Elon Musk, a világ egyik legsikeresebb üzletembere állítólag ötperces időblokkokra osztja a munkanapját.
Ez az úgynevezett timeboxing módszer.
Image by pch.vector on Freepik
Így tud rövid ideig intenzíven koncentrálni egy-egy feladatra, minimalizálva a zavaró tényezőket és maximalizálva a termelékenységet.
Musk híres arról, hogy képes heti 120 órát is dolgozni huzamosabb ideig, a világ egyik leggazdagabb embereként a földön aludni a Tesla-gyárban, és egyszerre több olyan projektet futtatni (pl. a Teslát, a SpaceX-et vagy az X-re átkeresztelt Twittert), amelyek egyenként is embert próbálóak.
A 20 perces időblokkolást egy időben én is alkalmaztam. Hogy milyen volt? Nagyon kemény. Most már máshogy osztom be az időmet, és például ebéd közben nem dolgozom, hanem az étel ízére koncentrálok.
A jó időbeosztás segít az összetett feladatokat kezelhető részekre bontani, jobban fókuszálni és hatékonyabban dolgozni.
Sokan és sokat foglalkoztak az időmenedzsmenttel, emiatt a vállalkozók valami nagyon bonyolult, nehezen tanulható dolognak gondolják. Pedig nem az.
Az az érzésem, hogy túlmisztifikáljuk az időmenedzsment kérdését. Mert mi is az időmenedzsment egy vállalkozó életében? Az, hogy az életedet, az idődet arra fordítod, ami pénzt hoz.
Az időmenedzsment egy valós probléma szinte minden ember számára. A vállalkozóknak pedig különösen az. A témában óriási a tartalomcunami az utóbbi években, rengeteg könyvvel, közösségimédia-anyaggal, előadással. Ha bele akarsz mélyedni, könnyen egy végtelen alagútban találod magad, és az a frusztráló érzésed támadhat, hogy sosem tudhatsz eleget róla.
Ezzel a cikkel az a célom, hogy segítsek leegyszerűsíteni a problémát és megmutassam, hogy mindössze 3 alapelv következetes betartásával is lehet komoly eredményt elérni a káosz és a kezeid közül kifolyó idő uralásában.
Én ezeket szem előtt tartva dolgoztam felsővezetőként és dolgozom ma is üzleti tanácsadóként, és még mindig működnek. Sőt, a teljes igazsághoz az is hozzátartozik, hogy a rengeteg különóra mátrixában más kisiskolás koromban is így osztottam be az időmet.
1. Kíméletlenül priorizálj!
Egyes szerencséseknek a vérükben van, de a priorizálási készség tanulható is. A lényeg, hogy tudj választani. Vállalkozóként ez azt jelenti, hogy el kell tudnod dönteni, minek lesz jelentős hatása a tevékenységedre.
Egyszerűsíts le mindent odáig, hogy azokra a feladatokra koncentrálsz, amelyek összhangban vannak az üzleti céljaiddal és a legnagyobb értéket teremtik.
Használd a 80/20 szabályt!
A tevékenységek azon 20 százalékára koncentrálj, amelyek az eredményeid 80 százalékát hozzák. A 80/20 szabály (másnéven Pareto-elv) talán elcsépelt, de működik.
Ehhez persze tudnod kell, hogy mi hozza az eredményeid 80 százalékát. Amihez pedig nem árt ismerned a cégedet. Sőt, a céged pénzügyi kimutatásait is. Ha még nem tanultad meg magabiztosan értelmezni őket, itt az idő foglalkozni vele.
Mert a kíméletlen priorizálás alapelve így is legfordítható vállalkozói nyelvre:
„Azzal foglalkozz, ami pénzt hoz és összhangban áll a hosszú távú céljaiddal!”
De mi hozza a pénzt? És mi hoz pénzt hosszú távon?
Az időmenedzsment és az ereményelemzés
A válaszhoz az eredményelemzésen át vezet az út.
