Olyan időket élünk, amikor a legtöbb vállalkozó félve tekint minden beérkező számlára, minden fizetendő tételre. Mennyivel ment fel egy-egy fontos alapanyag ára? Mennyivel lett drágább ez vagy az a nélkülözhetetlen szolgáltatás? Mennyivel kellene emelni a saját áraimat ahhoz, hogy a profitom megmaradjon? És vajon ezeket a megemelt árakat hajlandók megfizetni az ügyfeleim?
Olyan dilemmák ezek, amelyek az elmúlt évtized gazdasági fellendülésének idején szinte fel sem merültek. Most azonban, amikor az infláció hosszú idő után újra két számjegyű, sokkal inkább észnél kell lenni, és sokkal többet kell számolni. Meg kell becsülni minden megspórolt forintot, mert a vállalkozás túlélése múlhat rajta.
Aki a következő időszakban okosan tervezi a költségeit, és alaposan megfontol minden kiadást, az sokkal nagyobb eséllyel evickélhet át sikeresen az elkövetkezendő nehezebb időszakon.
Ha téged is aggasztanak a vállalkozásod egekbe szökő költségei, olvass tovább, mert megosztok veled néhány fontos alapelvet a hatékony költséggazdálkodáshoz. Ha pedig konkrét segítségre van szükséged, fordulj hozzáértő közgazdász gazdasági tanácsadóhoz. Ha engem szeretnél megbízni, a cikk végén megtalálod az elérhetőségeimet.
Egyáltalán mi az a költségbecslés?
Kezdjük azzal, hogy amikor hétköznapi szóhasználattal költségekről beszélünk, akkor gyakran ráfordításokra gondolunk. Szakmailag ez két különböző fogalom, de mivel a költség szó elterjedtebb, a könnyebb érthetőség kedvéért én is ezt fogom használni. Ha kíváncsi vagy, mi a különbség a ráfordítás és a költség között, olvasd el az ezt a korábbi blogcikkemet.
A költségbecslés a vállalkozásod termékeinek eladása és szolgáltatásainak nyújtása érdekében felmerülő jövőbeli kiadások megtervezése. A tervezést, azaz a becslést különféle, mátrixba rendezett kategóriákra osztva érdemes elkészíteni.
Tudom, a mátrix szó elég megfoghatatlannak hangzik, de ne ijedj meg, nem annyira bonyolult a dolog. Pontosabban a költségmátrix bonyolultságát a vállalkozásod összetettsége határozza meg.
Egyrészt üzletágakra, termékcsoportokra, szolgáltatástípusokra és azok kisebb egységeire, másrészt a költségkategóriák számviteli és pénzügyi kontrolling típusú elemeire célszerű felbontani. Utóbbiak közé tartoznak az anyagköltségek, az alvállalkozói költségek, a bérköltség, az adók, az amortizáció, a pénzügyi kamatok.
A mátrixból végül összeáll a vállalkozásod teljes költségbecslése.
A mátrix lehet nagyon egyszerű is, ha kisebb céged van. A cél nem az, hogy eltévedj egy bonyolult útvesztőben, hanem az, hogy jól tudd használni a költségbecslésedet a vállalkozásod pénzügyi döntéseihez.
A költségbecslés három területe
A következőkben néhány ügyfelem példáján keresztül bemutatom, hogyan segíthet a vállalkozásod költségeinek megismerése és tervezése magasabb haszonra szert tenni. A megtörtént eseteken némiképp változtattam, hogy a titoktartási kötelezettségemnek eleget tegyek. Ha szeretnél hozzád hasonló vállalkozók konkrét eseteiről olvasni a jövőben is, kövesd a @hofernoemi.hu Instagram-oldalamat, ahol rendszeresen osztok meg hasznos tippeket a vállalkozások fejlesztéséhez.
Ebben a cikkben a költségbecslés három területéről lesz szó:
- az átgondolt vállalkozásindításról és árazásról,
- a hatékony vállalkozásműködtetésről
- és az árukészlet optimalizálásáról.
