Az innováció mára megkérdőjelezhetetlen dogmává vált. Aki nem tud azonnal válaszolni arra a kérdésre, mi az innovatív a vállalkozásában, szinte magyarázkodni kényszerül. Pedig nem szükségszerű, hogy minden vállalkozó folyton az újításon görcsöljön.
A Szilícium-völgy cégei körüli felhajtás teljesen átformálta az üzleti gondolkodást. A Facebook, a Google és társaik sikertörténetei láttán mindenki innovátorrá akar válni. Mondjuk, ez önmagában nem újdonság. Már Henry Ford futószalagos rendszerének és a rajta készült Ford T-modellnek a sikere is sok korabeli vállalkozót ihletett meg az 1910-es években. Mindenesetre napjainkban a kockázati tőkések, az üzleti sajtó és a startupos iparág szereplői megállás nélkül az újítások fontosságát hangsúlyozzák. Ez a szemlélet azonban nemcsak téves, de kifejezetten káros lehet egy kisvállalkozás számára.
Warren Buffett, minden idők legjobb befektetője következetesen kerüli az innovatív vállalkozásokat. Portfóliója gerincét csupa olyan cég alkotja, amely nem az újításairól híres. A Coca-Cola, az American Express vagy a GEICO biztosító a működési hatékonyság folyamatos javításával építette fel tartós sikerét.
Buffett szerint a kiszámítható, stabil cash flow hosszú távon többet ér, mint az innováció hajszolása.
Még az Apple-be sem akkor fektetett be, amikor kijöttek az iPhone-nal, hanem amikor nyereségtermelő gépezetté váltak.
Az innováció rendkívül drága szerencsejáték. Kutatás-fejlesztés, piackutatás, új technológiák, szakemberek, marketing – és még sorolhatnám. Mindezt úgy kell finanszírozni, hogy közben nincs garancia a sikerre.
A hatékonyság növelése ezzel szemben kiszámítható út. A piac már létezik, a vevők már ott vannak, csak jobban kell csinálnod, mint eddig.
A Harvard Business School kutatása brutálisan őszinte képet fest. Az új termékek 95%-a bukásra van ítélve. Azaz csak minden huszadik innovációs projekt éri el a kitűzött céljait. A többi tizenkilenc nem!
A hatékonysági fejlesztések viszont többnyire megbízhatóan működnek, ha következetesen végigviszed őket. Méghozzá azért, mert ismert terepen mozogsz, előre látod a változások hatását, pontosan tudod kalkulálni a megtérülést, és kézben tudod tartani a kockázatokat.
A Toyota termelési rendszere tökéletes példája ennek a gondolkodásnak. A japánok által kidolgozott kaizen filozófia lényege a folyamatos tökéletesítés. Minden munkavállaló egyben fejlesztő is, aki aktívan keresi a lehetőségeket a hatékonyság növelésére a saját területén.
A módszer három alapelvre épül: a pazarlás megszüntetésére, a folyamatok standardizálására és a minőségre.
Nem egyszeri, nagy változásokban gondolkodnak, hanem sok kis fejlesztésben, amelyek összeadódva jelentős eredményt hoznak. A Toyota ezzel a megközelítéssel vált a világ egyik leghatékonyabb és legnyereségesebb autógyártójává, miközben az innovációra építő versenytársak sorra tűntek el.
Mondhatnád, hogy de mi van a Teslával? Szanaszét innoválták az olyan autóipari őskövületeket, mint a Toyota. Ez részben igaz, de ezt nevezik túlélési torzításnak. Arról a másik tizenkilenc (vagy ezertizenkilenc) próbálkozóról nem harsog a média, akiknek nem sikerült. Legfeljebb néha bekerülnek a hírekbe olyan botrányok, mint a Nikola esete. Ők meghamisított videóval akarták demonstrálni elektromos teherautójuk prototípusának működőképességét még 2016-ban. Az alapítót 2024 szeptemberében ítélték négy év börtönre többrendbeli csalás miatt. A Nikola körüli felhajtás azonban a kivétel. A legtöbb bukott újító úgy tűnik el a süllyesztőben, hogy sosem hallunk róla.
