Az adóhatóságtól érkező váratlan üzeneteket a legtöbb vállalkozó remegő kézzel nyitja meg. Ha pedig a félelme beigazolódik, mert a rettegett adóellenőrzésről tájékoztatják benne, jeges félelem szorítja össze a torkát. „Miért pont én? Miért pont most?” – kérdezik kétségbeesetten. Még a nagyvállalatok érzelemmentesebb gépezete is nyűgnek érzi az ilyen ellenőrzést, mert éppúgy nincs rá felesleges munkaerő-kapacitásuk, mint a kisebb-közepes cégeknek. Miért is lenne? A hatósági adóellenőrzés (akár az állami, akár egy önkormányzati adóhatóság végzi) általában teljesen tervezhetetlen, váratlan feladatot ró az adózóra.
Ha kiszámítottan működik a vállalkozásod, azaz a kollégáid, veled egyetemben, maximális időhatékonysággal dolgoznak, akkor garantált, hogy lesz olyan projekt, megoldandó probléma, ami az adóellenőrzés miatt csúszik majd. Hogy mennyit? Sajnos, sem az adóellenőrzés időtartama, sem a szükséges munkaidő-ráfordítás nem becsülhető meg pontosan. Ráadásul pont a vállalkozás vezetőit, gazdasági-pénzügyi kulcsembereit vonja ki a profittermelő tevékenységből. Cégvezetőként valószínűleg a te idődet is jócskán igénybe veszi. Különféle nyilatkozatokat kell tenned, adatokat és dokumentumokat kell előbányásznod a fiók vagy a merevlemez mélyéről, régi e-maileket kell átbogarásznod, évekkel ezelőtti projekteket, eseményeket kell felidézned, hogy válaszolni tudj a NAV kérdéseire.
Hogyan fogalmazz?
Az első tanácsom, hogy minden kérdésre szabatosan, tömören, a száraz tényekre hagyatkozva válaszolj. Ha például azt kérdezik, hogy egy üzleti partneredet mikor és hogyan ismerted meg, elég, annyit írnod, hogy „2018 májusában ajánlotta őket az XY Kft. beszállítónk. 2018 júniusában személyesen találkoztam a cég vezetőjével a székhelyünkön, ahol megbeszéltük az együttműködésünk alapkérdéseit. A későbbiekben e-mailben és telefonon egyeztettük a részleteket.” Kezdetnek ennyi bőven elég. Megadtad a dátumokat, megnevezted a kapcsolat forrását, a partnernél kapcsolatot tartó személyt, a kapcsolatfelvétel módját és helyszínét. Röviden, lényegre törően. Ha a hatóság kíváncsi a részletekre is, úgyis kérdezni fognak.
Kik aggódhatnak?
Áprilisban a NAV közzétette 2022. évi ellenőrzési tervét. Idén a jelentős költségvetési kockázatot hordozó tevékenységek folytatói lesznek elsősorban a célkeresztben: a webhelyeken értékesítők, az építőipari és építőanyag-kereskedelmi tevékenységet folytatók, a gépjármű- és gépjárműalkatrész-kereskedelmi és gépjármű-javítási tevékenységet végzők, az ingatlanközvetítői tevékenységgel, turizmussal, vendéglátással, szálláshely-szolgáltatási tevékenységgel foglalkozók stb. Továbbra is kiemelten ellenőrzik a költségvetési bevétel szempontjából kockázatot hordozó adóalanyokat, például a vagyonvédelmi tevékenységet folytatókat, a munkaerőkölcsönzéssel vagy a takarítással foglalkozó vállalkozásokat.
Mi a jó az adóellenőrzésben?
Tudom, nehéz elképzelni, de az adóellenőrzés néha még jól is jöhet. A szakmai életemben volt olyan eset, amikor egy NAV-ellenőrzés megerősített egy újonnan bevezetett gyakorlatot, amelyben a szokatlan módszere miatt láttunk kockázatot. Azonban az ellenőrzés után biztosan tudtuk, hogy helyesen járunk el. A te cégedben is alkalmazhattok olyan módszereket, megoldásokat, amelyeknek helyességében nem vagytok teljesen biztosak. Akár megerősíti, akár kijavítja egy adóellenőrzés az eljárásotokat, a jövőben magabiztosabban alkalmazhatjátok a jó megoldást. Azaz: egy adóellenőrzésből tanulni is lehet.
Készülj fel!
Ahogy minden kihívásnál, a hatósági adóellenőrzésnél is igaz, hogy felkészüléssel csökkentheted a stresszt. Tiszta fejjel, pánikolás nélkül több időd és energiád marad a problémák megoldására az ellenőrzés során.
Lássuk, milyen intézkedésekkel teheted könnyebbé az életedet, ha holnap vagy holnapután kopogtatnak nálad a NAV ellenőrei.
Tartsd rendben a nyilvántartásaidat!