- Költségbecslés az átgondolt vállalkozásindításhoz és árazáshoz
Több olyan ügyfelem is van, aki örökölt egy nagyobb összeget, és néhány hónapos gondolkodás után arra jutott, szeretne vállalkozást indítani – de nem tudta, hogyan fogjon hozzá. Azzal tisztában volt, hogy a pénzügyi ismeretek fontosak, és azzal is, hogy neki nincs ilyen képzettsége vagy tapasztalata, ezért keresett egy pénzügyi-gazdasági tanácsadót.
Az egyik ilyen ügyfelem magas minőségű, egyedi konyhai eszközöket fogalmaz. Kezdeti lépésként meghatározta az induló termékeket, termékcsoportokat, amelyekhez közösen kialakítottuk a versenyképesnek gondolt piaci árakat. Az árak meghatározása egyrészt számolást igényelt, másrészt a versenytársak árainak felkutatását és elemzését. Az árak kiszámolásához a várható, azaz jövőbeli költségek megbecsülése szükséges. (Az árképzésről részletes írtam ebben a korábbi blogcikkemben.) Ettől a lépéstől gyakran megijednek az ügyfeleim, mert nem tudják, mi történik majd a következő egy-két hónapban. Azt pláne nem sejtik, hogyan alakulnak a költségeik egy-két év alatt. Megnyugtatásul mindig elmondom, hogy nem kell tökéletesen becsülni a költségeket. Nem is lehet, hiszen a jövőt senki se látja. A költségtervezéssel a legjobb döntések meghozatala a cél, ami számos változó tényezőtől függ. De ha a vállalkozás várható költségeire nem készítünk becslést, akkor azt se tudjuk közösen meghatározni, hogy az értékesítésre szánt termékek árai jók-e az adott üzleti modellben vagy sem. Magyarul: fenntartható-e egy vállalkozás a kigondolt árakkal vagy sem? Elegendő profitot termel, vagy nem is érdemes nekivágni a „kalandnak”? Olyan pedig nincs, hogy egy vállalkozás költségeinek jelentős részét ne lehetne megbecsülni.
Az ügyfeleimtől azt kértem, hogy elsőként kérjen be árajánlatokat a potenciális beszállítóktól. Mivel speciális konyhai eszközök forgalmazását tervezte, és csak szigorúan ellenőrzött előállítási folyamatban készített termékeket szándékozott eladni, csupán két beszállító jöhetett szóba.
Ezután összegyűjtötte a többi kért releváns költséget is: a szállítási díjakat, a csomagolások anyagköltségeit és a változó igénybevételhez alkalmazkodó munkaerő költségét is. Meghatároztuk az állandó, azaz minden hónapban várható költségeit és az értékesíteni kívánt havi mennyiségeket.
Ezeknek az adatoknak a birtokában már magabiztosan tudtuk kalkulálni az eladási árakat.
Ezután néhány további tényező ismeretében – amelyeket most nem részletezek –, elkészítettem ügyfelemnek egy havi bontású, teljes évre vonatkozó pénzügyi tervet. Ezt többször is egyeztettük, pontosítottuk, és végül arra jutottunk, hogy a terv elegendő profittal kecsegtet, ezért elindította a vállalkozását.
- Költségbecslés a hatékony vállalkozásműködtetéshez
Egy vállalkozás elindítása csak az első lépés a sikerhez. A legtöbbeknek nagy ugrás ez az ismeretlenbe, ezért jó, ha áll mellettük egy olyan tanácsadó, aki fogja a kezüket, akivel biztonságos „tandemugrást” hajthatnak végre, mert tudja, hogyan kell sikeresen földet érni – azaz nyereségessé tenni a vállalkozást.
Bár vannak, akik csak az első ugráshoz kérnek segítséget, az igazság az, hogy egy vállalkozás folyamatos működtetése másfajta tudást is igényel, mint az elindítása. Szerencsére az ügyfélkörömben azt látom, hogy egyre többen ismerik fel egy közgazdasági és jogi tudással is rendelkező mentor előnyeit, a folyamatos tanácsadás fontosságát. Az ilyen típusú együttműködések általában több hónaposak, sőt akár egy-két évesek is lehetnek, és a végén a vállalkozó számos gyakorlati helyzetben is bizonyítottan képes megoldani a legtöbb tipikus gazdasági, pénzügyi nehézséget, amellyel a vállalkozás működése során találkozik.