Az innovációs projektek előbb viszik a pénzt, mint hozzák, a megtérülés bizonytalan és távoli. A hatékonysági fejlesztések viszont szinte azonnal pozitív hatással vannak a cash flow-ra. Márpedig egy kisvállalkozásnál a likviditás a túlélés záloga.
A munkavállalóid is jobban járnak, ha a hatékonyság növelésére koncentrálsz. Az állandó újítási kényszer stresszel és bizonytalansággal jár. A folyamatos finomhangolás ezzel szemben kiszámítható környezetet teremt. Az emberek pontosan értik a feladatukat, és látják, hogy van értelme a munkájuknak. Sőt, attól sem kell félniük, hogy a biztonságosnak hitt munkahelyük egyik napról a másikra kicsúszik a lábuk alól.
Az innovációnak igenis van helye az üzleti életben, de nem minden áron és nem minden vállalkozásnál. A lényeg a sorrend. Először tedd rendbe a jelenlegi működésedet. Ha ezzel megvagy, gondolkodhatsz az újításokon. De addig a hatékonyság az első.
A hatékonyság kézzelfogható előnyei
A jól végiggondolt változtatások szinte azonnal érezhető eredményeket hoznak.
Időgazdálkodás
Az első és talán legfontosabb nyereség az időgazdálkodásban mutatkozik meg. A legtöbb vállalkozásban az idő jelentős része olyan tevékenységekkel megy el, amelyek nem teremtenek értéket.
A Toyota rendszerében ezeket „mudának”, vagyis pazarlásnak nevezik. Ide tartozik minden felesleges adminisztráció, végtelenbe nyúló vagy értelmetlen megbeszélés, a többszörös ellenőrzések, vagy a pusztán megszokásból követett munkafolyamatok.
A napi rutin újragondolása nem forradalmi változtatásokat jelent. Inkább olyan kérdések feltevését, mint hogy:
- Miért töltünk naponta egy órát olyan riportok készítésével, amelyeket senki sem használ?
- Miért gyűjtjük külön táblázatban ugyanazokat az adatokat, amelyek a számlázóprogramban is megvannak?
A válaszok gyakran meglepően egyszerűek, a változtatások pedig gyorsan meghozzák az eredményt.
Kiszámíthatóbb pénzügyek
A pénzügyi stabilitás a hatékonyságnövelés második nagy nyeresége. Ha ugyanazt a bevételt kevesebb ráfordítással éred el, több marad a kasszában. A pazarlások megszüntetése, a folyamatok egyszerűsítése nemcsak a költségeket csökkenti, hanem kiszámíthatóbbá teszi a működést is.
Vegyük például a készletgazdálkodást. A legtöbb vállalkozás vagy túl sok, vagy túl kevés készletet tart.
Mindkettő pénzbe kerül: az első a lekötött tőke miatt, a második a kapkodva beszerzett áruk magasabb ára és a kieső bevétel miatt.
A jól beállított rendelési ütemezés és mennyiségek viszont automatikusan optimalizálják a készletszintet. Nem kell többé sem felesleges készleteket finanszírozni, sem sürgős beszerzésekkel foglalkozni.
Olajozott működés
A harmadik, kevésbé nyilvánvaló előny a nyugodtabb működés. Az állandó tűzoltás, a határidőkkel való versenyzés, a váratlan helyzetek kezelése rengeteg stresszt okoz. Ez pedig nemcsak a te életedet nehezíti meg, hanem a munkatársaidét is.
A jól kialakított folyamatok biztonságot nyújtanak. Mindenki pontosan tudja, mi a feladata, mik a határidők, és hogyan kapcsolódik a munkája másokéhoz.
A stresszforrások felszámolása nem luxus, hanem alapvető üzleti érdek.
A folyamatos időnyomás alatt dolgozó emberek több hibát vétenek. A kapkodva elvégzett munka pedig gyakran vezethet reklamációkhoz, amit aztán még több idő és energia orvosolni. Ez az ördögi kör megszakítható, ha időt szánsz a folyamatok átgondolására és egyszerűsítésére.
A hatékonyság kultúrája végső soron önmagát erősítő folyamattá válik:
- Az elégedett ügyfelek visszatérnek és másoknak is ajánlanak.
