Ha vállalkozó vagy, jó eséllyel szívből utálod a májust.
Nem a tavasz illatát és színesedő természetet, hanem az éves zárással és az adóbevallás készítésével járó kapkodást az utolsó pillanatban. A csontvázakat, amelyek ilyenkor esnek ki a szekrényből, mert egész évben ki sem nyitottad az ajtaját. És mindez a stressz és hercehurca miért? Hogy elkészítsd a beadandó „dolgozatot” állam bácsinak?
image by Freepik
Ha így gondolsz az éves pénzügyi kimutatásaid elkészítésére, elárulok egy titkot:
Ezekben a dokumentumokban valószínűleg ott rejlik a vállalkozásod jövőbeli sikerének kulcsa. Sőt, a legtöbb üzleti, pénzügyi problémádnak a gyökere is.
Ha értően olvasod őket, felbecsülhetetlen értékű információkkal szolgálnak, amelyek hozzásegítenek a jobb működéshez és a nagyobb profithoz.
Ahhoz, hogy kihozd belőlük a legtöbbet, ezeket tartsd szem előtt:
- Ne úgy tekints rájuk, mint kötelező nyűgre, ami csak az adóhatóságnak kell, és neked semmi hasznot nem hoznak.
- Ne csak a legminimálisabb időt és energiát fordítsd rájuk, hanem mélyülj el a számokban, és tanuld meg értelmezni, hogy mit üzennek.
- Időben kezdj el foglalkozni az elkészítésükkel. Mikor? Akár már január 2-án.
- Ne csak évente készítsd el a mögöttes számításokat, pénzügyi elemzéseket, hanem havonta.
- Ha nem értesz a pénzügyekhez, legyen segítséged. Nem muszáj teljes állásban foglalkoztatnod egy pénzügyi, gazdasági vezetőt. Dolgozhatsz olyan független tanácsadóval, amilyen én is vagyok.
A cikk folytatásában az éves beszámoló elkészítéséhez kapcsolódó három fontos teendőről lesz szó. Ha követed a tanácsaimat, és elvégzed ezt a kis házi feladatot, jobban fogod érteni az üzletedet, és okosabb döntéseket hozhatsz az idén.
TIPP: Ha rendszeresen szeretnél közérthető, gyakorlati pénzügyi, gazdasági tippeket, ötleteket olvasni, kövesd a @hofernoemi.hu Instagram-oldalamat is gazdasági ismereteid bővítéséhez és a vállalkozásod fejlesztéséhez. Ott elmondhatod a véleményedet is, egyre izgalmasabb és aktívabb beszélgetések alakulnak ki a blogcikkeim témáiban is.
Mindenekelőtt egy gyakorlati tanács
Szuper, hogy elolvasod a cikket, de ez csak az első lépés. A második, sokkal fontosabb lépés, hogy át is ülteted a gyakorlatba. Ezért a folytatásban találsz két kérdéslistát is, amelyek sorvezetőként szolgálhatnak a gondolkodáshoz.
- Másold át ezeket a listákat egy dokumentumba, és válaszold meg a kérdéseket részletesen.
- Ér hozzáírni hasonló, a vállalkozásod egyedi helyzetét figyelembe vevő további kérdéseket is.
- Ne legyél rest utánajárni a hiányzó adatoknak, és legyél a lehető legkonkrétabb.
- Elemezd az adatokat, és vonj le belőlük következtetéseket.
- A következtetések alapján készíts cselekvési tervet.
- Rendelj határidőket is az egyes lépésekhez. (Használd a SMART-módszert, amelyről többször is írtam.)
És akkor most jöjjön a három teendő részletesen:
1. Tanulmányozd a vállalkozásod árbevételének szerkezetét
Mire használják a bevételelemzést a nagyok?
A Netflix forradalmasította a szórakoztatóipart azzal, hogy okosan használta fel az értékesítési elemzéseket az üzleti stratégiájának alakításához.
Egy ideig vígan megéltek a robbanásszerűen növekvő előfizetői táborból. A piac azonban mára telítődött. Egyrészt a fizetőképes kereslettel rendelkezők túlnyomó többsége már az előfizetőjük lett, másrészt megjelentek a konkurens streamingszolgáltatók: az Amazon Prime, a Disney+, az Apple TV+ stb.
A Netflix ekkor húzott két merészet.
Egyrészt megszüntették a jelszómegosztás lehetőségét számos piacon. Ez ugyan hatalmas felzúdulást váltott ki, de a cég jól reszkírozott: a lárma elült, és az ismerősök, távoli családtagok jelszavát használók bosszankodva bár, de saját előfizetést vásároltak.
