A két ünnep közötti nyugalmasabb időszak ideális mind az elmúlt év számbavételére, mind az új évre való felkészülésre, amelyek kulcsfontosságúak egy sikeres vállalkozás működtetéséhez.
Az ilyen jellegű felülvizsgálat segíti a vállalkozásod céljainak elérését az anyagi és az emberi erőforrásaid lehető legjobb használatával, az új lehetőségek megteremtésével.
A vállalkozásod teljesítményének javításához fogj egy üres papírlapot vagy nyiss egy új Word dokumentumot, és írj egy listát a feladatokról, témákról, amelyek foglalkoztatnak és amelyek megoldása sokat lendítene a vállalkozásod működésén.
Íme néhány átgondolandó téma és teendő az új év közeledtével:
- Értékeld a 2021-es céljaid teljesítését
Ha volt egy konkrét 2021-es céllistád, vedd elő és nézd át. Ha nem volt, írd össze a vállalkozásod íratlan céljait. Tekintsd át és értékeld őket szisztematikusan a következő kérdések segítségével:
- Elérted-e a céljaidat? Miért vagy miért nem?
- Ha túlteljesítetted őket, miért? Hogyan? Mik a következő lépések? Például a vártnál magasabb bevételeket a vállalkozásod bővítésére vagy adósságtörlesztésre kívánod fordítani?
- Ha elmaradtak, miért? Hogyan? Mik a következő lépések? Vissza kell vonni egy termék- vagy szolgáltatástípust? Csökkenteni kell az eladás mennyiségi előrejelzését? Csökkenteni kell az árakat?
A döntéshozatal egy vállalkozó alapvető feladata. Számos döntést hozol mindennap, amelyeknek különböző mértékű hatásuk van. A pénzügyek nagyon fontos szerepet játszanak a vállalat fejlődésében, ezért a pénzügyi teljesítményt befolyásoló döntéseket nem szabad félvállról venni.
Ne feledkezz meg alkalmazottaid értékeléséről sem. Ők az üzleti sikered fontos szereplői. Az év végi ünnepi időszak több lehetőséget is kínál arra, hogy megjutalmazd őket a munkájukért.
Ezt követően koncentrálj a jövőképedre, szükség esetén vizsgáld felül az üzletimodell-sémádat.
- Tűzd ki a 2022. évi céljaidat, és készíts mindegyikhez cselekvési tervet
Pénzügyi célok, mutatók, eszközök, folyamatok... Megannyi téma, amivel foglalkozni kell. Elsőre ijesztőnek és áttekinthetetlennek tűnik, de gondos tervezéssel könnyen átláthatod és megszüntetheted a káoszt.
A 2021-es célok áttekintése és értékelése alapján világos képet kaphattál a 2022-es üzleti céljaid legalább egy részéről. Most itt az ideje, hogy leírd őket. Egy ilyen lista kiváló zsinórmértékként szolgál a jövőben, ezért az egész éven át konzultációs támogatást nyújtó ghostpartnerprogramomban is e célok megfogalmazásával kezdem a munkát az ügyfeleimmel.
Növelni szeretnéd az eladásokat? Bővítenéd a termelést? Új alkalmazottakat vennél fel? Új partnerekkel tervezel együttműködni? Szigorúbb leltárkészletet vezetnél? Csökkentenéd a költségeket? Melyeket és miért azokat? Az ilyen és ehhez hasonló kérdések végiggondolása sokat segít céljaid kiválasztásában és fontossági sorrendbe állításában.
Ne csak a múltbeli célokból leszűrt tapasztalatokra támaszkodj az új irányok kijelölésekor, mert bár azok is döntő fontosságúak, de nem elegendőek. Céljaid legyenek motiválóak, de elérhetőek. Az ambíció hajtóerő. Lehetővé teszi, hogy megoldásokat találj a pályán maradásra, és folyamatosan fejleszd a vállalkozásodat. Gondold át azt is, hogy mit szeretnél elérni a cégeddel öt év múlva, és hogy mit kellene hozzá megtenned 2022-ben.
Például ha eddig elhanyagoltad a finanszírozási költségeid optimalizálását, még nem késő foglalkoznod vele. Egy magasabb kamatszintű hitel kedvezőbb kamatozású refinanszírozásával eredményt növelhetsz.
Miután meghatároztad az új évre vonatkozó legfontosabb céljaidat, dolgozz ki mindegyikhez cselekvési tervet. Tapasztalataim szerint erre kiválóan alkalmas a SMART-módszer. A SMART a Specific, Measurable, Attainable, Relevant és Time-based angol szavakból alkotott mozaikszó. Magyarul konkrét, mérhető, elérhető, releváns és időhöz kötött céloknak fordíthatók.
