Igaz, hogy már csak néhány nap és itt a karácsony, én mégis arra buzdítalak, hogy a megérdemelt pihenés mellett használd ki az év utolsó napjait, és kritikus szemmel nézd át a vállalkozásod helyzetét, költségeit. Ha idén akár csak a gondolataid összeírásáig eljutsz, már azzal hozzájárulhatsz a céged fejlődéséhez. Ez a lista jó alap lesz ahhoz, hogy januárban megtedd az első konkrét lépéseket is, és egy megalapozott, reális üzleti tervvel vágj neki a 2021-es évnek.
Az előző blogbejegyzésemben azt feltételeztem, hogy már túl vagy a költségeid alapos átvizsgálásán ebben a nehezebb, koronavírusos időszakban. Azonban a cikkem publikálását követően azzal szembesültem, hogy ügyfeleim és vállalkozó ismerőseim, barátaim közül sokan még nem végezték el ezt a fontos elemzést.
Ha te is elmaradásban vagy, itt az idő, hogy most részletesen áttekintsd a költségeidet, hiszen ez egy lényeges elem a jó üzleti terv készítéséhez is. Most induló vállalkozások ezt nem tudják megtenni, de ha neked már van múltad akár csak pár hónap, ez a vizsgálat nagyon hasznos lesz a következő év tervezéséhez.
Javaslom, hogy a következő 3 lépés mentén végezd az elemzést.
- A működés finanszírozásának ráfordításai
Egy vállalkozást elsősorban tőkéből és hitelből lehet finanszírozni. Ezeken túl a működést finanszírozhatjuk többek között vissza nem fizetendő állami támogatásból, a beszállítók kifizetési határidejének növelésével és a vevők fizetési határidejének csökkentésével.
A tulajdonosok gyakran tagi kölcsönből vagy bankhitelből szeretnék pótolni a hiányzó pénzforrást. Most, amikor az állam is kiemelkedően fontosnak tartja a gazdaság életben tartását, érdemes utánajárni, hogy milyen vissza nem térítendő állami támogatásban részesülhetsz.
Ha van már banki hiteled, amit például egy korábbi, nagyobb eszközberuházáshoz vettél fel, javaslom, hogy nézd át a feltételeit, és keress kedvezőbb finanszírozási ajánlatot. A számos támogatott hitelkonstrukció között valószínűleg találsz olyat, amelyik kisebb terhet jelent a vállalkozásodnak. A jelenlegi hiteledet nyújtó banknál is kezdeményezhetsz tárgyalást a hitel kiváltására egy kedvezőbbel, azonban ha ők elzárkóznának (amit őszintén szólva nem hiszek), akkor felkereshetsz más bankokat is. A bankoknak is szükségük van a jó ügyfelekre. Nagyon is igaz az MNB NHP Hajrá mottója, hogy „Most önért versenyeznek a bankok!”. Használd ki ezt a lehetőséget.
Ha most tervezel nagyobb beruházást, eszközvásárlást (új vagy akár használt tárgyi eszköz beszerzését), vedd igénybe az NHP Hajrát, mert kedvező a kamata, sőt az ügyintézés is gyors és viszonylag egyszerű. Felvehető még korszerűsítésre, fejlesztésre, munkabér-finanszírozásra, hitel kiváltására és forgóeszköz-finanszírozásra (ez lényegében a működési költségeket takarja, ami szinte bármit magában foglalhat).
- Direkt költségek – termeléshez, szolgáltatásnyújtáshoz közvetlenül kapcsolódó költségek
Hosszan lehetne sorolni ezeket a meghatározó és kritikus költségtételeket, amelyek a konkrét tevékenységedtől is nagyban függnek, ezért csak gondolatébresztő példákat adok meg.
Én a beszállítói szerződések átnézésével kezdeném, és nemcsak az árakat, de az egyéb kondíciókat is átgondolnám. Van-e olyan tétel, amit nem tartasz arányosnak? Esetleg tudsz jobbat a piacon? Ha szeretnél változtatni vagy újból megversenyeztetni a potenciális beszállítókat, tedd meg. Sokat nem veszíthetsz vele, sőt lehet, hogy kedvezőbb feltételeket érsz el. Ha új az árud vagy a szolgáltatásod, talán mostanra gyűjtöttél elég tapasztalatot ahhoz, hogy felismerd, mire is van pontosan szükséged.
Ha nagyobb gépeket használsz és hosszú távú konstrukcióban bérled őket, vizsgáld meg, hogy még mindig ez-e a legjobb megoldás. Lehet, hogy már rentábilisabb megvásárolnod az eszközt a bérlés helyett.
