Ha adózásról van szó, még az egyébként profi vállalkozóból is kibújik az amatőr. Van, aki Pató Pál urat játszik: „Félretenni az adóra? Ej, ráérünk arra még!” Van, aki a homokba dugja a fejét: „Öt éve van vállalkozásom, eddig egyetlen adóellenőrzést se kaptam. Ezután se fogok.” És van, aki azt sem tudja, merre van előre: „Mit is kell most bevallani? Mi a határidő? Hová tettem a bejövő számlákat? Mit kellene küldeni a könyvelőnek?”
Tudom, hogy te sem szeretsz az adózással foglalkozni. De pénzt keresni szeretnél, ugye? És valószínűleg azt is szeretnéd, ha minél kevesebbet vinne el a verejtékes munkával megkeresett pénzedből az adó. Vagy – még rágondolni is szörnyű – az adóbírság.
Az adón sokat lehet veszíteni, ha elhanyagolod – de sokat is lehet nyerni, ha okosan tervezed. A folytatásban hét jellegzetes amatőr bakit mutatok be, amelyet sokszor még a tapasztalt vállalkozók is elkövetnek. Olvasd úgy, mint egy önismereti játékot: számold össze, te hány hibába esel bele vállalkozóként. Nem szégyen, ha sokba. A felismerés az első lépés a gyógyulás felé.
Költségelszámolási hibák
A legtöbb vállalkozó tudja, hogy csak számlával igazolt kiadásokat számolhat el, és közülük is csak azokat, amelyek közvetlenül kapcsolódnak a vállalkozás bevételszerző tevékenységéhez. Ennek ellenére gyakran elcsábulnak, és olyan személyes kiadásokat próbálnak céges költségként feltüntetni, amelyek nem felelnek meg ennek a kritériumnak. Egy családi vacsora vagy egy magáncélú utazás számlája nem tartozhat ide, még akkor sem, ha a cég nevére szól!
„Majd ha rákérdez a NAV, kimagyarázom. Ügyféllel vacsoráztam. Nem wellnesshétvégén voltam, hanem egy vidéki partnernél üzleti tárgyaláson.” Egy-egy ilyen kiadást még el lehet rejteni, de amikor a vállalkozó vérszemet kap, és egyre több, egyre gyanúsabb számlát könyveltet el, azzal időzített bombára ül. Ha az évek során sok milliós magánköltség kerül a cégbe, az már a NAV-nak is szemet szúr. Egy alapos ellenőrzés során évekre visszamenőleg fogják megkérdőjelezni a számlák jogosságát. Innen már egyenes az út az utólagos, kamatokkal terhelt adófizetési kötelezettség megállapításáig és a fájdalmas adóbírságig.
A vegyes használatú eszközök – mondjuk a céges autók vagy a laptopok – esetében különösen fontos a pontos dokumentáció, mert ezeknél csak a vállalkozási célú használat arányában számolhatók el költségek. Ha nincs megfelelő nyilvántartás, az egész költség vitathatóvá válik.
A tartalékképzés hiánya
„Ezt a beérkezett áfát most még elköltjük, majd a következő bevételből teszünk félre az adóra.”
Sok vállalkozás működik úgy, hogy a befolyt bevétel teljes egészét sajátjaként kezeli, és azonnal eltapsolja. Beruházásra vagy a napi működésre fordítja, anélkül hogy elkülönítené a várható adók megfizetésére szükséges összeget.
Ez rövid távon a pénzbőség látszatát keltheti, de amikor elérkezik az adófizetési határidő, óhatatlanul likviditási káoszt okoz. Az adóhatóságot nem érdekli, hogy éppen nincs elég pénz a számlán, a késedelmes fizetés jelentős bírságokat és késedelmi kamatokat vonhat maga után.
A probléma különösen súlyos lehet olyan időszakokban, amikor a vállalkozás egyébként is pénzügyi nehézségekkel küzd, például szezonális ingadozások vagy váratlan kiadások miatt. És mondjuk nem jön be időben az a bevétel, amiből a korábban elköltött áfát akarták pótolni.
Az adófizetésre való tartalékképzés hiánya pénzügyi stresszt okoz, és hosszú távon is káros hatással lehet a vállalkozás hitelességére, stabilitására. Ha egyszer rossz adózóként könyvel el a NAV, azt a bélyeget nehéz lemosni. Akár hosszú éveken át is számíthatsz az ellenőrzésekre – és a velük járó feszültségre.
