Végre túl vagy rajta! A könyvelőd május 31-ig elkészítette a vállalkozásod tavalyi üzleti évéről szóló éves beszámolóját. Hadd találjam ki: halogatás az utolsó pillanatokig, kapkodás, stressz, a végén pedig izgulás, hogy időben be tudjátok küldeni. Leadás előtt még jóváhagytad, bár – mint sok vállalkozó – nem teljesen igazodtál ki rajta.
Közben pedig megfogadtad, hogy jövőre időben nekiállsz, veszed a fáradságot, és át is tanulmányozod, megtanulod, mi mit jelent. Csak az a baj, hogy ezt már tavaly is megfogadtad.
Ismerős sztori? Nekem, gazdasági tanácsadóként – számos vállalkozóval dolgozva nap mint nap – nagyon is.
Induljunk ki abból, hogy egy vállalkozás célja mindig a profittermelés. Lehetőleg a minél több és minél hosszabb távon fenntartható profité. Amit pénzben lehet kifejezni, vagyis számokkal. Ebből az a rossz hír is következik, hogy egy vállalkozás tulajdonosaként, vezetőjeként nem úszható meg, hogy foglalkozz a számokkal.
Tudom és megértem, hogy az éves beszámoló elkészítése púp a legtöbb cégvezető hátán, aki inkább az üzletmenetre, a profittermelésre és a velük járó napi ügyekre szeretne koncentrálni.
Hogy ezt az éves tortúrát elviselhetőbbé és hasznosabbá tegyük, azt szoktam javasolni az ügyfeleimnek, hogy a beszámolót ne csak egy kötelezően beadandó iskolai dolgozatnak tekintsék.
Neked is ezt tanácsolom – sőt azt is, hogy ne csak évente egyszer foglalkozz vele. Hogy miért? Mert az éves beszámoló kimutatásaiból, ha gyakrabban (havonta, negyedévente) elkészítetted őket, sok értékes információt tudhatsz a vállalkozásod javára fordítani.
Olyanokat, amelyekből pénz lesz.
A havi vagy negyedéves pénzügyi kimutatások a vállalkozásod aktuális működését jelenítik meg számokban. A számok mögött pedig mindig fontos üzleti tények vannak. Olyanok, amelyeket a döntéseiddel tudsz befolyásolni, méghozzá időben.
Például ha egy negyedéves vagy havi pénzügyi kimutatásból időben látod, hogy az újonnan bevezetett terméked alig hoz valami eredményt, akkor azt is időben kiderítheted, hogy mi okozza ezt. Lehet, hogy kevés az árbevétel, azaz alig fogy a termék. Lehet, hogy az eladás volumene magas ugyan, de az előállítási és értékesítési költségek még nagyobb összegre rúgnak.
Ahhoz, hogy tudd, mit mivel mérj össze, melyik költséget hogyan érdemes megosztani, kell egyfajta gazdasági szakértelem. Ez az a pénzügyikontrolling-tudás, amelyre minden vállalkozás vezetőjének szüksége lenne, és amelyet az ügyfeleimnek meg is tanítok.
Az új eredményelemzési szolgáltatáscsomagommal negyedévente egy konzultációban ezt a tudásomat adom át. Egyedileg, személyre és vállalkozásra szabva, mert minden eset más.
Ebben a kétrészes cikkben bemutatom, mit is tartalmaz egy éves beszámoló, és hogyan tudod az egyes részeit hasznosítani a vállalkozásod mindennapjaiban. Az első cikk (ezt olvasod most) a beszámoló négy fő pillérét ismerteti röviden. A második cikkben alaposabban is bepillantunk a négy dokumentumba.
Kezdjük az alapokkal! Mi az éves beszámoló?
Egy olyan számviteli-pénzügyi jelentéscsomag, amely a vállalkozás vagyoni, pénzügyi és jövedelmi helyzetéről és azok változásáról ad megbízható és valós képet. Az alábbi négy részből áll:
- Számviteli mérleg: egy adott időpontra vonatkozó kimutatás, amely tükrözi a vállalkozás vagyonának összetételét (eszközök), valamint ezeknek a vagyonelemeknek a finanszírozási forrását (források). A vonatkozási időpont pedig a mérleg fordulónapja.
Egy hasonlattal élve: ha magánemberként is készítenél mérleget, akkor abból átláthatnád az egész életed során felhalmozott teljes vagyonodat egy adott pillanatban, beleértve az összes tartozásodat is. A lakásodat, a kocsidat, a megtakarításaidat, az összes vagyontárgyadat az utolsó fakanálig, valamint minden eddigi jövedelmedet, a lakáshiteledet, a személyi kölcsönödet, vagy épp a szüleidtől kapott pénzt.
- Eredménykimutatás: egy adott időszak (jellemzően az üzleti év) bevételeit és ráfordításait, továbbá ezek különbözeteként a vállalkozás nyereségét, illetve veszteségét mutatja be.
Magánemberként az eredménykimutatás egy a bevételeidet és kiadásaidat tartalmazó Excel-táblázat lehetne, amelyben akkurátusan vezeted a havi jövedelmedet, a befektetésed hozamait és minden vásárlásodat, az év végén pedig összegeznéd őket.
- Kiegészítő melléklet: azokat az információkat tartalmazza, amelyek a mérleg, az eredménykimutatás és a cash flow mögötti gazdasági események megértéséhez szükségesek.
