A vállalkozást indító ügyfeleim gyakran kérdezik tőlem, hogy milyen szokások, napi, heti, havi rutinok bevezetését tanácsolnám nekik annak érdekében, hogy jobban menedzselhessék a cégüket. A jobb szervezettséggel és rendezettséggel, a hatékony időmenedzsmenttel, a produktivitás növelésével szinte mindenki küzd. A jó hír, hogy a dolog tanulható – nekem sem ment azonnal –, és ha az érdeked úgy diktálja, a motiváció sem fog hiányozni.
Nem csak a vállalkozásindítás jár rengeteg feladattal, a későbbi időszakok is bővelkednek tennivalókban, mivel a reménybeli növekedés útján újabb lépcsőfokokat ugrasz majd. Az egész attól izgalmas, hogy kihívásokkal teli és igényli a gondolkodást.
A tisztán gazdasági, pénzügyi, szakmai kérdéseken túl a menedzsmentről, cégvezetésről is sokat tanultam, tapasztaltam. Úgy gondolom, hogy az eredményes pénzügyek intézéséhez néhány jó szokás bevezetése elengedhetetlen.
A következőkben megosztok veled 7 szokást, amit üzleti mentorkért különösen ajánlok.
- Tarts rendet!
Rend a lelke mindennek. Tudom, épp elég volt ezt hallani édesanyádtól gyerekkorodban, szemlesütve állva a rumlis szobád közepén. De az intése felnőtt korban is megszívlelendő. Ez a manapság több szempontból egyre divatosabb hozzáállás minden jól működő vállalkozás egyik alapja. (Ismered Marie Kondót, a japán rendszerezőművészt?) Pár hónapja a minimalista elvekről szóló blogbejegyzésemben is írtam erről, de ha nem is szimpatizálsz a minimalizmussal, egy minimális rendezettségre akkor is szükséged lesz.
A céged dokumentumai, fontos anyagai – a papír alapúak éppúgy, mint a digitális formában nyilvántartottak – legyenek egy logikus szisztéma szerint rendezettek. A rendben könnyebb fókuszálni, jó döntéseket hozni és a komplexebb ügyleteket átlátni. Ha nem tudod a rendet napi szinten folyamatosan megteremteni, akkor hetente szánj rá időt. Írd be a naptárodba, mint egy kötelező feladatot. Ezt az egyszerű kis módszert sok más szokásnál is hasznos bevezetni.
A gondolataid között is teremts rendet. Írd le az ötleteidet egy tematizált szisztémában, azokat is, amelyekkel csak később szeretnél foglalkozni. Vagy ha nincs időd leírni, mondd fel a telefonod hangrögzítőjére. A lényeg, hogy ne vesszen el.
- Priorizálj!
Mindig, mindenben priorizálj! Kezdd a feladataiddal. Milyen teendők várnak rád a héten? A vállalkozás elindításakor például a jó minőségű termékportfólióra, a gördülékenyen működő logisztikára, az ügyfélszerzésre, a marketingre, a biztos cash-flow megteremtésére koncentrálsz. Később fontos lesz többek között, hogy a munkatársaid lojálisak és proaktívak legyenek, vagy hogy jól tudd tervezni a céged eredményét, optimálisan fizess adót. Ha meg tudod tenni, írd le az adott hét feladatait, és gondold át, hogy melyik élvez elsőbbséget. A fontos – kevésbé fontos, sürgős – nem sürgős tengelyek mentén helyezd el őket. Ha néhány hónapon át rendszeresen csinálod, kialakul egy rutinod, amely alapján könnyedebben tudsz sorrendet állítani a későbbiekben is.
Nehezen ítéled meg, hogy mi igazán fontos? Jó elv, ha a fontossági sorrendet aszerint határozod meg, hogy egy-egy döntés milyen hosszú távra hat a cégedre.
A napi feladataidat kezdd a magasabb prioritásúakkal. Jóleső érzéssel tölt el, ha letudod őket, így a kisebb ügyeket könnyedebben leszel képes megoldani.
Lehet, hogy te máshogy működsz, neked más sorrend válik be. Ismerd meg, mi a legjobb metódus számodra. Engem elégedettséggel tölt el, ha már délelőtt sokat tettem a sikereimért.
- Delegálj!
Garantálom, hogy nem ezt a szokást lesz a legkönnyebb kialakítanod, de ha sikerül, minőségi változás következik be az életedben – és a cégedében is. Nem szerencsés elapróznod magad. Ügyfeleimnél is látom, hogy ez milyen nehéz, és persze személyesen is megtapasztaltam. Később mégis az egyik erősségemmé vált. Az egész folyamat ott kezdődik, hogy jól válaszd ki a munkatársaidat és a partnereidet. A bizalom és a megfelelő (nem túlzásba vitt) kontroll a jó delegálás kulcsa. Sokan azt gondolják, hogy csak ők tudják az adott feladatot jól elvégezni, vagy a másik gyakori frázis, hogy tovább tart elmagyarázni, mint ha maguk csinálták volna meg. Csakhogy ez nem igaz. Ha jók a kollégáid, akkor a betanításukra szánt idő hosszú távon sokszorosan megtérül. Érdemes a delegálást a kisebb hozzáadott értékű feladatokkal kezdeni, hogy ne vegyenek el tőled energiát. Így lesz erőd a nagyobb értéket teremtő ügyeidre koncentrálni.
- Kérj tanácsot!
Ennek a szokásnak a kialakítása kapcsolódik az előzőhöz. Amihez nem értesz igazán, arra ne pazarold az értékes idődet. Találd meg azt, aki tapasztalt benne és akivel jól tudsz együtt dolgozni, mert a szakértelmén túl empatikus is, és gyorsan megérti, megérzi, mire van szükséged.