Ez még nem üzleti tervezés, amire sok vállalkozó olyan nehezen veszi rá magát . Az eredményelemzés nem kíván kreativitást és jövőbelátást, mert a megvalósult múlttal foglalkozik. Értő olvasással megtudhatod belőle, hogy mi hoz igazán hasznot a vállalkozásodban. Ezt követően könnyebben fogsz hozzá a tervezéshez is.
Azokat a tevékenységeket, termékeket egyszerűen meg kell szüntetni, ki kell vezetni, amelyek nem teremtenek igazi értéket. Ha nincsenek, nem is kell velük foglalkozni, így az idődet sem rabolják. Ez a legradikálisabb és egyben leghatékonyabb módja a priorizálásnak.
A tevékenységtisztítás az egyik legnehezebb feladat, főleg a szolgáltató szektorban, mert kihívás érzelemmentesen ránézni a saját vállalkozásodra. Ilyenkor is jól jön egy szakértő gazdasági tanácsadó. Írj, ha van ilyen problémád.
Az időmenedzsment és a hosszú távú gondolkodás
Hosszú távon nem feltétlenül az hoz pénzt, ami rövid távon. A márkád tudatos építése egy hosszú távú befektetés.
Hadd hozzam ide a saját példámat: Alapvetően a számok világában élő szakember vagyok, de valamennyire megtanultam blogot írni is. Ez egy hosszú távú befektetés, amellyel a személyes, szakértői márkámat építem.
Eddig több mint száz blogcikkemet készítettem, amelyekkel sok száz órát foglalkoztam. Ebben az időben csinálhattam volna olyasmit, ami közvetlenebbül termel bevételt. De gondolok a jövőre is. Ezek a cikkek segítenek, hogy kapcsolatot teremtsek és bizalmat építsek a hozzád hasonló vállalkozókkal. Az ügyfeleim ugyanis sokszor hosszú hónapokon vagy éveken át olvassák az írásaimat a blogomon, követnek az Instagramon, mielőtt végleg elhatároznák, hogy velem szeretnének dolgozni.
Ezért az írás a prioritási listám élén szerepel, és képes vagyok munkaidőn kívül is foglalkozni vele, ha máskor nem fér bele, hogy minden második héten új cikket tehessek közzé. Szerencsére ez nekem kikapcsolódás, szórakozás és feltöltődés, így nem tekintem munkavégzésnek.
Priorizálás a gyakorlatban
A legegyszerűbb, tankönyvszagú tanács még senkit nem hagyott cserben: minden hétfőn reggel vagy péntek délután készítsd el a prioritásmátrixodat! Osztályozd a feladatokat négy kvadránsba:
- sürgős és fontos,
- fontos, de nem sürgős,
- sürgős, de nem fontos és
- se nem sürgős, se nem fontos.
Adj prioritást az első két kvadránsban lévő feladatoknak, a többit pedig delegáld vagy halaszd el. Vagy várj, amíg maguktól megoldódnak.
Annak eldöntése, hogy mi fontos és mi nem, a legnagyobb művészet. Előző életemben, felsővezetőként ezt a képességemet különösen nagyra értékelték a kollégáim, mert nekik is segített mederbe terelni a munkájukat.
Ha vállalkozóként te is küzdesz priorizálási gondokkal, szívesen segítek. Néhány konzultáció során feltárjuk a vállalkozásod prioritásait, a személyes munkavégzési szokásaidat, az időbeosztással kapcsolatos hiányosságaidat, majd segítek kialakítani és begyakorolni egy hatékonyabb időmenedzsmentet. Írj nekem itt, ha fejlődnél ebben a témában!
2. Dolgoztass másokat is!
Nap mint nap azzal küszködsz, hogy nincs elég időt? Valamit nem csinálsz jól. Mert ez az jelenti, hogy túl sokat vállalsz. Egyfelől biztosan vannak olyan feladatok, amelyeket más is elvégezhetne helyetted. Másfelől pedig – sajnálom, hogy ezt kell mondanom, de – nem vagy elég hatékony.
A jó időmenedzsment igazából jó szervezőkészséget is jelent. Ami részben adottság, de tanulható készség is.