A személyi költségek is jelentős összegre rúghatnak, azonban a kollégáid többrétű elemzést igényelnek. A forintosított értékeken túl fontos az elégedettségük, a lojalitásuk, a megbízhatóságuk, a lelkesedésük, a kreativitásuk. Ez a téma túlmutat a költségek racionalizálásán, mert olyan dilemmákkal is szembesülhetsz, mint hogy egy jobban teljesítő, de még fiatal és egyedülálló munkatársat vagy egy kevésbé jól dolgozó, kétgyerekes, negyvenes családanyát küldj el. Felelős munkaadóként fontos mérlegelned – összetettebb esetekben akár egy üzletviteli tanácsadó és egy HR-szakértő bevonásával –, hogy rövid és hosszú távon milyen tovagyűrűző, előre nem látható hatásokkal járhat egy leépítés vagy átszervezés. A profi szakértők segíthetnek olyan megoldást találni, ahol a kecske is jóllakik (azaz eléred a tervezett profitcéljaidat) és a káposzta is megmarad (azaz elkerülöd az elbocsátásokat).
- Indirekt költségek – az általános, termelés volumentől általában nem függő kiadások
Ebbe a kategóriába sorhatók például az ingatlanbérleti díjak, a rezsiköltségek, a kommunikációs költségek, amelyek összesítve szép summát tehetnek ki.
Ha a home office-ba kényszerült dolgozók miatt jóval kevesebb területet használsz, mint korábban, ellenőrizd, hogy az irodabérleti szerződésed lehetővé teszi-e a bérelt terület egy részének „visszaadását”. Ha még nincs ilyen opciód, bátran kezdeményezz róla tárgyalást, és érd el, hogy legyen. A világ nagyot változott ezen a téren, olyan új helyzet állt elő, ami egy 2-3 éve kötött szerződésnél nem volt előre látható. Te nem szórhatod a pénzed, a bérbeadónak pedig az az érdeke, hogy bérlői kiszámíthatóan fizessenek. Így ő is jobban járhat, ha a visszaadott területet másnak adja ki, de te is megmaradsz fizetőképes ügyfelének.
Az internet- és telefoncsomagok tarifái és kondíciói is megérnek egy átolvasást és egyeztetést. Lehet, hogy a díjak maradnak, azonban jóval gyorsabb internetet kapsz ugyanazon az áron. A szolgáltatók maguktól nem jelentkeznek ezzel, neked kell lépned.
A különféle könyvelői, jogi és pénzügyi tanácsadói szerződéseket is érdemes átnézned. Ne fizess átalányt, ha nem veszed igénybe folyamatosan az adott szolgáltatást. Gondold át újra, hogy kivel szeretnél dolgozni, milyen tanácsokra van gyakrabban szükséged. Ezek időről időre változnak. Más jellegű segítség kell a cégalapítás kezdeti szakaszában, 2-3 éves növekedés után vagy 5-6 év múlva, amikor már cégeket vásárolnál, ha olyan jól megy az üzlet.
Gondold át a céged működési folyamatait is. Biztos, hogy minden jól funkcionál? Milyen gyakori a tűzoltás jellegű munkavégzés, a túlóra? Milyen stresszt, feszültséget okoz a fejetlenség a munkatársak körében? Milyen extraköltségekkel jár mindez? Amit csak lehet, egyszerűsíts. Például a kettős (vagy sokszor többszörös) adatbevitel elkerülésével nemcsak időt és pénzt takaríthatsz meg, de a hibázás esélye is csökken. Gondold újra a munkafolyamatokat, és az eredmény fényében határozd meg, valójában hány teljes idős munkatársra, részidős tanácsadóra van szükséged a viszonylag nyugodt, hatékony munkavégzéshez. Egy ilyen elemzés maga is projektfeladat, azaz nem kell állandó munkatársat felvenned rá, hanem elég megbíznod egy külsős szakértőt, aki jelentősen javíthat a céged pénzügyi mutatóin is.
Remélem, a fenti példákkal sikerült motiválnom téged, és kellő inspirációt kaptál a vállalkozásod költségeinek, pénzügyi ráfordításainak felülvizsgálásához. Természetesen ahány cég, annyiféle probléma merülhet fel a költséggazdálkodásban. Ha kérdésed van a saját vállalkozásod költségeinek, kiadásainak racionalizálásával kapcsolatban, vagy szeretnéd, hogy segítsek egy megalapozott és megvalósítható 2021-es üzleti terv elkészítésében, keress meg a blogom Kapcsolat oldalán található elérhetőségemen, vagy látogass el a hofernoemi.hu oldalra, ahol részletesebben is megismerheted a szolgáltatásaimat.
Jogi szakokleveles közgazdászként és nemzetközi adószakértőként, 20 éves gazdasági felsővezetői tapasztalattal a hátam mögött kis és nagy cégeknek kínálok gazdasági, pénzügyi, üzletviteli tanácsadást. Néhány éve a Forbes magazin a 20 legbefolyásosabb nő közé sorolt az üzleti életben.