Megteheted azt is, hogy először utánanézel a kérdésednek az interneten. Valószínűleg nem minden problémádat sikerül önerőből megoldanod, de kapsz ötleket arra, hogy kihez fordulj a segítségért. Engem is sokan találnak meg így – nincs igazán tapasztalt gazdasági, pénzügyi tanácsadó a közvetlen ismerőseik között, ezért közösségi oldalakon vagy a kereső segítségével próbálják felkutatni a megfelelő szakembert. Egy idegennel szemben persze indokolt az óvatosság, ezért fektess hangsúlyt a referenciákra, a leinformálhatóságra, és óvatosan haladva tedd meg az első lépéseket.
- Hagyd érni a gondolataid!
Te is érezted már azt, hogy nem hallod a saját gondolataidat, vagy egyszerűen semmi időd nincs gondolkodni? Pedig ha vállalkozásod van, a gondolkodásra is kell időt szánnod. Vannak olyan komplex kérdések, amelyeken hosszabban – akár hetekig, hónapokig is – érdemes gondolkodni, mielőtt az igazán jó és racionális döntést meghozod. Ahogy az első szokás kialakításánál, úgy itt is javaslom, hogy tervezd be a programodba, és vezesd be a naptáradba. Befejezheted vele a délelőttödet, vagy ütemezheted ebéd utánra. Kísérletezz, és találd meg, számodra mi a legjobb. A mindennapi vállalkozói élet tele van gyorsan megoldandó feladatokkal, de a szintlépéshez, a fejlődéshez a vállalkozásodtól kicsit eltávolodva szükséges ránézned a tevékenységedre. Például azt is jó időnként átgondolnod, hogy a működési folyamataid elég egyszerűek és rugalmasak-e. Megfelelően támogatják-e, hogy a szolgáltatásod színvonala kiemelkedő legyen? Vagy mondjuk nyugodt körülmények között jó áttekintened, hogy milyen támogatás elnyerésére irányuló pályázaton lenne érdemes indulnod.
- Engedd szabadjára a fantáziádat!
Az „álmodj, tervezz, valósítsd meg” mondás nagyon is igaz. Sok vállalkozás egy álommal kezdődik arról, hogy ki mivel szeretne igazán foglalkozni. Ezt az álmodozást nem árt később is fentartani. Kellő mértékben és keretek között. Pszichológiai kutatások szerint az időnként elengedett kontroll jó hatással van a kreatív ötletek megszületésre. Azok a cégalapító párosok érnek el nagyobb sikereket, ahol az egyik fél óriási álmodozó, a másik fél pedig két lábban a földön járó realista. Talán olvastál Yves Saint Laurent és Pierre Bergé párosáról – ők ilyenek voltak. De miért ne lehetnél te egy személyben a kettő? Van egy álmodozó és egy realista éned is? Szerencsés vagy. Nincs is annál jobb, mint korlátok nélkül elképzelni, milyen terméket szeretnél készíteni, készíttetni. Vagy megálmodni, hogyan nyújtanál egy új szolgáltatást egy olyan probléma megoldására, amiről a fontossága ellenére még nagyon kevesen beszélnek. Ahhoz, hogy a részleteket kidolgozd, először szükséges egy fantáziadús elképzelés. Az írás nekem sokat segít. Próbáltad már? Ha igen, tapasztalhattad, hogy tényleg letisztítja a gondolatokat. Mint egy jó szerkesztő, kihúzza a felesleget, a sallangot belőle, és megmarad a lényeg.
- Magad sorold az első helyre!
Miért ezt írtam utolsónak? Mert, ha megfogadod, úgyis első lesz. Ne feledd, az egész vállalkozásod akkor működik igazán jól, ha te vagy az első. Tudom, „a vevő az első” szemléletmód sokkal elterjedtebb, de szerintem az is csak akkor működik jól, ha te jól érzed magad a vállalkozásodban, azaz, ha te vagy az első. Ha szereted a cégedet, ha érdekel, amivel foglalkozol, ha kutatod az újdonságokat a témában, ha folyamatosan tanulsz, ha mindenkinél jobb szeretnél lenni benne, és ha ezt az egész cég kultúrájába is átülteted. Akkor esélyed van a sikerre. Csak így érdemes minden napnak nekikezdeni. Ha így érzel, a munka nemcsak kimerít, de fel is tölt és sikerélményt ad.
Természetesen ahány cég, annyiféle probléma merülhet fel ebben a témakörben is. Ha kérdésed van a vállalkozásindítással vagy -fejlesztéssel kapcsolatban, vagy szeretnéd, hogy segítsek más gazdasági kérdésben, keress meg a blogom Kapcsolat oldalán található elérhetőségemen, vagy látogass el a hofernoemi.hu oldalra, ahol részletesebben is megismerheted a szolgáltatásaimat.
Remélem, a leírtakkal sikerül hozzájárulnom vállalkozásod 2021-es sikeréhez. Ezek a tanácsok általánosságban értendők. Az, hogy a te vállalkozásodra miként alkalmazhatók, függ a vállalkozásod konkrét, általam nem ismert helyzetétől.
Jogi szakokleveles közgazdászként és nemzetközi adószakértőként, 20 éves gazdasági felsővezetői tapasztalattal a hátam mögött kis és nagy cégeknek kínálok gazdasági, pénzügyi, üzletviteli tanácsadást. Néhány éve a Forbes magazin a 20 legbefolyásosabb nő közé sorolt az üzleti életben.
