése nem megy egyik napról a másikra, ezért is érdemes a kiválasztott szabadúszókkal hosszabb távon együttműködni. Ha egy feladatkörre találsz egy jó külsős szakembert, tarts ki mellette, becsüld meg, fizess neki időben, és akkor ő is a legjobbat fogja nyújtani számodra, mert fontos és megbízható ügyfele leszel.
Tarts ki a jó szabadúszók mellett
Az sem elhanyagolható szempont, hogy ha hosszabb távon dolgozol egy szabadúszóval, akkor megismeri az ízlésedet, az igényeidet, a vállalati kultúrát, és egyre gyorsabban, egyre pontosabban fogja szállítani a kért anyagokat.
Szabadúszó üzleti és pénzügyi tanácsadóként én is szeretek egy-egy rövidebb projekt sikeres lezárása után hosszú távon is együtt dolgozni cégekkel. Így tudom a leghatékonyabban segíteni őket, mert idővel egyre jobban átlátom a működésüket.
Kommunikálj egyértelműen
A szabadúszók esetén is érvényes általános szabály, hogy a munkafolyamatok olajozottságához és a kiszámítható végeredményhez világos kommunikáció és egyértelműen megfogalmazott elvárások szükségesek.
A következőkben három elemet emelek ki, amelyek szem előtt tartása javíthat a közös tevékenység hatékonyságán.
Az első: szánj időt arra, hogy olyan szabadúszót válassz, aki a projekt igényeinek megfelelő készségekkel és tapasztalattal rendelkezik. Tekintsd át a referenciáit, a portfólióját, a tapasztalatát, és beszélgess el vele még a megbízás előtt.
A második: az együttműködés elején közösen határozzátok meg a célokat és az elvárásokat. A teljesítendő feladatok, a határidők és a többi egyedi kérés világos definiálása sokkal könnyebbé teszi a közös munkát. Ígérd meg, hogy a projekt befejezése után őszinte visszajelzést és értékelést adsz a szabadúszó szakértőnek. Mert a pozitív visszajelzés segítheti a hírneve öregbítését, míg az építő jellegű kritika a javára válhat. Készítsetek szerződést a közös munka feltételeiről, a projekt mérföldköveiről, a számlák kifizetéséről, és a titoktartási paragrafust se hagyjátok ki.
A harmadik: határozzátok meg a kommunikációs csatornákat. Ez szükséges ahhoz, hogy te is tudd, hogyan érheted el a legkönnyebb a szabadúszót, és fordítva is fontos, hogy minél gördülékenyebben beszélhesse meg a projekt előrehaladását, a felmerülő kérdéseket vagy aggályokat.
Olyan csatornákat válassz, amelyek később visszakövethetők, ellenőrizhetők. Ilyen az e-mail, a különböző projektmenedzsment-eszközök (Asana, ClickUp, Trello stb.) vagy a csoportos üzenetküldő alkalmazások (pl. Slack, Teams).
Ha személyesen vagy telefonon állapodtatok meg valamilyen lényeges kérdésben, írásban is erősítsd meg. Ne kerülj olyan helyzetbe, hogy később kiderül, ő másképp értette vagy másképp emlékszik.
Ha szeretnéd kihasználni a szabadúszók nyújtotta előnyöket, de elkerülni a buktatókat, és nem tudod, hogyan alakítsd ennek megfelelően a vállalkozásod munkafolyamatait – keress meg, segítek.
Remélem, a leírtakkal sikerül elősegítenem a vállalkozásod sikerét. Ezek a tanácsok általánosságban értendők. Az, hogy a te vállalkozásodra miként alkalmazhatók, függ a vállalkozásod konkrét, általam nem ismert helyzetétől.
Kövesd a blogomat, és olvass bele a régebbi írásaimba is. Évek óta, kétheti rendszerességgel publikálok a vállalkozásokat segítő cikkeket – lassan egy könyvre való hasznos információt osztottam meg. Kezdd itt a tanulást, és ha valamelyik téma részletesebben is érdekel, keress meg bátran!
Szeretnél gyakorlati segítséget kapni, hogy a vállalkozásod jobban működjön és sikeresebbé válhasson? Gazdasági, pénzügyi, üzleti problémád megoldásával kapcsolatban lenne kérdésed hozzám? Látogass el a www.hofernoemi.hu oldalra, ahol részletesebben is megismerheted a szolgáltatásaimat, és írhatsz nekem. De akár itt, a blogom Kapcsolat oldalán található elérhetőségemen is megkereshetsz.
Jogi szakokleveles közgazdászként és okleveles nemzetközi adószakértőként, 22 éves gazdasági felsővezetői tapasztalattal a hátam mögött kis és nagy cégeknek kínálok gazdasági, pénzügyi, üzletviteli tanácsadást. Néhány éve a Forbes magazin a 20 legbefolyásosabb nő közé sorolt az üzleti életben.
