Gondoltad volna tavaly ősszel, hogy az energiaárak egy év alatt megsokszorozódnak? Hogy az infláció 20 százalék fölé ugrik? Hogy 410 forint lesz egy euró? Ki jósolta volna meg, hogy sorra zárnak be a szolgáltatóhelyek, az éttermek, az uszodák, a szállodák?
A vállalkozások tulajdonosaiban és vezetőiben idén ősszel joggal merül fel a kérdés: hogyan készítsenek 2023. évi üzleti tervet ebben a roppant gyorsan változó környezetben?
A rövid válasz: rugalmasan.
De mit is jelent a rugalmas üzleti tervezés, és hogyan kell csinálni?
A hagyományos üzleti tervezés
Kezdjük a hagyományos (azaz nem rugalmas) üzleti tervvel. Nyugodt gazdasági körülmények között több évre előre tudunk tervezni, és viszonylag szűk keretek között tudjuk tartani a tervben szereplő, becsült értékeket. Például 10 százalékos hibahatárral meg tudjuk saccolni a jövő évi bevételünket. Mivel a külső tényezők lassan változnak, nem kell fél szemünket állandóan a terven tartani, nem kell az alapfeltevéseinket és az alapszámainkat módosítani. Legrosszabb esetben negyedévente egy-két kiigazítást teszünk, és dolgozunk tovább az eredeti elképzeléseinket követve.
Az ilyen klasszikus üzleti tervezésről már többször írtam. Ha érdekelnek az alapok, olvass bele ebbe vagy ebbe a cikkembe.
A rugalmas üzleti tervezés
A gazdasági élet időről időre megkergül. Ez ellen nem tehetünk semmit, válságok és turbulens időszakok egy-két évtizedenként menetrendszerűen bekövetkeznek. Ilyenkor gyorsan változik az üzleti élet, és általában nem kedvező irányban.
A rugalmas üzleti tervezés arra szolgál, hogy a vállalkozásod lépést tudjon tartani a változásokkal, és ne sodorják el az egyre vadabb hullámok. A kiindulópontja hasonló, mint a hagyományos tervezésé: meghatározod a vállalkozásod céljait – többek között az elérni kívánt adózás utáni eredményt vagy a piaci részesedés arányát –, de az oda vezető utat nem vésed kőbe.
Több évtizedet töltöttem az üzleti szférában gazdasági vezető pozícióban, megéltem a kétezres évek nagy válságait, és munkatársaimmal együtt sikerrel kormányoztuk át rajtuk az irányításunk alatt álló cégeket. A gyakorlatban tapasztaltam meg a rugalmas üzleti tervezés előnyeit, és erre a tudásra alapozva segítem felkészíteni ügyfeleim vállalkozásait a váratlan és akár szélsőséges helyzetekre. Szeretnélek téged is meggyőzni arról, hogy érdemes időt és energiát fektetni a rugalmas tervezésbe, ezért a folytatásban sorra veszem a mellette szóló legfontosabb érveimet.
Miért van egyre nagyobb jelentősége a rugalmas üzleti tervezésnek?
A vállalkozók, cégvezetők gyakran gondolják, hogy nekik nem kell a pénzügyekkel foglalkozniuk. Már hogyne kellene! A „nekem erre nincs időm” nagyon veszélyes kifogás. A vállalkozás elsődleges célja a profitszerzés. A profitot pénzben határozzuk meg, tehát a pénzzel minden vállalkozásnak foglalkoznia kell. Ez a hosszú távú, fenntartható működés egyik alapja.
Ahogy a bevezetőben említett példákból is látjuk, a világ rakétasebességgel változik. Az elmúlt évben olyan sok tényező módosult, hogy a 2022 őszén elkészített éves üzleti terv elemeit szinte felesleges összehasonlítani a ténylegesen megvalósultakkal.