- A nyugodt környezetben dolgozó munkatársak kreatívabbak és elkötelezettebbek.
- A kiszámítható működés lehetővé teszi, hogy a napi tűzoltás helyett a vállalkozás fejlesztésére koncentrálj.
Ezeket az előnyöket azonban nem adják ingyen. A hatékonyság növelése módszeres munkát és következetességet igényel. De minden lépés után azonnal látod és érzed az eredményt – ellentétben az innovációs projektekkel.
Hogyan kezdj neki?
Az elméleti előnyök szépen hangzanak, de hogyan is kezdj neki a hatékonyság növelésének?
Nem kell bonyolult módszereket vagy drága szoftvereket, rendszereket használnod. Egy jegyzetfüzet, egy ceruza és egy tiszta fej többet ér minden túlbonyolított menedzsmenteszköznél.
Ha rendszeresen szeretnél közérthető, gyakorlati pénzügyi, gazdasági tippeket, ötleteket olvasni, kövesd a @hofernoemi.hu Instagram-oldalamat vagy a LinkedIn profilomat is gazdasági ismereteid bővítéséhez és a vállalkozásod fejlesztéséhez.
Írd össze a problémákat
Kezdd a feltérképezést azzal, hogy egy héten át minden este leírod, mi okozott aznap fennakadást, bosszúságot vagy többletmunkát.
Ne szűrd meg, ne gondolkodj megoldásokon, csak jegyzetelj. Ilyenekre gondolok:
- „Kétszer kellett ugyanazt az adatot bevinni.”
- „Húsz percet vártunk egy aláírásra.”
- „Három körben egyeztettük az ajánlatot.”
Az ilyen apróságnak tűnő dolgok árulkodnak legjobban a szűk keresztmetszetekről.
Koncentrálj az ismétlődő esetekre
A következő lépés a visszatérő problémák azonosítása. Nézd végig az elmúlt hónap reklamációit, csúszásait, többletköltségeit. Ne elégedj meg a felszínes magyarázatokkal. Ha például gyakran csúsztok ki a határidőből, ne intézd el annyival, hogy előfordul az ilyen. Áss mélyebbre! Miért fordul elő? Folyton alulbecsülitek a munkaórákat? Állandóan a fölösleges köröket futjátok? Túlvállaljátok magatokat?
Sokszor nem is a nagy problémák okozzák a gondot, hanem az apró, napi szintű bosszúságok. A nyomtató, ami mindig akkor akad el, amikor sürgős lenne a számla. A munkatárs, akitől mindig háromszor kell elkérni ugyanazt a kimutatást. Az Excel-tábla, amit minden hónapban órákon át silabizáltok. Ezek mind olyan akadályok, amelyeknél viszonylag kis változtatással jelentős eredményt érhetsz el.
Csináld fokozatosan
Ha megvannak a kritikus pontok, kezdődhet a finomhangolás. A kulcs a fokozatosság. Ne akard az egész céget egyszerre megreformálni. Válaszd ki azt a területet, ahol a legkisebb változtatással a legnagyobb hatást érheted el. A Toyota ezt „alacsonyan lógó gyümölcsnek” nevezi, amit könnyű elérni.
A folyamatok egyszerűsítésénél mindig tedd fel magadnak a kérdést, hogy az adott munkafázis tényleg értéket teremt-e, vagy csak megszokásból csináljátok. Ne végezz olyan tevékenységeket, amelyeknek nincs valódi hozzáadott értékük!
Használd ki jobban a meglévő erőforrásokat
A legtöbb vállalkozásnál a már megvásárolt szoftverek funkcióinak jelentős része kihasználatlan. A számlázóprogramod valószínűleg sokkal többet tud, mint amennyit használtok belőle. A raktárkezelő rendszered olyan riportokat is képes készíteni, amelyeket most órákig állítotok össze kézzel.
Keep it simple
Az eredmények mérésénél kerüld a túlbonyolítást. Nem kell azonnal komplex mutatószámrendszert kiépíteni. Válassz ki területenként egy-két olyan mérőszámot, amely valóban jelzi a fejlődést.
Ha például a számlázás átfutási idejét akarod csökkenteni, mérd meg, átlagosan mennyi idő telik el a teljesítés és a számla kiküldése között. Ez lesz a kiindulópont, amihez később viszonyíthatod az eredményeket.
