Így kontrolláld a vállalkozásod pénzügyi sikerét

A vállalkozás „műszerfala”: a havi riport

By: Hofer Noémi 2023. ápr 26.

Autó műszerfal nélkül?

Tudnál olyan autót vezetni, amelyiknek nincs műszerfala? Képzeld el, hogy nem látod a sebességedet, nem tudod, mennyi benzined van még, megfelelő-e az olajszinted, indexelsz-e éppen, fel van-e kapcsolva a tompított fényszóród, rendben van-e a keréknyomás stb. Meddig tudnál egy ilyen autóval biztonságosan közlekedni?

Ahogy az autóvezetéshez szükséged van a fontos adatok folyamatos követésére, úgy a vállalkozásod vezetéséhez is rajta kell tartanod a szemedet néhány lényeges mutatón.

Éppen ezért a vállalkozásoknak is van „műszerfaluk” – a havi pénzügyikontrolling-jelentést nevezik így a szakzsargonban. Az elnevezés találó, mert ahogy az autó műszerfala mutatja a vezetőnek a sebességet, az üzemanyag szintjét és egyebeket, úgy a vállalkozás műszerfala is mutatja a vezetőknek a vállalkozás aktuális pénzügyi helyzetét és múltbeli teljesítményét.

Ezek a jelentések fontos információkat tartalmaznak: például a bevételeket, a költségeket, a nyereséget és a veszteséget, valamint a likviditási és cash flow állapotokat.

Ahogy az autó műszerfala időben figyelmezteti a vezetőt, ha valami nincs rendben az autóval – például ha kevés az üzemanyag, vagy ha túl nagy a sebesség –, úgy a vállalkozás műszerfala is figyelmezteti a vezetőséget, ha valami nem stimmel a pénzügyi állapotával. Például ha a költségek túl magasak, vagy ha a bevétel nem éri el az elvárt szintet.

A havi pénzügyi jelentés segít a vezetőknek nyomon követni a vállalkozásuk teljesítményét és időben korrigálni a problémákat, mielőtt súlyosabbá válnának.

A vállalkozásod „műszerfala”

Te miben méred a vállalkozásod sikerét? Pénzben – azaz profitban? A vevőid számában? A piaci részesedésedben? A márkád ismertségében? Az ügyfeleid és a munkatársaid elégedettségében?

A legtöbb vállalkozás ehhez hasonló szempontokat nevezne meg. Neked is érdemes definiálnod a sikert, és egyúttal kialakítanod a sikerességedet mérő és mutató egyszerű jelentésformát.

Mert hogyan is hozhatnál jó döntéseket, ha nem tudod, hol tart a céged? Például ha nem tudod, lesz-e elég pénzed a következő negyedéves működés finanszírozására, az olyan, mintha nem tudnád, lesz-e elég benzined a következő benzinkútig.

Ha egyszer kialakítasz egy strukturált, átgondolt, gyorsan elkészíthető és áttekinthető jelentéssablont (egyedül vagy gazdasági tanácsadói segítséggel), később évekig használhatod. És havi két-három óra időráfordítással képben leszel a cégeddel. Mérni tudod a sikert, a kitűzött céljaid teljesülését. Mindezt azért, hogy időben lásd, ha változik a szélirány, és mozdítanod kell a kormányt.

A havi jelentések használatával gyorsabb leszel, mint a versenytársaid. Mert a kisebb és közepes vállalkozások vezetőinek csak elenyésző része készít havi üzleti jelentést, és elemzi a kapott adatokat tapasztalt gazdasági szakember bevonásával. A többiek jelentős része lemarad, és nem értik, miért küszködik a vállalkozásuk folyamatosan, miért élnek egyik napról a másikra.

TIPP: Ha rendszeresen szeretnél közérthető, gyakorlati pénzügyi, gazdasági tippeket, ötleteket olvasni, kövesd a @hofernoemi.hu Instagram-oldalamat is gazdasági ismereteid bővítéséhez és a vállalkozásod fejlesztéséhez. Ott elmondhatod a véleményedet is, egyre izgalmasabb és aktívabb beszélgetések alakulnak ki a blogcikkeim témáiban is.

Hogyan lehet neked is havi pénzügyi jelentésed?

Egy jó pénzügyi riport összeállítása elsőre nem egyszerű feladat, pláne ha egyedül csinálod. Ezért sokkal jobban jársz, ha „bérelsz” egy gazdasági vezetőt havi néhány napra. Azaz keress meg egy pénzügyi és üzleti tanácsadót legalább az első hónapokra. Ha nem idegenkedsz a számoktól, utána már magad is boldogulhatsz.