Nem állítom, hogy nincs értelme hosszú távú, 3-5 éves terveket készíteni – például nagyobb beruházás finanszírozása vagy cégeladás előtt –, csak egyrészt nagyobb bizonytalansággal kell számolni, másrészt időről időre felül kell vizsgálni és módosítani. Innentől pedig a hosszú távú üzleti tervünk is rugalmassá válik.
A rugalmas üzleti tervezés napjainkban a sikeres vállalkozás egyik pillére. Ne sajnáld rá az időt és a pénzt. Ha a módszereket egyszer megtanultad, akkor hosszú évekig tudod alkalmazni őket. Legalábbis én azon vagyok, hogy az ügyfeleimnek a tudást így adjam át.
Hogyan működik a rugalmas tervezés a mindennapi gyakorlatban?
Az a vállalkozás, amely a rugalmas tervezés keretei között készít éves üzleti tervet és azon belül éves pénzügyi tervet, jelentős körülmények változása esetén az éves tervet bármikor felülírja. Akár negyedévente, sőt bármelyik hónapban vagy a hónap közben is. A szabály, hogy nincs szabály.
A vezérelv az, hogy ha egy olyan körülmény változik meg, amely nagy hatással van az üzleti tervedre, akkor megváltoztatod az eredeti éves üzleti tervedet. Ha felülírtad a tervet, el is felejtheted az eredeti komponenseit. Csak a céljaid maradnak meg belőle, a részletek átalakultak. Kitörölted, megsemmisültek. Ezentúl nem kell elvárnod a kollégáidtól, a gazdasági tanácsadódtól, a könyvelődtől, hogy bármilyen elért pénzértéket és mutatószámot az eredeti tervhez hasonlítsanak. Ha szeretnéd kiértékelni egy újabb hónap teljesítményét, például a havi árbevételt vagy a megkötött új szerződések számát, akkor mindezt már az új tervedhez viszonyítva teszed meg.
Amikor összeállítasz egy újabb rugalmas üzleti tervet, akkor a körülményekhez alkalmazkodva újratervezed a szükséges részeket. Különösen az értékesítési mennyiségeket, az árakat, a bevételeket, a költségeket – többek között a nyersanyag- és energiaárakat, a bérleti díjakat, a béreket.
A tervezés logikájából adódik: ha változnak a költségeid, az esetek többségében változnak az értékesítési áraid is. Ha csődbe megy egy meghatározó versenytársad – aki veled ellentétben már csak akkor fókuszált a cash flow menedzselésére, amikor túl késő volt – piaci részesedést nyerhetsz. Azaz az értékesítési volumened növekedésével tervezhetsz. Ez növeli az adózás utáni eredményedet, és az éves eredménycélod is megváltozik. Ennek tudatában többet fordíthatsz például a kollégáid gazdasági tudásának fejlesztésére. Vagy felgyorsíthatod az innovációt. Ezekkel a befektetéseiddel nagyot léphetsz a hosszú távú céljaid megvalósítása és a piaci pozíciód megerősítése felé.
A pénzügyi tervezést minden módosításnál az év hátralévő hónapjaira teljeskörűen tedd meg! Lépj gyorsan! Alkalmazkodj minél előbb, és előzd meg a versenytársaidat! Az ügyfeleimmel ezen is dolgozunk hónapról hónapra egyedi konzultációs csomagok vagy az éves üzleti ghost partner program keretében. A jövő évre már jelentkezhetsz is. Írj például itt. A célom a személyre, azaz a vállalkozásra szabott gazdasági tanácsadás, ezért rugalmas csomagokat alakítottam ki, hogy közösen a lehető legjobb eredményt érjük el.
Hányszor változtathatod meg az éves üzleti tervedet?
A rugalmas tervezés minden téren rugalmas. Ebben is. Tégy úgy, ahogy a körülmények diktálják. A tapasztalatom azt mutatja, hogy manapság akár négyszer-ötször is érdemes változtatni egy évben. A módosítások gyakorisága függ a piacodon végbemenő változások ütemétől, összetettségétől, a megváltozó tényezők fontosságától. Néhány hónap rugalmas üzleti tervezés után már számodra is könnyebben eldönthető lesz, hogy mikor érdemes átdolgozni a tervedet.