A vállalkozásod dokumentumai legyenek rendezettek, könnyen előkereshetők, azonosíthatók és összegyűjthetők. Elsősorban a szerződéseidet, a számláidat, a teljesítésigazolásokat, a szállítóleveleket, a bankbizonylatokat, a munkavállalói dokumentumokat és az ügyleteid minden fontos dokumentációját kell különféle szempontok szerint rendszerezned. Ha külső könyvelőcéggel dolgozol, fontos már az együttműködés kezdetén megbeszélni, hogy az egyes dokumentumtípusokat hol és hogyan tartjátok nyilván. A szerződések iktatására érdemes külön rendszert kialakítani a megrendelések típusai szerint. Különüljön el a vevői, a szállítói, a munkavállalói és a hitelszerződések nyilvántartása. Ha másért nem, legalább azért, mert már egy közepes cégnél is más szervezeti egység foglalkozik velük. Ha a te céged még kicsi, de növekedni szeretnél, akkor az ilyen adminisztratív teendők megszervezésével is érdemes felkészülnöd arra az időre, amikor már a nagyok között fogsz játszani.
Az ellenőrzés típusától függően a NAV ellenőreit más és más jellegű információk érdekelhetik, így elég változatos dokumentumokat kérhetnek tőled.
Ügyelj arra, hogy – a vonatkozó jogszabályokat betartva – minden fontos tételről legyen érvényes szerződésed. Legyenek megfelelő aláírással ellátva, rendelkezz az összes időközben egyeztetett módosításukkal. Legyen összhang a számlázások és a szerződések között. Ha esetleg késett egy projekt, akkor a teljesítésigazolással megfelelően dokumentáljátok. Tudom, hogy amikor sürgős határidők szorítanak, az adminisztráció könnyen háttérbe kerül, de a későbbiekben sok fejfájástól kímélheted meg magad, ha mindent időben és pontosan vezetsz, nehogy feledésbe merüljön. Az adóhatóság akár 5-6 év múlva is rákérdezhet minden gazdasági eseményre, azaz hétköznapi nyelven ügyletre, tranzakcióra, számlázásra. És ha már itt tartunk:
Meddig ellenőrizheti az adóhatóság a vállalkozásod adómegállapításait?
Az adómegállapításhoz való jog elévülési idején belül. Ebben az időszakban állapíthat meg adót az állam – és te is mint vállalkozó vagy akár magánszemély. De mi is ez az elévülési idő? Ezt az adóellenőrzés szabályait részletesen ismertető Az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (Art.) a következőképpen határozza meg: Az adó megállapításához való jog annak a naptári évnek az utolsó napjától számított öt év elteltével évül el, amelyben az adóról bevallást, adatbejelentést, bejelentést kellett volna tenni, illetve bevallás, adatbejelentés, bejelentés hiányában az adót meg kellett volna fizetni.
Azaz például 2022 végéig ellenőrizhetők azok az adóbevallások, amelyeket 2017-ben nyújtottak be. Ilyen lehet például a 2016. évi beszámoló alapján 2017 májusában benyújtott társaságiadó-bevallás.
Ez a főszabály az elévülési idő számítására, de a való élet nem ilyen egyszerű, mert bizonyos esetekben az elévülés megszakad, nyugszik vagy meghosszabbodik. Például az önellenőrzés bevallása az adómegállapításhoz való jog elévülését megszakítja, ha az adókülönbözet az adózó (azaz a te vállalkozásod) javára mutatkozik.
Mi az önellenőrzés és miért jó?
Az önellenőrzés az adózó (az a vállalkozásod) fontos joga a kiszámított adó helyesbítésére, módosítására. Az önellenőrzés során az önadózás, az adóbeszedés útján megállapított vagy megállapítani elmulasztott adót, adóalapot és a költségvetési támogatást helyesbítheted.
Előfordulhat, hogy egy adószámításban vagy egy adózási feltétel értelmezésében akár te magad, akár a könyvelőd vagy az adótanácsadód hibát követ el. Azonban ha erre időben, azaz az adómegállapítási jog elévülési idején belül rájöttök, akkor önellenőrzés beadásával lehetőségetek van a helyesbítésre és az esetleges kiegészítő adók befizetésére. Megjegyzem, hogy már az adómentességet és az adókedvezményt is lehet utólag önellenőrzéssel érvényesíteni, illetve igénybe venni.
Nem mindig lehet azonban önellenőrzéssel adózást módosítani. Ha például az adótörvényben megengedett választási lehetőséggel jogszerűen éltél, azon utólag, önellenőrzéssel már nem változtathatsz.