A megoldás egyszerű: rendszeresen és azonnal különítsd el a bevételeid adóvonzatát. Használhatsz erre a célra külön banki alszámlát, de egy belső pénzügyi szabályzatot is, amely biztosítja, hogy minden hónapban félretedd az esedékes összeget.
Késedelmes adóbevallások
A határidők betartása az egyik legnagyobb kihívás a kisvállalkozók számára. Pedig az adóbevallások pontos és időben történő benyújtása nemcsak adminisztratív kötelezettség, hanem a vállalkozás pénzügyi biztonságának alapfeltétele is.
Ennek ellenére sokan halogatják vagy egyszerűen megfeledkeznek róla, ami komoly következményekkel járhat. A NAV rendszere automatikusan érzékeli a késedelmet, és már néhány napos csúszás esetén is bírságot szabhat ki, amely akár több százezer forintra is rúghat.
A gondot gyakran az okozza, hogy a vállalkozók alábecsülik az adóbevallások elkészítéséhez szükséges időt és erőforrásokat. Egy-egy bonyolultabb bevallás – teszem azt az áfáé – pontos adatokat és alapos dokumentációt igényel. Ha nincs megfelelő rendszer a számlák, költségek és bevételek nyilvántartására, akkor az utolsó pillanatban, kapkodva próbálják összerakni a szükséges adatokat, ami hibákhoz vagy további késedelmekhez vezethet.
Itt is a tervezés és az előrelátás a megoldás kulcsa. Érdemes már hónap közben folyamatosan vezetni a szükséges nyilvántartásokat, és szakértő segítségét kérni a bonyolultabb bevallások elkészítéséhez. Egy jó adótanácsadó időt takarít meg, és abban is segít, hogy elkerüld a késedelmes bevallások miatti bírságokat, így nyugodtan koncentrálhatsz a vállalkozásod növekedésére.
Hiányzó vagy hibás számlák
A számlázás sok vállalkozó számára egyszerű adminisztratív feladatnak tűnik, pedig a trehányságnak ezen a téren nagyon is gyakorlati, a profitot befolyásoló következményei vannak.
A hiányzó vagy hibás számlák lehetetlenné tehetik az áfa-visszaigénylést, és komoly kockázatot jelentenek egy esetleges adóellenőrzés során. A NAV szemében a számlák nem csupán papírdarabok, hanem bizonyítékok arra, hogy a vállalkozásod szabályosan működik.
A probléma gyökere sokszor a mindennapi rohanásban keresendő. Egy elfoglalt vállalkozó könnyen elfelejthet néhány számlát bekérni, vagy éppen nem ellenőrzi, hogy minden adat helyesen szerepel-e rajtuk. Máskor a hibák abból fakadnak, hogy nincs megfelelő rendszer a számlák nyilvántartására.
Egy áttekinthető számla-nyilvántartási rendszerrel időt és energiát spórolhatsz meg, és elkerülheted a felesleges stresszt és bírságokat is. Az alapvető szabály: minden kiadást és bevételt dokumentálj pontosan, és rendszeresen ellenőrizd a számláid helyességét!
A bevételi határok figyelmen kívül hagyása
Jó hír, az utóbbi években több bevételi határt is megemeltek. A kata adózási forma esetében az éves bevételi limit 18 millió forintra nőtt, és később ugyanennyi lett az áfamentességi határ is. Azonban ha ezt a határt túlléped, annak még mindig következményei vannak: a kata esetében a bevételi korlátot meghaladó összegre 40 százalékos különadót kell fizetni, az áfamentesség esetében pedig a határ átlépésekor automatikusan áfakörössé válsz, ami magasabb adóterhet és bonyolultabb könyvelést jelent.
Az előre tervezés itt is kulcsfontosságú. Nem elég év végén összesíteni a bevételeket és kapkodni, amikor már közelíted a határokat. Havi rendszerességgel kell nyomon követni a pénzforgalmat, és már az év végén meg kell tervezni, hogy milyen projektek vagy szerződések várhatóak jövőre. Ha látod, hogy az év közepére meg fogod közelíteni a kata limitjét, akkor már most dönthetsz arról, hogy váltasz egy másik adózási formára – például átalányadózásra, amely kedvezőbb lehet nagyobb bevétel mellett.
A legjobb, ha van valamilyen „figyelmeztető rendszered” – egy egyszerű Excel-táblázat vagy egy könyvelőszoftver –, amely automatikusan jelzi, ha közeledsz a határokhoz. Az előre gondolkodás pénzügyi biztonságot nyújt, és segít elkerülni a kapkodást, illetve a váratlan adófizetési kötelezettségeket.