A kiegészítő melléklet része a cash flow kimutatás, amely a vállalkozás pénzáramlásait (bevételeit és kiadásait) vezeti le. A cash flow kimutatás a pénzmozgásra koncentrál.
Ha magánemberként naprakész cash flow kimutatást vezetnél, abból jól láthatnád, hogy mennyi pénz érkezett be, mennyit költöttél, és összesen mennyi pénzed van még a pénztárcádban és a bankszámládon.
- Üzleti jelentés: az éves beszámoló adatainak értékelésével mutatja be a vállalkozás vagyoni, pénzügyi, jövedelmi helyzetét, az üzletmenetet, a vállalkozás tevékenysége során felmerülő főbb kockázatokkal és bizonytalanságokkal együtt.
Az üzleti jelentést egy kis családi kupaktanácsként érdemes elképzelni, ahol vacsora után a felnőttek összeülnek, előveszik a fenti dokumentumokat, és a bennük lévő számok alapján megbeszélik, hogyan is áll a család anyagilag, mi várható a jövőben, és hogyan kellene felkészülni rá.
Az éves beszámoló anyagaiból – leginkább az eredménykimutatásból és a cash flow kimutatásból – olyan adatokhoz juthatsz, amelyek lényegesen segítik a vállalkozásod pénzügyi tervének elkészítését, vagy a már elkészült tervének az átdolgozását. Ha valaha készítettél már üzleti tervet, azt gondolhattad, hogy a jövőt megjósolni képtelenség. Kitalálhatsz ugyan valamit, de úgyse az valósul meg. Ezt a jogosan felmerülő bizonytalanságot azzal tudod érdemben csökkenteni, hogy hasznosítod a cégedről szerzett tapasztalatokat. Az, hogy mennyi bevételt tudsz elérni egy évben, feketén fehéren kiolvasható a 2021-ben realizált számokból, azaz az éves beszámolód eredménykimutatásából. Sőt, az is, hogy ehhez a bevételhez milyen költségek társultak. Ha elég jó árbevételbontást kérsz a könyvelődtől, akkor azt is láthatod, hogy melyik termékcsoportod mennyi bevételt hozott. Például mennyi műanyag gyerekjátékot értékesítettél és mennyi fából készültet.
Mindezekhez lehet párosítani a költségek megoszlását. A példánál maradva, hogy ezeket a játékokat mennyiért szerezted be, ha kereskedelmi üzleted van, vagy mennyiért gyártottad le, ha például a fajátékokat saját üzemben állítod elő.
Ahhoz, hogy ezeket az információkat megtaláld, némi gazdasági szaktudásra van szükséged. Már ahhoz is, hogy a könyvelődnek meg tudd fogalmazni a kérésedet arról, hogy a bevételeid és a költségeid bontását hogyan kéred.
Az alapstruktúra kialakítása után a napi folyamatokat is lépésről lépésre jó megtervezni, mert csak akkor működnek gyorsan és pontosan. A folyamat felépítésének részeként azt is ki kell találnod, hogyan csoportosítod, vagyis kódolod a bejövő és kimenő számlákat annak érdekében, hogy a szükséges információkat gyorsan és egyszerűen kaphasd meg a könyvelődtől. Egy ilyen rendszer kialakítása tapasztalat híján nem könnyű, ezért a konzultációimon nagy hangsúlyt fektetek arra, hogy megtanítsam az ügyfeleimnek.
Így érheted el, hogy tanulj a múltból, ne vesszen kárba a tapasztalatod, még ha a múlt nem is determinálja a jövőt. Azonban a minél több tapasztalat magabiztosabb döntéshozatalt tesz lehetővé számodra, amelyekkel jobban megy az üzlet.
Az éves beszámoló négy dokumentuma komoly fogódzót nyújt mind a gondolkodáshoz, mind a cselekvéshez. Ne tekints rájuk úgy, mint púpra a hátadon, mert a vállalkozásod sikere szempontjából életbevágó információkat tartalmaznak.
Ezért a következő cikkben egy kicsit mélyebbre ássuk magunkat ezekben a dokumentumokban, és megnézzük, melyikből mit olvashatsz ki.
Remélem, a leírtakkal sikerül hozzájárulnom vállalkozásod sikeréhez. Ezek a tanácsok általánosságban értendők. Az, hogy a te vállalkozásodra miként alkalmazhatók, függ a vállalkozásod konkrét, általam nem ismert helyzetétől.
Kövesd be a @hofernoemi.hu Instagram oldalamat is, ahol napi szinten osztok meg hasznos tippeket a vállalkozások fejlesztéséhez.
Szeretnél gyakorlati segítséget kapni, hogy vállalkozásod jobban működjön és sikeresebbé válhasson? Gazdasági, pénzügyi, üzleti problémád megoldásával kapcsolatban lenne kérdésed hozzám? Látogass el a www.hofernoemi.hu oldalra, ahol részletesebben is megismerheted a szolgáltatásaimat, és írhatsz nekem. De akár itt, a blogom Kapcsolat oldalán található elérhetőségemen is megkereshetsz.
Jogi szakokleveles közgazdászként és nemzetközi adószakértőként, 20 éves gazdasági felsővezetői tapasztalattal a hátam mögött kis és nagy cégeknek kínálok gazdasági, pénzügyi, üzletviteli tanácsadást. Néhány éve a Forbes magazin a 20 legbefolyásosabb nő közé sorolt az üzleti életben.