Ha rendszeresen szeretnél közérthető, gyakorlati pénzügyi, gazdasági tippeket, ötleteket olvasni, kövesd a @hofernoemi.hu Instagram-oldalamat is gazdasági ismereteid bővítéséhez és a vállalkozásod fejlesztéséhez. Ott elmondhatod a véleményedet is, egyre izgalmasabb és
Delegálj!
Kezdd el az eddigieknél sokkal intenzívebben delegálni a feladataidat. Alakíts ki egy kis csapatot, akik átveszik az időrabló teendőidet, hogy a lényegre koncentrálhass.
Ha kezdetben nem tudsz mindenre saját alkalmazottat felvenni, dolgozz profi és gyors külső szakértőkkel. Lehet virtuálisan is. Így néhány hét betanítás után felszabadíthatod az időd egy részét.
Ez persze bizalmas együttműködést jelent, amihez jól kell választanod. Csekkold le a tanácsadókat – például elsőként nézd meg a honlapjukat és azt ott felsorolt referenciákat, visszajelzéseket. (Itt az enyém.) És ne hagyd ki a LinkedIn-profiljuk áttanulmányozását sem.
Szervezz ki mindent, ami könnyen kiszervezhető és nem a vállalkozásod alapvető tevékenységéhez tartozik. Ilyenek az adminisztratív teendők egy része vagy az informatikai támogatás. Időt kell teremtened a vállalkozásod növekedést elősegítő stratégiai tevékenységeire.
Dolgoztasd a technológiát is!
Ismerd meg és napi szinten használd az olyan egyszerű, hatékony működést támogató applikációkat a feladatok kezeléséhez, mint a Trello, az Asana vagy a Monday.com. A kommunikációhoz talán már használod is a Slacket és a virtuális megbeszélésekhez Zoomot, a Microsoft Teamst vagy a Google Meetet. Automatizálj rutinfeladatokat olyan eszközökkel, mint például a Zapier.
Tarts mindent olyan biztonságos és rugalmas felhőalapú platformon, mint a Google Workspace vagy a Microsoft 365, amelyek gördülékeny együttműködést tesznek lehetővé. Az időmenedzsmentet az is segíti, hogy a felhőben tárolt dokumentumokat bárhol elérheted, ami lehetővé teszi a rugalmas, gyors és hatékony munkavégzést.
Használd a mesterséges intelligenciát! Ha eddig nem foglalkoztál vele, itt az ideje, hogy beletanulj. A technológia még gyerekcipőben jár, sokat hibázik, de bizonyos területeken (például ötletelés, adatrendszerezés, ismétlődő feladatok automatizálása) már most is sokat tud segíteni. Én is használom a cikkeim témáinak és szerkezetének kialakításához – de a végső szöveg megírását még nem bíznám rá.
A sor még hosszasan folytatható. Kutakodj te is az interneten vagy jelentkezz be konzultációra hozzám. A működési folyamatok fejlesztése az egyik kedvenc tanácsadási témám.
3. Tartsd magad formában!
Egy jó példa: Oprah
Oprah Winfrey médiamogul és filantróp sikerének nagy részét annak tulajdonítja, hogy egyensúlyt teremtett a szakmai és a magánélete között.
Oprah naponta szán időt meditációra, testmozgásra és elmélkedésre. Azzal, hogy a jóllétét előtérbe helyezi, megőrzi azt az energiát és tisztánlátást, amely kiterjedt üzleti birodalmának hatékony irányításához szükséges. Véleménye szerint ez az egyensúly meghatározó szerepet játszik hosszú távú sikereinek és befolyásának fenntartásában.
Egy rossz példa: én – hét évvel ezelőttig
Bevallom, nem mindig figyeltem arra, hogy ne hajtsam a végsőkig magam. De hét éve Oprah-hoz hasonlóan én is a saját jóllétemet helyeztem a munkavégzésem, sőt az egész életem fókuszába.
Például volt idő, amikor hagytam, hogy a munkatársaim ebéd közben is újabb problémákkal bombázzanak. Mondván, hogy most végre el tudnak csípni, mert nem tárgyalok épp senki mással. Magyarul nem volt egyetlen szabad percem sem napközben, egy percre sem tudtam ellazulni. Ez nagy hiba volt.