Konkrét, azaz világos és megfogható, nem csak mellébeszélés, nem általános lózung. Konkrét cél például egy új gyártósor üzembe állítása az első negyedév végére, és ezzel a termelési kapacitás 25 százalékos növelése az év végéig. Ellenben ha a kritikusnak számító kezdeményezések megvalósítását tűzöd ki célul, és ehhez kiváló operatív hatékonyságot tervezel bevezetni a vállalat minden részlegében – az bizony ordas nagy lózung.
Mérhető, azaz számszerűsíthető, dokumentálható, nyomon követhető és a korábbi eredményekkel összehasonlítható.
Elérhető, azaz nem megvalósíthatatlan álom, hanem a piaci körülmények és a cég jelenlegi helyzete alapján reális esély van a teljesülésére. Lehet ambiciózus, de ne legyen irreális, mert amiről a lelked mélyén tudod, hogy nem fog teljesülni, azért nem is fogsz teljes erőbedobással küzdeni.
Releváns, azaz az adott körülmények között lényeges, a cég növekedése és sikere szempontjából kulcsfontosságú. A napi hajtás során könnyű eltéveszteni az irányt, és a profit szempontjából lényegtelen dolgokkal vesztegetni az időt. Ha tudod, hogy mik a valódi céljaid, az segít a hétköznapi teendők prioritásának okos meghatározásában.
Időhöz kötött, azaz pontos ütemezés társul hozzá. A cél elérése érdekében kifejtett tevékenységnek pontosan meghatározott a kezdete, a folyamata, a határideje. Enélkül a célod csak lóg a levegőben; könnyű legyinteni, hogy „ej, ráérünk arra még”.
Minden célt bonts fel napi, kisebb teendőkre. Határozd meg a kulcsfontosságú mérőszámokat, amelyeket folyamatosan követni és értékelni tudsz. Mit érhetsz el reálisan a vállalkozásodban, akár egyedül, akár a kollégáiddal? Hány hónap vagy negyedév szükséges hozzá?
A pénzügyi célok az üzleti tevékenységedtől, a vállalkozásod érettségi szintjétől, a piacodtól és a mozgósítható erőforrásaidtól függnek.
Két példa a pénzügyi célokra:
- A nettó nyereség megduplázása két éven belül.
- A termékköltségek 15 százalékos csökkentése a pénzügyi év végére.
Mindezekre alapozva készíts részletes pénzügyi tervet 2022-re. Hogy hogyan? Arról ebben a blogcikkemben írtam, de kérdezz engem is nyugodtan. Ha gyakrabban szeretnél hasznos tippeket kapni, kövesd a @hofernmoemi.hu oldalamat az Instagramon.
- Alakíts ki a teljesítményeket értékelő kontrolling- (beszámolási) rendszert
A havi kontrollingriport az a vállalkozásodról szóló összegző kimutatás, amelyben megtalálod a fő teljesítménymutatókat – angol rövidítéssel KPI-okat –, valamint a pénzügyi teljesítmény méréséhez szükséges összes lényeges adatot. Ha az előző példánál maradva a célod a termékköltségek 15 százalékos csökkentése az év végére, akkor a termékenkénti költségek szigorú havi vizsgálata szükséges a hatékony lépések érdekében. A havi kontrollingriport kialakítása és használata éppoly fontos egy egészen kicsi vállalkozás számára, mint a nagyvállalatok menedzseléséhez. Ügyfeleimmel sokszor dolgozom az ilyen egyedi, egyszerű, ugyanakkor hatékony rendszerek megalkotásán. Ha egyedül vágnál bele, a riporttartalom meghatározásánál ne feledd a következőket:
- A célkitűzésekhez igazítsd: A táblázatban szereplő információ csak akkor jelenjen meg, ha szerepet játszik a célkitűzések elérésében.
- Legyen világos és összegző jellegű: A lényeges információk legyenek néhány másodperc alatt átláthatók és megérthetők (teljesítmény, előrehaladás, hiányosságok).
- Legyen naprakész és megbízható: A táblázatban szereplő adatoknak naprakésznek kell lenniük, hogy gyorsan tudj döntéseket hozni, és megbízhatónak, hogy a döntéseket a megfelelő információkra alapozhasd.