Az előbbi példában említett ügyfelemmel is hosszú távon dolgoztunk tovább. Az indulást követően kéthetente konzultáltunk több mint fél éven át. Természetesen nem csak a költségek alakulásáról és alakításáról egyeztettünk. Minden eseményt, ismertté vált költséget és értékesítési mennyiséget bedolgoztam egy úgynevezett gördülő pénzügyi tervbe. A tapasztalatok alapján finomítottuk az árakat. Megbeszéltük a piaci történéseket, az üzleti és pénzügyi tapasztalatomat és tudásomat felhasználva elmondtam, én mit tennék a helyében egy-egy új helyzetben. Figyeltük a célcsoportjai igényeit, a versenytársak lépéseit, és mindenben innovatív ötletek megvalósítására törekedtünk. Átnéztük a szállítók ajánlatait, és kidolgoztuk, milyen taktikát alkalmazva tárgyaljon velük.
Sorra vettük a nagyobb vevői szerződéseinek fontos részleteit. Volt közöttük olyan külföldi turisztikai apartmanház, amely nagyobb mennyiségben vásárolt konyhai eszközöket. Ehhez egy pénzügyileg is összetettebb szerződés készült, amelynek megkötésében az ügyfelemnek még nem volt gyakorlata, ezért közösen elemeztük a lényegesebb pontokat.
A vállalkozása szépen fejlődött, és ő maga is sokat tanult a konzultációs folyamatban. Megtanítottam értelmezni a vállalkozása eredménykimutatását, aminek jelentős része a költségek ismerete. Készítettünk havi eredményjelentést, és visszamértük, mennyiben és miért térnek el a tényleges ráfordítások, költségek a tervezettől.
Mivel az ilyen jellegű tanácsokat egyre többen igénylik, a kisebb vállalkozások számára kialakítottam egy új konzultációs csomagot: a negyedévenkénti eredményelemzést. A honlapomon itt olvashatod el a részleteket.
A sikereken felbuzdulva elkezdtünk megvizsgálni egy komolyabb beruházást: egy saját asztalosüzem létrehozását. Jelenleg ott tartunk, hogy kiszámoltam, mekkora értékesítési volumennél éri meg belevágni. Ez már egy nehezebb kalkuláció, amelyet a legtöbb kisvállalkozó egyedül nem tud elvégezni. Az ilyen léptékű fejlődés nagy dolog egy nemrég indult vállalkozás életében. Alig várom, hogy lássam ügyfelem cégének bővülését és további sikereit.
- Költségbecslés az optimális árukészlethez
Az elmúlt években rohamosan nőtt az online vásárlás népszerűsége. Az én ügyfélkörömben is többen működtetnek webáruházat. Ugyanakkor a járvány lecsengésével egyre több vásárló tér vissza a hagyományos üzletekbe. A két terület eltérő trendekkel, ciklusokkal rendelkezhet. A legfrissebb példa erre a webáruházak szárnyalása a fizikai boltok rovására a járvány kitörése után. A vásárlási szokások, divatok változása miatt mindig nagy kérdés, hogy mennyi árukészletet tarts – akár online, akár fizikai üzletben értékesítesz.
Ha ilyen kéréssel fordulnak hozzám, előveszem a „varázsgömböt”, azaz a cash flow tervezését. A titka, hogy a vállalkozásod adottságaitól függően akár napi szintű feladatot jelenthet, de minimum hetit.
Így tettem azzal az ügyfelemmel is, aki webshopjában természetes alapanyagokból előállított textíliákat fogalmaz. Szenvedélyesen szereti ezeket a termékeket, folyamatosan kutatja és teszteli az újabb és még jobb árukat, beszállítókat. Mivel ennyire lelkes, előfordult, hogy amikor egy termék nagyon megtetszett neki, akkor abból bevásárolt egy tekintélyesebb mennyiséget. Nem mindig gondolta át, hogy kinek és mikor tudja majd eladni, se azt, hogyan alakul a vállalkozása cash flow-ja. Mert az egy dolog, hogy akkor, a beszerzés időpontjában volt pénze megvenni az új árukészletet, de vajon lesz-e elegendő pénzügyi forrása két hónap múlva is? Az eredmény: többször is a személyes megtakarításaihoz kellett nyúlnia.