A fejlődés nyomon követése akkor igazán hatékony, ha vizuálisan is megjelenik. Egy egyszerű grafikonon vezetett trend többet mond minden számsornál.
Dicsérd meg a hatékony munkát
Ha látványos a javulás, ne felejtsd el az elismerést. Nem kell nagy gesztus. Az is elég lehet, ha egy munkamegbeszélésen megemlíted, milyen szuper, hogy már csak fele annyi időt kell tölteni az ajánlatok összeállításával, és ez kinek köszönhető. Néhány jó szó a megfelelő időben és helyen szárnyakat adhat a munkatársaidnak.
A hatékonyságnövelés nem egyszeri projekt, hanem szemléletmód. Olyan gondolkodás, ami a mindennapi működés részévé válik. A sok kis javítás, finomítás összeadódva hozza meg azt az eredményt, amiért érdemes volt belekezdeni.
A változás fenntartása
Az IKEA globális sikerének titka nem az alapanyagokban vagy a minimáldizájnban rejlik. A svéd cég minden termék tervezésekor az eladási árból indul ki. Ha egy új íróasztalt 30 ezer forintért akarnak majd kínálni, akkor a tervezőknek, beszerzőknek, gyártóknak együtt kell megtalálniuk a módját, hogyan férjenek bele ebbe az árba.
Ez a fordított tervezés folyamatos innovációra kényszeríti a csapatot – de nem a termék újdonságértéke, hanem a gyártási és szállítási folyamat hatékonysága terén.
Az IKEA így tud évtizedek óta közkedvelt és olcsó bútorokat gyártani.
Ne dőlj hátra
A folyamatos fejlődés útján a legnagyobb kihívás a kezdeti lendület megtartása. Az első sikerek után hajlamosak vagyunk hátradőlni. Megoldottuk a legégetőbb problémákat, kisimultak a folyamatok, minden működik.
De hiba lenne ezen a ponton megállni. A hatékonyság olyan, mint az erőnlét – ha abbahagyod az edzést, előbb-utóbb visszacsúszol oda, ahonnan indultál.
Rendszeresen kérj visszajelzéseket
A munkatársak valódi bevonása nem havi egyszeri véleménykérést jelent. A cél, hogy az embereid magukénak érezzék a hatékonyságnövelő fejlesztést. Ehhez három dologra van szükség: átlátható célokra, döntési jogkörre és felelősségre.
Vagyis a dolgozóknak érteniük kell, milyen célokat kell követniük. Nem árt, ha magukévá is teszik ezeket a célokat, mert nekik is jók.
Ha ez megvan, fel is kell ruházni őket döntési jogkörrel. Sokszor az tudja a legjobban megmondani, hogyan kell megváltoztatni egy adott munkafolyamatot, aki végzi. Ha egy raktárvezető látja, hogy az ő javaslatára átalakított polcrendszer tényleg meggyorsította a részleg munkáját, legközelebb is lesz ötlete a fejlesztésre.
A döntéshozatalhoz mindig tartozzon felelősség is. Aki egy változtatás mellett dönt, az vállalja is a vele járó kockázatot. Ez nem feltétlenül jár konkrét büntetéssel, de például a rendszeresen jó döntéseket hozó munkatársak gyorsabban emelkedhetnek a ranglétrán és nagyobb bónuszokat kaphatnak. A folyamatosan téves döntéseket hozó vezetőket viszont el lehet küldeni továbbképzésre vagy akár le is lehet váltani. Csak játssz tisztességesen: a döntéshozók legyenek tisztában azzal, milyen lehetőségeket kapnak, de azzal is, hogy milyen felelősséget vesznek a nyakukba.
A visszajelzések kezelésénél kerüld a személytelen nagyvállalati megoldásokat. Sok nagy cég használ még mindig olyan ötletládákat, ahová a dolgozók névtelenül tudják bedobni a javaslataikat. Máshol innovációs értekezleteket tartanak, ahol a vezetők merev beszédeket mondanak, a dolgozók többsége pedig ásítozva hallgat.