A legjobb megoldás, ha korlátozott számú mutatót választasz. A cél az, hogy megfontolt döntéseket hozz, anélkül hogy belefulladnál az elemzendő számok tengerébe.
A tényleges és a tervezett eredmények közötti különbség adja az eltéréseket. Ezek a különbségek lehetnek pozitívak (túlteljesítés) vagy negatívak (alulteljesítés). Minden eltérés mögött egy kulcsfontosságú információ áll: a kiváltó ok. Ezeket az eltéréseket elemezve meg fogod találni a megoldásokat például az alulteljesítés csökkentésére vagy akár megszüntetésére.
- Építs ki hosszú távú üzleti kapcsolatokat egy hatékony ügyfélkezelési rendszerrel
A megfelelő ügyfélkezelési megoldás kiválasztása nem mindig könnyű döntés. Gyakran még a közepes vállalkozások is megelégszenek egyszerű Excel-táblázatok vezetésével, ami egy idő után könnyen áttekinthetetlenné és elemezhetetlenné válhat.
A többszöri adatbevitelből eredő hibalehetőség és a káosz érzése jelentősen csökkenthető egy jól átgondolt, strukturált, a vállalkozásod működésére szabott, professzionális CRM-rendszer bevezetésével. (A CRM az angol customer relationship management, azaz ügyfélkapcsolat-kezelés rövidítése.) Ez akár gyökeresen megváltoztathatja a vállalkozásod életét. Egy hatékony CRM-platform a kommunikáció racionalizálása mellett segíthet nagymértékben automatizálni az értékesítést is, amelynek mérőszámait egyetlen platformban összesíti. Így intelligens, adatvezérelt döntéseket hozhatsz, amelyek végső soron több eladást, nagyobb nyereséget és az ügyfelek elégedettségének növekedését eredményezik.
Az ügyfelekkel kapcsolatos adatok elemzése segít abban, hogy tudd – és ne csak találgasd –, mely stratégiák működnek és melyeket jobb elhagynod. Ugyanakkor a gördülékenyebb vállalati működés nemcsak az ügyfeleid, de a kollégáid elégedettségét is növelheti.
- Építsd a hírnevedet az ügyfelek elégedettségének növelésével
Az ügyfelek elégedettségének növelése szükségessé teszi a visszajelzéseik összegyűjtését, elemzését és az azok alapján történő folyamatos fejlődést.
Íme néhány kérdés, amelyek mentén elkezdheted felmérni az ügyfelek kezelésének hatékonyságát:
- Van-e mód az ügyfelektől érkező visszajelzések időben történő összegyűjtésére?
- A vállalkozásod visszajelzéskérő rendszere foglalkozik-e az ügyfelek elégedettségével
- a vállalkozásod termékeivel, szolgáltatásaival;
- a vállalkozásod munkatársaival;
- a termékek vagy szolgáltatások átadásának idejével;
- a vásárlás egyszerűségével;
- az árakkal és a fizetési lehetőségekkel kapcsolatban?
A visszajelzéseket legjobb közvetlenül a termék vagy szolgáltatás átadása után, illetve évente egyszer, az éves ügyfélértékelés részeként összegyűjteni.
Miután megkaptad a kitöltött kérdőíveket, szakemberek bevonásával elemezd a válaszokat, hogy lásd, hol jeleskedik a céged, és hol javulhatna. Az erre alapozva bevezetendő fejlesztések az egész vállalkozásodra pozitívan hatnak majd.
Remélem, a leírtakkal sikerül hozzájárulnom vállalkozásod sikeréhez. Ezek a tanácsok általánosságban értendők. Az, hogy a te vállalkozásodra miként alkalmazhatók, függ a vállalkozásod konkrét, általam nem ismert helyzetétől.
Szeretnél gyakorlati segítséget kapni, hogy vállalkozásod jobban működjön és sikeresebbé válhasson? Gazdasági, pénzügyi, üzleti problémád megoldásával kapcsolatban lenne kérdésed hozzám? Látogass el a hofernoemi.hu oldalra, ahol részletesebben is megismerheted a szolgáltatásaimat, és írhatsz nekem. De akár itt, a blogom Kapcsolat oldalán található elérhetőségemen is megkereshetsz.
Jogi szakokleveles közgazdászként és nemzetközi adószakértőként, 20 éves gazdasági felsővezetői tapasztalattal a hátam mögött kis és nagy cégeknek kínálok gazdasági, pénzügyi, üzletviteli tanácsadást. Néhány éve a Forbes magazin a 20 legbefolyásosabb nő közé sorolt az üzleti életben.