Másrészt, az árak leszorítása és a konkurensek helyzetének megnehezítése érdekében bevezettek egy olcsóbb, reklámokat tartalmazó előfizetési csomagot.
Eddig úgy tűnik, mindkét kockázatos lépés jól sült el, a Netflix bevételei szépen nőttek a fokozott verseny dacára.
A bevételi források gyarapítása mellett a nézői szokásokat elemző kifinomult algoritmusok segítségével folyamatosan figyelik a trendeket is, és megjósolják az egyes műfajok és tartalomtípusok iránti közönségigényt.
A megfigyelés a siker egyik kulcsa. A Netflix a leszűrt adatokra építve a nézői preferenciákhoz igazított eredeti filmeket készít. Csak olyan filmekbe fektet pénzt, amelyek a megfigyelései alapján valószínűleg sikeres lesznek. Mit jelent a siker? Nem feltétlenül a legjobb értékeléseket az IMDb-n. A Rebel Moon nemrég debütált második epizódja (és az első is) kapott hideget-meleget – de inkább hideget. Miért lesz belőle jó eséllyel mégis harmadik rész is? Mert más dolog a kritika, és más a nézettség. A Netflix mérései alapján igenis sokan megnézték az első részt és a másodikat is. Új előfizetőket hozott, akik kíváncsiak voltak Zack Snyder legfrissebb rendezésére, a régiek pedig meghosszabbították az előfizetésüket miatta.
Tanulj a Netflix példájából, és adaptáld az adatvezérelt hozzáállásukat a saját vállalkozásodra.
Vegyük a bevételeket. Az éves nettó árbevételed összegével valószínűleg tisztában vagy. Kezdetnek jó, de nem elég. Ezzel nem leszel előbbre, mint a versenytársaid. Sokkal többet kell tudnod a saját vállalkozásodról.
Mutatom az első adag segítő kérdést az elemzéshez:
- Mely vevőid vagy vevőcsoportjaid adják az árbevételed 80-85 százalékát?
- Melyik termékcsoportod a legsikeresebb, és melyik a legkevésbé sikeres?
- Mennyivel változott az értékesítési volumened?
- Hogyan befolyásolták a nagyobb marketingkampányok az értékesítést az év során?
- Mennyi volt az árhatás, azaz az árváltozás hatása az árbevételed teljes összegében az egyik évről a másikra?
- Melyik szegmensben (vevőcsoport, földrajzi régió, jövedelmi szint) van a legnagyobb piaci részesedésed?
- Hogyan változtak a fenti kérdésekre adott válaszaid az elmúlt évekre vonatkozóan és miért?
Ha jól csinálod az elemzést, akkor ilyen, konkrét cselekvési irányokat kijelölő tanulságokat fogalmazhatsz meg:
„Két éve még két nagy ügyféltől származott a bevételünk 80 százaléka. Idén már négy nagy ügyfél adja ki ezt az arányt, de még mindig egy nagy megrendelőtől függünk igazán, akitől a bevételünk fele jön. Ha őket elveszítjük, ilyen és ilyen megszorításokra kényszerülünk.
Egyrészt ki kell dolgoznunk egy ügyfél-elégedettséget monitorozó rendszert, amely időben figyelmeztet, ha a nagy ügyfeleink elégedettségi szintje csökken.
Másrészt nem ülhetünk a babérjainkon értékesítés terén – folytatni kell az elmúlt két év munkáját. A cél, hogy a növekedéssel elérjük, hogy két év múlva egyetlen ügyfél se adja a bevételünk több mint 25 százalékát.”
Lehet, hogy már évek óta vállalkozol, de még sose készítettél egy alapos árbevétel-elemzést? Nem vagy egyedül, de itt az ideje ezen változtatni. Ha azt érzed, hogy az elmúlt éved sikerülhetett volna jobban is, akkor az árbevétel elemzése jó kiindulópont a gondok feltárásához. Mert eredményes vállalkozásod csak akkor lesz, ha van bevételed. A jó eredményhez pedig egészséges árbevétel-összetétel szükséges.
Nem tudod, hogyan fogj neki? Írj nekem itt, és szakszerű pénzügyi tudásommal, valamint több mint 20 éves tapasztalatommal közösen megoldjuk. A honlapom nyitóoldalának alján néhány referenciát is olvashatsz hozzád hasonló kisvállalkozóktól, akiknek már segítettem, és tudják, milyen velem dolgozni.
Néhány praktikus tanács a bevételek elemzéséhez
- A könyvelésben különítsd el az 5 legfontosabb termék- vagy szolgáltatáscsoportod bevételeit.
- A nyilvántartásaidban különítsd el az 5 legfontosabb termék- vagy szolgáltatáscsoportod volumeneit (azaz a mennyiségi adatokat).