Akár egyedül csinálod, akár szakértői támogatással, nem árt tisztában lenned az alapokkal, azaz hogy milyen adatokat, információkat hasznos összegyűjtened és átnézned minden hónapban. A folytatásban ehhez nyújtok néhány hasznos tippet.

Mi legyen a vállalkozásod havi jelentésében?

1. Pénzügyi mutatók

Kezdd a pénzügyi mutatókkal. A havi aktuális számaid alapján összesítsd őket. A következő adatokra koncentrálj:

Bevétel
Költségek
Adózás előtti és az adózott nyereség
A bevételarányos nyereség százalékos mértéke
A költségek bevételekhez és egymáshoz viszonyított aránya
EBITDA (kamat-, adófizetési, értékcsökkenési és amortizációs előtti eredmény)

Ha gondjaid vannak a fenti pénzügy fogalmakkal, figyelmedbe ajánlom az új Villámtanácsadás szolgáltatásomat, amelynek keretében gyorsan és érthetően elmagyarázom őket.

2. Bankszámlaegyenleg

Ezután vess egy pillantást a bankszámlád egyenlegére. Nézd meg a havi nyitó és a záró egyenleg közötti különbséget. Növekedést értél el? Akkor a cash flow kimutatásod pozitív lesz. Csökkent az egyenleged? Ne aggódj, ez nem feltétlenül jelenti azt, hogy elszórtad volna a pénzed, csak azt, hogy elköltötted. Például árukészletre, anyagokra, vagy a folyó informatikai beruházásod számláit fizetted ki. Arra ügyelj, hogy mindig legyen elég pénz a számládon a várható kiadások fedezésére.

3. Követelések és tartozások

Vizsgáld meg a vevői követeléseidet és a szállítói tartozásaidat. A fizetési határidőn túliakat különös figyelemmel. Mi a késések oka? Esetleg megoldatlan vitád van egy partnereddel, és azért nem fizet?

Alaposan elemezd a költségszámláidat, és vesd össze őket az üzleti terved havi értékeivel.

Ugye, van üzleti terved? És havi bontásban is elkészítetted? Ha nincs, keress meg itt, és segítek összeállítani.

4. Értékesítési volumenek

Pénz, azaz profit a megfelelő mennyiségű bevételből lesz. Ezt még az is tudja, aki egyáltalán nem kezeli tudatosan a vállalkozása pénzügyeit. Az értékesítési volumenek vizsgálatára legalább havonta szánj időt és figyelmet.

Fontosak az eladási mutatók (például az eladások száma különféle termékcsoportonként és együttesen is), a ténylegesek és a tervezettek, valamint az egymáshoz viszonyított arányuk. Továbbá az sem mindegy, hogy egy nagyobb marketingkampány vagy egy szakmai konferencián, vásáron történő részvétel után jelentősen megugrottak-e az értékesítési számaid vagy sem.

Érdemes részletesen, egyenként is elemezni, hogy melyik milyen eredményt hozott. Tudom, az összetett hatás miatt szinte lehetetlen egy-egy marketingakció eredményességét mérni. De ilyenkor ne pontos számokra törekedj, hanem az összképet nézd, hogy tudd, mire érdemes költeni és mire nem. Megéri-e reklámoznod a Facebookon, vagy a te célközönséged inkább a szakmai vásárokon köt nagy üzletet?

Az értékesítési és marketingstratégiák összehangolása éppoly elengedhetetlen, mint a pénzügyeid tudatos kezelése. Több korábbi cikkemben is írtam arról, hogy a gazdasági válságok idején ne vágd vissza teljesen a marketingköltségeidet, viszont csak arra áldozz pénzt, amiből racionálisan megtérülést remélhetsz. Például itt olvashatsz erről bővebben.

Ha nem hozod a tervezett eladási eredményeidet, akkor lehet, hogy nem az áraiddal van gond, hanem az értékesített termékeiddel és szolgáltatásaiddal. Talán elavultak, vagy a versenytársaid sokkal jobbat tudnak. A havi riportod áttekintése után lehet az az egyik következtetésed, hogy alaposabban kell figyelned a konkurenciát, és ellesned a trükkjeiket.