Az adókedvezmények figyelmen kívül hagyása
A beruházási, fejlesztési és foglalkoztatási adókedvezmények célja, hogy támogassák a vállalkozások bővülését, modernizációját és munkahelyteremtő tevékenységét. Sokan mégsem veszik igénybe őket, mert nem ismerik a pontos feltételeket, vagy egyszerűen nem fordítanak rájuk kellő figyelmet.
A fejlesztési adókedvezményt akkor tudod kihasználni, ha új eszközök vásárlását vagy technológiai beruházásokat tervezel a következő négy évben. Ez a kedvezmény akár a fizetendő adó számottevő csökkentését is eredményezheti.
A munkahelyteremtési kedvezmények – például a pályakezdők vagy megváltozott munkaképességűek foglalkoztatásához kapcsolódó adókedvezmények – nemcsak társadalmi szempontból hasznosak, hanem közvetlen pénzügyi megtakarítást is jelentenek. Ha vannak olyan munkakörök a vállalkozásodban, amelyeket az ilyen adókedvezményre jogosító munkavállalók is el tudnak látni, törekedj arra, hogy velük töltsd be a megüresedő pozíciókat.
A kutatás-fejlesztési tevékenység után járó kedvezmények kiemelten fontosak az innovatív megoldásokat fejlesztő vállalkozásoknak: amellett, hogy az ilyen költségek elszámolása csökkenti az adóalapot, hosszú távú versenyelőnyt is kínál.
A fentiekhez hasonló adókedvezmények kihasználatlanságának oka gyakran az információhiány vagy az adminisztrációtól való félelem. Pedig egy alapos üzleti tervezés során könnyen azonosíthatók azok a területek, ahol ezek a kedvezmények jól kihasználhatók.
Érdemes rendszeresen konzultálni egy tapasztalt adótanácsadóval is, hogy naprakész információkat kapj az aktuális lehetőségekről.
Az adókedvezmények nemcsak költségcsökkentést jelentenek, hanem hosszú távon is hozzájárulhatnak vállalkozásod fejlődéséhez, ne hagyd veszni ezeket a lehetőségeket!
A hipakedvezmények kihasználatlansága
Bár a helyi iparűzési adó (hipa) a legelterjedtebb önkormányzati adónem, sokan nem tudják, hogy számos kedvezményt vehetnek igénybe rá, amelyekkel csökkenthető ez az adóteher. Ezek a lehetőségek kifejezetten érdekesek lehetnek azoknak a vállalkozásoknak, amelyek kisebb településeken működnek, ahol az önkormányzatok szívesen ösztönzik különféle adócsökkentésekkel a helyi gazdaságot.
2025-ben továbbra is érvényes az évi fix 50 ezer forintos hipa 12 milliós árbevétel alatt (2 százalékos helyi iparűzési adót feltételezve). 25 millió forintos árbevételig sávosan csökkenő, de még mindig értékes adókedvezmények érvényesek. Ezek jelentősen egyszerűsítik az adminisztrációt, és kiszámíthatóvá teszi az adó mértékét. Azonban sok kisvállalkozó nem nyújtja be időben az ehhez szükséges nyilatkozatot, így automatikusan a normál hipaszabályok szerint kell fizetniük, ami jóval magasabb összeget jelenthet.
Léteznek olyan kedvezmények is, amelyek a vállalkozás tevékenységéhez kapcsolódó költségeket veszik figyelembe. Bizonyos beruházások vagy fejlesztések után csökkenthető a hipa alapja, de ezekről sokan nem tudnak, vagy nem veszik a fáradságot, hogy utánajárjanak.
A hipakedvezmények igénylése általában nem bonyolult: elegendő időben beküldeni a megfelelő nyilatkozatokat vagy kérelmeket az illetékes önkormányzathoz.
Látod, milyen sokféleképpen lehet belesétálni egy-egy adózással kapcsolatos csapdába? Pedig ez csak néhány tipikus példa a tengernyi hibalehetőség közül. Te hányat követsz el közülük? Ha a hátad közepére nem kívánod az adótervezést, akkor javaslom, gondolj úgy rá, mint a profitnövelés egyik legkönnyebb formájára: nem kell hozzá plusz bevétel, nem kell fájdalmasan csökkenteni a költségeidet, nem kell leépítened. Csak egy kicsit el kell mélyülnöd a számokban, meg kell értened a kedvezmények feltételeit, és össze kell tudnod állítani néhány egyszerű dokumentumot.
Ha egyedül nem megy, keress meg, segítek. Az adóoptimalizálás az a terület, ahol egy tanácsadó díja a leggyorsabban térülhet meg -akár sokszorosan!