- Tartsd számon az árhatásokat. Magas inflációjú környezetben ez nem kihagyható lépés.
Ha követed a javaslataimat, máris közelebb kerülsz egy stabil vállalkozás építéséhez.
A személyes konzultációkon legalább további 5 tényezővel bővítjük a fenti listát. Arról nem is beszélve, hogy a vállalkozásod egyedi esetére szabjuk.
2. Elemezd strukturáltan a költségeket
A bevételektől a profitig a költségeken át vezet az út.
Márpedig a legtöbb vállalkozás költségei fájdalmasan megemelkedtek az elmúlt években, és sokan csak részben tudták továbbhárítani őket az ügyfeleikre. Ami azt jelenti, hogy csökkent az árrésük, és általában a reálértéken (azaz az inflációt figyelembe véve) számított nyereségük is.
Ettől persze a költségek elemzése még nem lett izgalmasabb, szórakoztatóbb tevékenység.
Amíg ki tudod fizetni őket, könnyű a témát a szőnyeg alá söpörni. De ez a könnyelműség oda vezethet, hogy fel sem tűnik, amikor már a szakadék felé tartasz.
Másfelől ha jól megy az üzlet a költségek rövid pórázon tartása nélkül is, akkor képzeld el, hogyan hasítana, ha erre a fontos területre jobban odafigyelnél. Nem ismerek olyan vállalkozót, aki nemet mondana némi plusz profitra.
Tehát akár gondban vagy, akár nem, szánj egy kis időt a költségeid átnézésére, garantáltan megéri!
Itt is hasznos néhány jól irányzott kérdés sorvezetőnek. Az ezekre adott válaszaid segíthetnek abban, hogy a vállalkozásod prosperáljon és egyre több pénzt hozzon:
- Mennyi az anyagköltség, és milyen fő elemekből áll össze?
- Mennyi az anyag jellegű költség és a személyi jellegű költség aránya?
- Mennyi az alvállalkozók költsége?
- Mennyi a kereskedelmi áruk beszerzési költsége?
- Mennyi az irodád teljes költsége bérleti díjjal, rezsivel és értékcsökkenési leírásokkal együtt?
- Mennyibe kerül az irodád fenntartása évente egy munkavállalóra vetítve?
- Mi határozza meg a változó költségeid éves összegét?
- Mennyi az állandó költséged éves összege?
- Mennyi számlát fizetsz forintban és mennyit euróban?
- Melyek voltak a nagyobb költségmegtakarításaid az adott időszakban?
- Véglegesek ezek a megtakarítások vagy csak átmenetiek?
- Mennyi folyószámlakamatot fizettél a vevőid késedelmes fizetése miatt?
- A fenti kérdésekre adott válaszod hogyan változott az elmúlt évekre vonatkozóan és miért?
A költségek elemzésével is hasznos gyakorlati következtetésekre lehet jutni. Például ilyenekre:
„Két fontos beszállítónk is 25 százalékkal emelte az árait, ami több, mint az infláció! Mi nem tudjuk ezt a költségnövekedést továbbhárítani a vevőinkre, mert elpártolnak tőlünk az olcsóbb konkurenciához.
Az alvállalkozók az alapanyagok inflációt meghaladó drágulására hivatkoznak. Tényleg igaz ez? Nem lehetne más alvállalkozóktól olcsóbban beszerezni ugyanolyan minőségű árut?
Feladat a beszerzésért felelős vezetőnek: Kutasson fel potenciális alternatív beszállítókat, akár külföldről is. Kérjen be árajánlatokat. Határidő: 1 hónap.
Feladat a vezetőségnek: Ezzel párhuzamosan üljünk le tárgyalni a jelenlegi szállítókkal. Dolgozzunk ki egy hatásos érvrendszert, támogassuk meg az időközben beérkező kedvezőbb ajánlatokkal (ha lesznek), és próbáljuk leszorítani az áraikat. Elvégre eddig még csak meg sem próbáltuk. Határidő: 2 hónap.”
Javaslom, hogy évente legalább egyszer végezz alapos költségelemzést, majd havonta nézd át az aktuális helyzetet. A költségelemzés struktúrája általában egy évig nagyon jól követhető. Szükség esetén informatikai eszközökkel automatizálható is.
Néhány praktikus tanács a költségeid elemzéséhez
- Találd meg a költségmegtakarítási lehetőségeket!
Biztos, hogy a legjobban használod a vállalkozásod pénzét? Tényleg a legjobb ár-érték arányú beszállítótól rendeled például az anyagokat? (Lásd a fenti esetet.) A válaszaid után jöhetnek a tettek:
- Tárgyald újra a szükséges szerződéseket, ahogy az előbb mutattam.