Ezeket felejtsd el. A visszajelzéseknek a napi működés részévé kell válniuk. Alakíts ki olyan légkört, hogy a jó megoldásokat munka közben, természetesen találjátok meg. Irányítsd úgy a beszélgetéseket, munkafolyamatokat, hogy teret adj a jobbító javaslatoknak.
Ne gondolj valami komoly pszichológiai hókuszpókuszra. Elég lehet az is, ha szimplán megkérdezed az adott munkához leginkább értő beosztottat, hogyan kezelné ő az adott problémát vagy hogyan lehetne szerinte gyorsabban, olcsóbban megoldani.
Ha valaki rámutat egy nehézségre vagy felvet egy ötletet, azonnal reagálj rá. Nem kell mindent bevezetni, de minden javaslatot érdemes végiggondolni. A hatékonyság növelésén aktívan gondolkodó kolléga hatalmas érték. Ne vedd el azzal a kedvét, hogy válaszra sem méltatod. Ha elvetsz egy ötletet, magyarázd el, hogy miért. Azt is mondd el, mennyire fontosak és inspirálóak neked azok a javaslatok is, amelyek végül nem valósulnak meg. Adj neki tanácsot, hogy milyen irányban gondolkodjon tovább. Ha úgy látod, hogy a kudarc elvette a kedvét, kérdezd meg őt egy-két hónap múlva, hogy támadt-e újabb ötlete. Ne sajnáld az időt, ülj le vele beszélgetni a témáról, ne csak a folyosón, kutyafuttában intézd el.
Haladj kis lépésekben
A hosszú távú gondolkodás nem ötéves tervek gyártását jelenti. Inkább annak felismerését, hogy a tartós siker nem a nagy ugrásokon múlik.
A Southwest Airlines ezt a filozófiát követve vált Amerika egyik legsikeresebb légitársaságává. Nem forradalmi újításokkal, hanem azzal, hogy évtizedeken át következetesen optimalizálták a repülőgép-fordulók idejét, a beszállási folyamatot és az útvonaltervezést.
A lendület fenntartásához nélkülözhetetlen az eredmények láthatóvá tétele. Ne csak a nagy mérföldköveket ünnepeld. A kis sikereket is mutasd meg. Ha egy folyamat átfutási ideje 10 százalékkal csökkent, az győzelem. Ha egy hibaforrást sikerült kiküszöbölni, az is. Ezek a kis eredmények adják azt a lendületet, ami továbbviszi a fejlődést.
Mi van, ha nagyot kell lépni?
Néha mégis szükség lehet nagyobb változtatásra. Akkor, amikor a külső körülmények olyan mértékben változnak, hogy a finomhangolás már nem elég.
A digitalizáció például olyan terület, ahol egy ponton túl elkerülhetetlen a komolyabb váltás. De még ekkor is előnyben vagy. Egy hatékonyan működő szervezet sokkal könnyebben adaptálja az új technológiákat, mint egy olyan, ahol még az alapvető folyamatok sincsenek rendben.
A változás fenntartásának végső próbája nem a bevezetett új módszerek számában rejlik. Abban mutatkozik meg, mennyire vált a hatékonyságnövelés a vállalkozásod működésének alapvető részévé. Ha már nem neked kell figyelni rá, mert a csapatod magától keresi a fejlesztési lehetőségeket, akkor sikerült. Innentől a te szereped az, hogy támogass és bátoríts minden olyan kezdeményezést, ami a még jobb működés felé visz.
Akkor az innovációt felejtsük is el?
Eddig azt taglaltam, miért érdemes a hatékonyságra koncentrálni. De ez nem azt jelenti, hogy az innovációt kisvállalkozóként felejtsd is el. Sőt, azzal leszel igazán alkalmas az újításra, hogy előbb megtanulsz hatékonyan működni.
Egy rendezett, olajozottan működő szervezetben több időd és energiád marad az új ötletekre. Nem kell a napi tűzoltással foglalkoznod. A folyamataid dokumentáltak, a felelősségi körök tiszták, a pénzügyek átláthatóak. Ez a biztos alap teszi lehetővé, hogy biztonsággal kísérletezhess új dolgokkal.