5. A kockázatok azonosítása

Szállítói kockázat

Kockázat lehet például egy vitatott, és ezért ki nem fizetett szállítói számla, amely a teljesítés nem szerződésszerű elvégzése ellenére érkezett be. Most pedig végeláthatatlannak tűnő levelezésben vagytok, és egyikőtök sem enged a negyvennyolcból.

Vevői kockázat

Egy vevői tartozás is okozhat gondot: a céged szerződésszerűen és maradéktalanul teljesített, de a vevő mégse fizet. Mit tehetsz ilyenkor? Kezdj végeláthatatlan pereskedésbe? Először inkább próbálj meg egy gazdasági mediátorral egyeztetni. Ebben a cikkemben írtam erről a még kevésbé elterjed lehetőségről. Olcsóbb és gyorsabb, mint a pereskedés.

A munkaerővel kapcsolatos kockázatok

Az is lehet kockázat, ha egy alkalmazottad túl sokat hiányzik az utóbbi időben, vagy csak egyszerűen már nem motivált, és bármit próbáltál, nem javul a helyzet. Minél fontosabb pozíciót tölt be a cégben, annál komolyabb hatással lehet a működésre és a nyereségességre – akár már rövid távon is.

A kiemelt ügyfél kockázata

Azt is rizikóként értékeld, ha van olyan ügyfeled, aki a bevételed több mint 20 százalékát adja. Szentelj neki kiemelt figyelmet, folyamatosan tartsd vele a kapcsolatot, és ne csak a napi ügyekről kérdezd, hanem finoman puhatold ki azt is, stabil-e a pénzügyi helyzete. Mert, ha ő megbillen, az rád is hat.

A hitelkamatok kockázata

Az sem könnyíti meg a vállalkozók életét, hogy őrült módon megemelkedtek a folyószámlahitel-kamatok. Mennyi is most az 1 hónapos BUBOR (bankközi kamatláb), ami a folyószámlahitel-kamat mértékének a bázisa? 17-17,2%? Erre még rájön a bank 4-5 százaléka. Ha 20-30 millióra van szükséged több hétig és egy évben többször is, az bizony komoly érvágás. Tudod fizetni ezt a magas kamatot? Ez is kockázat – és az is, hogy mi lesz, ha a BUBOR még tovább emelkedik.

Jöhet az akcióterv!

Ha azonosítottad a kockázatokat, könnyebben alakíthatsz ki akcióterveket a leküzdésükre. Ez tulajdonképpen része egy nagyobb témakörnek: a vészforgatókönyvek készítésének. Arról, hogy miért érdemes vészforgatókönyvet összeállítanod, és hogyan fogj hozzá, ebben a cikkemben írtam részletesebben. Ha nincs vészforgatókönyved, de szeretnél, keress meg a cikk végén található elérhetőségeimen!

Ha tehát ismered a kockázatokat, határozd meg, milyen lépéseket teszel az elkerülésük érdekében. Azt is gondold át, hogy ha az első lépések nem járnának sikerrel, melyek lennének a következők. Ez lesz az akcióterved. Lesznek olyan kockázatok, amelyektől nem tudsz megszabadulni, mivel a vállalkozásodon kívül álló tényezők okozzák. Ilyen például az előbb említett BUBOR emelkedése. Más kockázatokat viszont igenis lehet akár szinte nullára is csökkenteni: például a megnövekedett költségeket megpróbálhatod teljes egészében kigazdálkodni a termelés racionalizálásával vagy áremeléssel.

A havi jelentés kockázatokat taglaló része nagyon fontos fejezet, amely segít higgadtan gondolkodni és jól dönteni a nehéz helyzetekben.

6. A projektek státuszjelentése

A folyamatban lévő projektek lehetnek külső, azaz értékesíti vagy belső, azaz fejlesztési projektek. A státuszjelentések rendszeres, de minimum havi használata lehetővé teszi, hogy a projektcsapatoddal közösen könnyen áttekinthessétek a projekt előrehaladását, és gondoskodhattok róla, hogy a tervezett, valamint az időről időre áttervezett menetrend szerint haladjon.

Az előrehaladás bemutatása

A státuszjelentés a projekt aktuális állapotát mutatja. Vagyis azt, hogy hol tart a tartalmi és a pénzügyi előrehaladás a projekt eltervezett menetrendjéhez képest. Részletezi az elvégzett munka mennyiségét és minőségét, a határidők betartását, a következő lépések előkészítettségének fokát és a kapcsolódó számlák beérkezését vagy épp kiszámlázását, valamint a pénzügyi teljesítéseket is.