Időmenedzsmenttel a kiégés ellen
Remélem te már most tudatosabb vagy, és hagysz magadnak napközben is rövid szüneteket (kétóránként legalább öt percet), és nyugodtan ebédelsz. Az is fontos, hogy estére képes legyél kizárni a fejedből a munkát, és tudj a magánéletedre koncentrálni.
Aludj eleget, és vegyél ki szabadságot. A kisvállalkozók hajlamosak kizsákmányolni önmagukat, ami gyors kiégéshez vezet. A kiégési vagy burnout szindróma orvosilag is elismert betegség. Ha a fizikai, érzelmi, mentális kimerülés tüneteit érzékeled magadon, változtass minél gyorsabban, mert az egészséged láthatja kárát, és a vállalkozásod is belerokkanhat.
Hogyan kell jól pihenni?
A határok világos kijelölése segít megelőzni a kiégést. Ráadásul ha pihensz eleget, fókuszáltabban tudsz dolgozni a fennmaradó időben, így hatékonyabb is leszel.
Tervezz be apró pihenőidőket a napodba. Állj fel az íróasztaltól, tarts szünetet a munkában, vegyél néhány mély levegőt, nyújtsd meg a gerincedet és a karjaidat. A szünet ne cigiszünet legyen!
Ha hajlamos vagy belefeledkezni a munkába, állíts be magadnak óránkénti emlékeztetőket a telefonodon. Próbáld ki a Pomodoro technikát, amely 25-30 perces koncentrált munka után 5 perces aktív pihenést ír elő. Remek mobilalkalmazások is vannak hozzá.
Pihenőidőben igyál elegendő folyadékot, leginkább vizet. Sőt, munka közben is, ha teheted.
A jó időmenedzsment jó energiamenedzsmentet is jelent, ami pedig könnyebben elérhető egy egészséges, energikus emberi szervezettel.
A hatékony időgazdálkodás nem a keményebb, hanem az okosabb munkavégzésről szól.
A feladatok rangsorolásával, hatékony tervezéssel, átgondolt delegálással, az informatikai eszközök kihasználásával, az energiaszinted magasan tartásával a lehető legjobban használhatod ki az idődet, és elérheted el a vállalkozói céljaidat.
A hatékony vállalkozási időmenedzsment kialakításában én is segíthetek, ha egyedül nem megy. Nézd át a szolgáltatási csomagjaimat a honlapomon, vagy kérj személyre szabott konzultációt.
Remélem, a leírtakkal sikerül elősegítenem a vállalkozásod sikerét. Ezek a tanácsok általánosságban értendők. Az, hogy a te vállalkozásodra miként alkalmazhatók, függ a vállalkozásod konkrét, általam nem ismert helyzetétől.
Kövesd a blogomat, és olvass bele a régebbi írásaimba is. Évek óta, kétheti rendszerességgel publikálok a vállalkozásokat segítő cikkeket – lassan egy könyvre való hasznos információt osztottam meg. Kezdd itt a tanulást, és ha valamelyik téma részletesebben is érdekel, keress meg bátran!
Szeretnél gyakorlati segítséget kapni, hogy a vállalkozásod jobban működjön és sikeresebbé válhasson? Gazdasági, pénzügyi, üzleti problémád megoldásával kapcsolatban lenne kérdésed hozzám? Látogass el a www.hofernoemi.hu oldalra, ahol részletesebben is megismerheted a szolgáltatásaimat, és írhatsz nekem. De akár itt, a blogom Kapcsolat oldalán található elérhetőségemen is megkereshetsz.
Jogi szakokleveles közgazdászként és okleveles nemzetközi adószakértőként, 22 éves gazdasági felsővezetői tapasztalattal a hátam mögött kis és nagy cégeknek kínálok gazdasági, pénzügyi, üzletviteli tanácsadást. Néhány éve a Forbes magazin a 20 legbefolyásosabb nő közé sorolt az üzleti életben.