A Lego története jól példázza ezt az utat. A játékgyártó súlyos válságba került a 2000-es évek elején. Az első lépés a megoldás felé nem az innováció volt, hanem a működés rendbetétele. Optimalizálták a gyártást, csökkentették a készleteket, egyszerűsítették a termékpalettát. Csak azután kezdtek új területekre merészkedni, hogy ezek az alapok stabillá váltak. A programozható robotok, a videójátékokon és filmeken alapuló Lego-világok már egy szilárd lábakon álló szervezet átgondolt fejlesztései voltak.
A hatékonyságra törekvő csapatoknak még egy fontos előnyük van az innovációban: Már tudják, hogyan kell változtatni. A munkatársak hozzászoktak a fejlesztéshez, értik a folyamatok átalakításának módszertanát. Nem ijeszti meg őket az újdonság, hiszen a folyamatos fejlődés a napi rutin része.
Ha úgy érzed, eljött az ideje az innovációnak, kövesd ezt a sorrendet:
- Mérd fel, mennyire stabil a működésed. Van elég tartalékod időben, pénzben, energiában az új projektre? A meglévő folyamataid elég bejáratottak ahhoz, hogy egy ideig kevesebb figyelmet kapjanak?
- Válassz olyan területet az újításra, ami kapcsolódik a fő tevékenységedhez. A hatékonyság során szerzett tudás itt hasznosulhat a legjobban. Ha például a gyártási folyamataidat már optimalizáltad, logikus lépés lehet egy új, de hasonló technológiájú termék fejlesztése.
- Használd a hatékonyságnövelés során bevált módszereket. A tervezés, a tesztelés, a visszacsatolás, a fokozatos bevezetés mind olyan eszközök, amelyek az innovációs projekteknél is működnek.
- Ne engedd, hogy az új projekt háttérbe szorítsa a meglévő és profitot termelő termékeket, folyamatokat. Az innovációnak a hatékony működésre kell épülnie, nem helyettesítenie azt.
Így az innováció nem veszélyes ugrás lesz az ismeretlenbe, hanem a folyamatos fejlődés természetes következő lépése. Nem kell választanod a hatékonyság és az innováció között. A sorrend a lényeg: először építsd fel a stabil alapot, és amikor az már megvan, akkor merészkedj új vizekre.
Ha szeretnéd kialakítani a profi árazási stratégiádat vagy a segítségemet kérni az év végi záráshoz, vagy más a pénzügyekkel, üzleti tervezéssel, adózással kapcsolatos témában, írj nekem! Egy akciós villámkonzultáció keretében megbeszélhetjük az alapokat, utána pedig közösen kiválaszthatjuk a legmegfelelőbb üzleti tanácsadási csomagot, vagy kidolgozhatunk neked egy teljesen személyre szabott üzletfejlesztési programot is.
Remélem, a leírtakkal sikerül elősegítenem a vállalkozásod sikerét. Ezek a tanácsok általánosságban értendők. Az, hogy a te vállalkozásodra miként alkalmazhatók, függ a vállalkozásod konkrét, általam nem ismert helyzetétől.
Kövesd a blogomat, és olvass bele a régebbi írásaimba is. Évek óta, kétheti rendszerességgel publikálok a vállalkozásokat segítő cikkeket – lassan egy könyvre való hasznos információt osztottam meg. Kezdd itt a tanulást, és ha valamelyik téma részletesebben is érdekel, keress meg bátran!
Szeretnél gyakorlati segítséget kapni, hogy a vállalkozásod jobban működjön és sikeresebbé válhasson? Gazdasági, pénzügyi, üzleti problémád megoldásával kapcsolatban lenne kérdésed hozzám? Látogass el a www.hofernoemi.hu oldalra, ahol részletesebben is megismerheted a szolgáltatásaimat, és írhatsz nekem. De akár itt, a blogom Kapcsolat oldalán található elérhetőségemen is megkereshetsz.
Jogi szakokleveles közgazdászként és okleveles nemzetközi adószakértőként, 22 éves gazdasági felsővezetői tapasztalattal a hátam mögött kis és nagy cégeknek kínálok gazdasági, pénzügyi, üzletviteli tanácsadást. Néhány éve a Forbes magazin a 20 legbefolyásosabb nő közé sorolt az üzleti életben.