A folyamat elején meghatározzuk a pénzügyi eredményed fő mozgatóit, amit folyamatosan figyelünk. Például a nyersanyagárakat, az alvállalkozói díjakat, az adóváltozásokat, a hitelkamatokat, az értékesített mennyiségeket. Minden egyes mozgatóként definiált tényezőhöz meghatározzuk a tűréstartományt, amelyen belül nem változtatunk, de azon kívül igen. Lehet, hogy egy tényező tűréstartománya +/-5 százalék lesz, míg egy másiké csak +/-12 százalék, vagy épp +/-5 millió forint. Minél szélesebb tűréstartományt határozunk meg, annál ritkábban kell a tervhez nyúlni. Ha szűkebb tartományok mellett döntünk, akkor gyakoribb módosításokra lesz szükség, viszont a rugalmas terved jobban követi a piaci és gazdasági körülmények változását.
Miért hatékony a rugalmas üzleti tervezés?
Azért, mert megköveteli, hogy folyamatosan figyeld a vállalkozásodat. Nem lehet elkényelmesedni, lustálkodni vagy a nemszeretem pénzügyeket elhanyagolni, és csak a rutinban bízni. Rajta kell tartanod a szemedet a számokon és a folyamatokon, együtt kell élned a változásokkal, és követned kell őket. Ha a rugalmas tervezés a vállalkozásod életének részévé válik, automatikusan megtanulsz a lényegre és a részletekre is koncentrálni. Folyamatosan figyeled a külső és belső hatásokat, eseményeket. Tudatosan döntesz. És ismered a döntéseid következményeit. Átgondoltan foglalkozol a vállalkozásod pénzügyeivel. A hangsúly éppúgy van a folyamatosságon, a rendszerességen, mint a pénzügyeiddel való tudatos foglalkozáson.
Ez a tudatosság és árgus figyelem meghozza a gyümölcsét: jobban fogod érteni a céged működését, időben közbe tudsz lépni probléma esetén, meg tudod őrizni a hidegvéredet nehéz helyzetekben is, könnyebben találod meg a megoldásokat, és magabiztosabbá válsz.
Ha rendszeresen szeretnél közérthető, gyakorlati pénzügyi, gazdasági tippeket, ötleteket olvasni, kövesd a @hofernoemi.hu Instagram-oldalamat is gazdasági ismereteid bővítéséhez és a vállalkozásod fejlesztéséhez.
Remélem, a leírtakkal sikerül elősegítenem a vállalkozásod sikerét. Ezek a tanácsok általánosságban értendők. Az, hogy a te vállalkozásodra miként alkalmazhatók, függ a vállalkozásod konkrét, általam nem ismert helyzetétől.
Kövesd a blogomat, és olvass bele a régebbi írásaimba is. Évek óta, kétheti rendszerességgel publikálok a vállalkozásokat segítő cikkeket – lassan egy könyvre való hasznos információt osztottam meg. Kezdd itt a tanulást, és ha valamelyik téma részletesebben is érdekel, keress meg bátran!
Szeretnél gyakorlati segítséget kapni, hogy a vállalkozásod jobban működjön és sikeresebbé válhasson? Gazdasági, pénzügyi, üzleti problémád megoldásával kapcsolatban lenne kérdésed hozzám? Látogass el a www.hofernoemi.hu oldalra, ahol részletesebben is megismerheted a szolgáltatásaimat, és írhatsz nekem. De akár itt, a blogom Kapcsolat oldalán található elérhetőségemen is megkereshetsz.
Jogi szakokleveles közgazdászként és okleveles nemzetközi adószakértőként, 22 éves gazdasági felsővezetői tapasztalattal a hátam mögött kis és nagy cégeknek kínálok gazdasági, pénzügyi, üzletviteli tanácsadást. Néhány éve a Forbes magazin a 20 legbefolyásosabb nő közé sorolt az üzleti életben.