Az esetleges problémák megjelenítése

A státuszjelentés kitér azokra a problémákra, amelyek hatással lehetnek a projekt végrehajtására, és amelyekhez vezetői, illetve tulajdonosi döntés is szükséges. Taglalja a felmerült kockázatokat, a projekt előrehaladását akadályozó kihívásokat, valamint a korrekcióra szoruló hibákat.

A szükséges intézkedések javaslata

Természetesen egy jelentés akkor használható igazán, ha a gondokat nemcsak felveti, hanem megoldási lehetőségekkel is előáll. E javaslatok célja, hogy a végül kiválasztott intézkedésekkel a projekt menetrendjét a lehető legkevesebb időbeli és anyagi veszteséggel tartani lehessen. Például ha az elmúlt tíz évben kezdtél építési vagy akár informatikai projektbe, szinte biztos, hogy egyik sem az eredeti ütemterv szerint fejeződött be. Sajnos, ma már ez a „normális”.

A várható hatás bemutatása

A státuszjelentés tartalmazza projekt előrehaladásának lehetséges hatásait a teljes projektre nézve: az időbeli hatásokat, a költségvetési hatásokat, az erőforrások hatásait és azokat az előnyöket, amelyeket a projekt teljesítése eredményez majd. Utóbbi főleg a belső, fejlesztési projektekre jellemző.

Hűha, ennyi minden kell egy havi riportba?

Ez a hosszú lista is csupán néhány példa arra, hogy mi mindent tartalmazhat egy havi riport. Nyomasztó? Ne ijedj meg, nem feltétlenül kell a te vállalkozásod jelentésének is mindent tartalmaznia a felsoroltak közül. Válogass közülük az észszerűséget szem előtt tartva. Csak azokat az adatokat tedd bele, amelyekből konkrét tettekre váltható következtetéseket tudsz levonni. Nem kell fölöslegesen gyártanod a számokat, ha nem használod őket semmire. Ha kisvállalkozásod van, a havi jelentés lehet akár egyetlen oldalas.

Ugyanakkor az említetteken túl sok más téma is belekerülhet, amelyek kiválasztása már a vállalkozásod profiljától függ. Többek között minőségi mutatók, az ellenőrzési és minőségfejlesztési folyamatok által meghatározott mutatók – mint például a hibák száma, a reklamációk aránya. Az ügyfelek visszajelzéseinek is lehet helye benne – akár az elégedettségüket, akár az elégedetlenségüket kifejezők. Érdemes lehet számontartani a munkavállalók összesített adatait: a ledolgozott munkaidőt, a betegségeket, a túlórák számát, a fizetett szabadságok napjait.

Fontos, hogy a havi jelentésre minden hónapban szánj időt. Ez egy teljes évre előre ütemezhető feladat. Nem kell kapkodva megoldanod. Ne hagyd, hogy a napi tűzoltó jellegű teendők eluralkodjanak rajtad. Ha betartod ezt a rutint, jobban átlátod az üzleti tevékenységedet, így hatékonyabb és sikeresebb vállalkozást tudsz vezetni.

Remélem, a leírtakkal sikerül elősegítenem a vállalkozásod sikerét. Ezek a tanácsok általánosságban értendők. Az, hogy a te vállalkozásodra miként alkalmazhatók, függ a vállalkozásod konkrét, általam nem ismert helyzetétől.

Kövesd a blogomat, és olvass bele a régebbi írásaimba is. Évek óta, kétheti rendszerességgel publikálok a vállalkozásokat segítő cikkeket – lassan egy könyvre való hasznos információt osztottam meg. Kezdd itt a tanulást, és ha valamelyik téma részletesebben is érdekel, keress meg bátran!

Szeretnél gyakorlati segítséget kapni, hogy a vállalkozásod jobban működjön és sikeresebbé válhasson? Gazdasági, pénzügyi, üzleti problémád megoldásával kapcsolatban lenne kérdésed hozzám? Látogass el a www.hofernoemi.hu oldalra, ahol részletesebben is megismerheted a szolgáltatásaimat, és írhatsz nekem. De akár itt, a blogom Kapcsolat oldalán található elérhetőségemen is megkereshetsz.

Jogi szakokleveles közgazdászként és okleveles nemzetközi adószakértőként, 22 éves gazdasági felsővezetői tapasztalattal a hátam mögött kis és nagy cégeknek kínálok gazdasági, pénzügyi, üzletviteli tanácsadást. Néhány éve a Forbes magazin a 20 legbefolyásosabb nő közé sorolt az üzleti életben.