Az önellenőrzés, sajnos, időnként pluszköltséggel is jár. Ha az önellenőrzéssel módosított kötelezettség magasabb, mint az eredetileg bevallott és fizetett adó összege, önellenőrzési pótlékot kell fizetni. Mértéke naponként a jegybanki alapkamat 365-öde. A pótlékot az eredeti bevallás benyújtására előírt határidőt követő nap és az önellenőrző bevallás benyújtása közötti időszakra kell kiszámítanod. Ha ugyanazt a bevallást még egyszer módosítanád, akkor a pótlékot a jegybanki alapkamat napi átlagának másfélszeresével kell kiszámolnod.
Az önellenőrzés legnagyobb előnye, hogy ha te magad helyesbíted az adóbevallásodat, akkor a pótlék jelentősen alacsonyabb, mint ha egy hatósági adóellenőrzésen a NAV állapítja meg a hibát, és még büntetést is kiszab rád.
Légy tisztában a jogaiddal és a kötelezettségeiddel!
Ha a fentiekben hivatkozott Art. adózási jogszabályt nincs kedved teljesen elolvasni, legalább az adózóként az adóellenőrzési eljárásban téged érintő jogaidat és kötelességeidet ismerd meg. Ha számodra ez is túl idegen, akkor keress meg engem, és egy gazdasági konzultáció keretében megismertetem veled a legfontosabb rendelkezéseket. Sőt, ha szeretnéd, később akár a vállalkozásodat érintő konkrét adóellenőrzési kérdéseket is megbeszélhetjük. De a lényeget itt is leírom:
Adózóként az a legfontosabb kötelességed az ellenőrzés során, hogy az adóhatósággal együttműködj, az ellenőrzés feltételeit a helyszíni ellenőrzés alkalmával biztosítsd, az adóhatóság felhívására az adóhatóság által meghatározott módon nyilatkozatot tégy.
Ebben az eljárásban adózóként jogosult vagy az ellenőrzést végző személyazonosságáról és megbízásáról meggyőződni, az ellenőrzésnél jelen lenni, a megfelelő képviseletről gondoskodni. Jogod van az ellenőrzés során keletkezett iratokba az eljáró adóhatósággal történő előzetes egyeztetést követően betekinteni, a megállapításokkal kapcsolatban felvilágosítást kérni, azokra észrevételt tenni. Továbbá jogosult vagy bizonyítási indítványokat előterjeszteni, a jegyzőkönyvet megismerni, és a jegyzőkönyv átadását, kézbesítését követő tizenöt napon belül, adóellenőrzés esetén harminc napon belül észrevételt tenni. Fontos, hogy az észrevétel megtételére nyitva álló határidők jogvesztők.
+ TIPP: Végeztess adóauditot!
Egy adóauditon az optimális adózásod feltérképezése mellett tippeket kapsz arra, hogy milyen működési gyakorlatokkal tudsz bármikor készen állni egy adóellenőrzésre. Ügyfeleimnek gyakran tanácsolom, hogy ne az éves adóbevallás előtt egy-két héttel foglalkozzanak az adózással, hanem legalább negyedévenként. Sokkal egyszerűbb, alaposabb és megnyugtatóbb lesz az a saját magad által elvégzett negyedévenkénti kontroll, ami nem kutyafuttában történik, hanem valóban átnézed vagy átnézeted a szerződéseket, a számlákat, a költségelszámolásokat. Utóbbinál különösen fontos kérdés, hogy egy adott kiadás tényleg a vállalkozás érdekét szolgálta-e, és hogy ezt tudod-e bizonyítani. A legjobb, ha a könyvelési dokumentációdban az is szerepel, hogy az egyes kiadások milyen célt szolgáltak, mert így könnyen és gyorsan tudsz az adóhatóság kérdéseire válaszolni.
Remélem, a leírtakkal sikerül hozzájárulnom vállalkozásod sikeréhez. Ezek a tanácsok általánosságban értendők. Az, hogy a te vállalkozásodra miként alkalmazhatók, függ a vállalkozásod konkrét, általam nem ismert helyzetétől.
Kövesd be a @hofernoemi.hu Instagram oldalamat is, ahol napi szinten osztok meg hasznos tippeket a vállalkozások fejlesztéséhez.
Szeretnél gyakorlati segítséget kapni, hogy vállalkozásod jobban működjön és sikeresebbé válhasson? Gazdasági, pénzügyi, üzleti problémád megoldásával kapcsolatban lenne kérdésed hozzám? Látogass el a www.hofernoemi.hu oldalra, ahol részletesebben is megismerheted a szolgáltatásaimat, és írhatsz nekem. De akár itt, a blogom Kapcsolat oldalán található elérhetőségemen is megkereshetsz.
Jogi szakokleveles közgazdászként és nemzetközi adószakértőként, 20 éves gazdasági felsővezetői tapasztalattal a hátam mögött kis és nagy cégeknek kínálok gazdasági, pénzügyi, üzletviteli tanácsadást. Néhány éve a Forbes magazin a 20 legbefolyásosabb nő közé sorolt az üzleti életben.