- Racionalizáld a működési folyamatokat.
- Találd meg a legproaktívabb kollégákat vagy külső tanácsadókat.
- Úgy költsd el a pénzedet, hogy a legtöbb nyereséget hozza!
Valóban optimálisan osztod el az erőforrásaidat (emberek, gépek, pénz, idő) a projektek között? Vagy lehetne jobban?
Tényleg azokkal a feladatokkal töltik a kollégáid a munkaidejüket, amelyek a leghatékonyabbak a vállalkozásod működése szempontjából?
- Légy hatékonyabb, mint a versenytársaid!
A vállalkozások teljesítményének értékelésekor fontos a versenytársakkal való összehasonlítás. Akkor érsz el versenyelőnyt, ha a költségeidet úgy tudod csökkenteni, hogy közben a terméked vagy a szolgáltatásod minősége hosszú távon sem csorbul. Vezetőként, vállalkozás tulajdonosaként ez a legfontosabb feladatod.
A költségek elemzéséről már többször is írtam. Ez a mostani a 99. blogcikkem – egy egész könyvre elegendő hasznos és ingyenes tanácsot osztottam már meg a hozzád hasonló kisvállalkozókkal.
Kövesd a blogomat, és tanulj belőle üzleti tudatosságot, profitorientált szemléletet. Inspirálódj, és less el a gyakorlatba is átültethető ötleteket.
Ha pedig írsz nekem, szívesen átküldöm az üzleti, pénzügyi problémáiddal kapcsolatos cikkeim linkjét, és kérésedre a tanácsadási szolgáltatásaimról is bővebb tájékoztatást adok.
3. Hangold újra az idei év terveit
Amikor elkészült az éves beszámolód, és elvégezted az előző két elemzést (egyedül vagy szakmai segítséggel), jöhet az idei éves üzleti terved frissítése.
Javaslom, hogy többféle eltéréselemzéssel hasonlítsd össze a korábban készített üzleti tervedet – elősorban a pénzügyi terv részét – az előző évi tényadatokból készült pénzügyi-számviteli beszámolóval.
Vagyis nézd meg, hogy milyen tervekkel vágtál neki az évnek, és ebből mi valósult meg. Egy ilyen őszinte önvizsgálat nagyon tanulságos lehet. Segít elkerülni, hogy a jövőben irreális vágyálmokat építs be az üzleti tervedbe.
Semmibe sem kerül leírni, hogy ha tavaly 50 százalékos volt a növekedés, akkor idén legyen 100 százalékos. Csak nem biztos, hogy van valós esélye.
Tegyük fel, hogy májusban szeretnéd az újratervezést elvégezni. Akkor már ismered az idei első negyedév tényadatait, az áprilisi bevételeket és az előző teljes év számait is. Klasszisokkal realisztikusabb terved lesz az idei évről, mint a tavaly novemberben készített eredeti pénzügyi terv volt (ha volt).
Ezért fontos, hogy ne csak évente egyszer foglalkozz a tervezéssel!
Ebben én is segíthetek, ha egyedül nem megy. Nézd át a szolgáltatási csomagjaimat a honlapomon, vagy kérj személyre szabott konzultációt.
Remélem, a leírtakkal sikerül elősegítenem a vállalkozásod sikerét. Ezek a tanácsok általánosságban értendők. Az, hogy a te vállalkozásodra miként alkalmazhatók, függ a vállalkozásod konkrét, általam nem ismert helyzetétől.
Kövesd a blogomat, és olvass bele a régebbi írásaimba is. Évek óta, kétheti rendszerességgel publikálok a vállalkozásokat segítő cikkeket – lassan egy könyvre való hasznos információt osztottam meg. Kezdd itt a tanulást, és ha valamelyik téma részletesebben is érdekel, keress meg bátran!
Szeretnél gyakorlati segítséget kapni, hogy a vállalkozásod jobban működjön és sikeresebbé válhasson? Gazdasági, pénzügyi, üzleti problémád megoldásával kapcsolatban lenne kérdésed hozzám? Látogass el a www.hofernoemi.hu oldalra, ahol részletesebben is megismerheted a szolgáltatásaimat, és írhatsz nekem. De akár itt, a blogom Kapcsolat oldalán található elérhetőségemen is megkereshetsz.
Jogi szakokleveles közgazdászként és okleveles nemzetközi adószakértőként, 22 éves gazdasági felsővezetői tapasztalattal a hátam mögött kis és nagy cégeknek kínálok gazdasági, pénzügyi, üzletviteli tanácsadást. Néhány éve a Forbes magazin a 20 legbefolyásosabb nő közé sorolt az üzleti életben.