Szerencsére felismerte, hogy ezt nem szeretné így folytatni, és segítséget kért tőlem a megfontoltabb beszerzési döntések meghozatalához. Készítettünk egy olyan cash flow kalkulációt, amelyet önállóan tud használni. Látja, hogy várhatóan mennyi pénze lesz a következő hónapokban és mennyit költhet biztonsággal árubeszerzésre. Ha pedig egy új helyzettel találkozva kérdései merülnek fel, a havi konzultációkon megbeszéljük őket. Rizikó mindig van, de a vállalkozások a kockázatok vállalásáról szólnak. Csak nem mindegy, mekkora kockázatot vállalsz.
A cash flow tervezéshez a jövőbeli bevételek és a kiadások becslése szükséges. A havi bontású tervezéssel érdemes kezdeni.
Vedd sorra, mennyi és milyen típusú bevétele, illetve mennyi és milyen típusú kiadása lesz a vállalkozásodnak minden egyes elkövetkező hónapban – mondjuk egy éven át. Építs be minden ismert információt. Lesznek tételek, amelyeket csak megtippelni tudsz. Például hogy az adott hónapban az egyes termékcsoportokból mennyit adsz el, vagy hogy összesen mennyi bevételed lesz. Ilyenkor támaszkodj a tapasztalataidra. Tégy úgy, ahogy az előző pontban is írtam, vagyis folyamatosan építsd be a múltbéli költségelemzésből megismert összefüggéseket.
Például egy nagyobb marketingkampány után valószínűleg több bevételed volt. Az se mindegy, hogy mennyivel több, de ha 20 százalékos értékesítésivolumen-növekedést (darab, nem forint) értél el, akkor jogosan számíthatsz arra, hogy egy hasonló újabb kampánnyal is összehozod ezt.
Ugyanakkor még rengeteg körülmény számít, mivel a piac folyamatosan változik. Beleértve az ügyfeleid, célcsoportjaid preferenciáit, a versenytársak aktivitását. A sok bizonytalanság sarkalljon arra, hogy a tényszerű tételeket pontosan határozd meg. Nézd át a szerződéseidben foglalt fizetési határidőket mind a vevői, mind a szállítói szerződések esetében.
A jól elkészített havi cash flow tervedből láthatod, mennyi pénz lesz a vállalkozásod bankszámláin (és pénztárában, ha van). Ezekkel a havi összegekkel kalkulálva szimulálhatod, hogy mennyi készletet vegyél, és hogy mikor tudod értékesíteni. Az esetleges folyószámlahitel-keretedet is vedd figyelembe, ha árukészlet vásárlására tervezed fordítani. A készleted forgási sebessége és még sok más részletinformáció is a segítségedre lehet az mindenkori árukészlet meghatározásában.
Remélem, a leírtakkal sikerül hozzájárulnom vállalkozásod sikeréhez. Ezek a tanácsok általánosságban értendők. Az, hogy a te vállalkozásodra miként alkalmazhatók, függ a vállalkozásod konkrét, általam nem ismert helyzetétől.
Szeretnél gyakorlati segítséget kapni, hogy vállalkozásod jobban működjön és sikeresebbé válhasson? Gazdasági, pénzügyi, üzleti problémád megoldásával kapcsolatban lenne kérdésed hozzám? Látogass el a www.hofernoemi.hu oldalra, ahol részletesebben is megismerheted a szolgáltatásaimat, és írhatsz nekem. De akár itt, a blogom Kapcsolat oldalán található elérhetőségemen is megkereshetsz.
Jogi szakokleveles közgazdászként és nemzetközi adószakértőként, 20 éves gazdasági felsővezetői tapasztalattal a hátam mögött kis és nagy cégeknek kínálok gazdasági, pénzügyi, üzletviteli tanácsadást. Néhány éve a Forbes magazin a 20 legbefolyásosabb nő közé sorolt az üzleti életben.
