Tisztességes piaci árakkal dolgozik a vállalkozásod, van is forgalmad, és mégis alig marad pénzed, amit osztalékként kifizethetnél évzárás után? Vajon hol lehet a hiba?

Ha ezen töröd a fejed, nem vagy egyedül. Ez az egyik leggyakoribb kérdés, amit pénzügyi, üzleti tanácsadóként az ügyfeleimtől kapok. Ha a bevételek rendben vannak, nem ördöngösség a profit másik összetevőjére, a kiadásokra gyanakodni. „Mikor vizsgáltad meg utoljára a költségeidet alaposan?” – ezzel a rutinkérdéssel szoktam a kérdésükre válaszolni. A válasz pedig gyakorta az, hogy „Ó, hát azok nem jelentősek! Néhány kisebb tétel, nem is igazán számítanak.”

Ilyenkor egy régi kollégám jut eszembe, aki reggel úgy érkezett munkába, hogy egyik kezében a pékségben vásárolt két kakaós csiga, másik kezében a kávézóban vett XXL-es latte volt. Ebédelni mindennap a sarki kisvendéglőbe járt, és délután még kiugrott a boltba egy Magnumért. Aztán a hónap végén panaszkodott, hogy nem jön ki a fizetéséből, pedig alig költ valamire, az autóját sem cserélte le már vagy öt éve.

Ha összeadod a vállalkozásod jelentéktelennek bélyegzett kiadásait, az elhanyagolt költségtételek milliós összeget tehetnek ki még egy kisebb cég esetében is. A legtöbb vállalkozó ösztönösen jobban figyel a nagyobb költségekre, de az apróbb, naponta felmerülő kiadások kontrollálására nem jut elég energia. Hogy egy hasonlattal éljek: nem elég, ha kicseréled az elöregedett vízvezetékeket a lakásodban, nehogy csőtöréshez vezessenek. Arra is ügyelned kell, hogy a csapok ne csöpögjenek.

Felelős vállalkozóként valószínűleg nem hanyagolod el az anyag- és árubeszerzési költségeidet. Tudod, hogy jelentős tételek a kiadási oldalon, ezért több árajánlatot kérsz be. Tárgyalsz a potenciális beszállítókkal, és stabil beszállítói kapcsolatok kiépítésére törekszel, mert azt is tudod, hogy ez segíthet csökkenteni a költségeidet. Nagyon helyes.

Hasonlóan figyelsz a munkaerőköltségekre, ami a vállalkozások többségénél az egyik legnagyobb kiadás. Gondosan megtervezed, számolsz a szezonalitással, kihasználod az adózási és a pályázati lehetőségeket. Ez is helyes.

Ezt a gondosságot követed még néhány költségfajtánál, köztük a rezsiköltségeknél és a marketingköltségeknél...

...és akkor egyszer csak elfogy a türelmed és az energiád.

Tudom, nem lehet folyton a pénzt számolni, dolgozni is kell, bevételt kell termelni, ügyfelekkel tárgyalni, irányítani a beosztottakat, ügyeket intézni. De neked pedig azt kell tudnod, hogy nem elég a kiadások nagyjára odafigyelni. Az aprajára is kell. Mert a jelentős összegeket felemésztő, látványos költségkategóriákon túl jócskán vannak még ráfordítások, amelyek lassan, de kitartóan faragják le a profitodat.

Milyen vállalkozói költségek igényelnének nagyobb odafigyelést?

Vagyis hol tudnál még megtakarítást elérni? Ehhez adok neked az alábbiakban egy gyakorlatias útmutatót.

TIPP: Ha rendszeresen szeretnél közérthető, gyakorlati pénzügyi, gazdasági tippeket, ötleteket olvasni, kövesd a @hofernoemi.hu Instagram-oldalamat is gazdasági ismereteid bővítéséhez és a vállalkozásod fejlesztéséhez. Ott elmondhatod a véleményedet is, egyre izgalmasabb és aktívabb beszélgetések alakulnak ki a blogcikkeim témáiban is.

A jó hír az, hogy ha megbízható könyvelővel dolgozol, nem neked kell (még egyszer) összeállítanod és rendszerezned az év során felmerült apróbb kiadásokat. Kérd el a könyvelődtől a vállalkozásod főkönyvi kivonatát. Abból is a legfrissebbet, ami az idei évre vonatkozik és a tavalyi teljes évest.

Ezután a pénzügyi kontrolling rejtélyesnek tűnő vizeire evezünk – de ne ijedj meg, nem olyan bonyolult a feladat. Ezt az elemzést ajánlott havonta, de minimum negyedévente elvégezned.

A főkönyvi számla

Keresd meg az 5-ös számmal kezdődő főkönyvi számlákat. Mindegyikhez egy hosszabb szám és egy beszédes elnevezés tartozik (pl. „541. Bérköltség”). Itt lesz minden olyan nagyobb költséged (és a 8-assal kezdődő sorokon), amelyeket jól ismersz és amelyekkel többet foglalkozol. És itt lesznek a kisebb, rejtett költségek, amelyeket vagy elhanyagolsz, vagy azt sem tudod, hogy léteznek. Nézzünk meg közülük néhányat!

Online informatikai szolgáltatások

Ehhez a címszóhoz tartoznak a licensz-, a tárhely- és a felhőalapú szolgáltatások havi vagy éves előfizetési díjai. Ha egyszer kiválasztottad a megfelelő előfizetési csomagot, könnyű megfeledkezni ezekről a rendszeresen és automatikusan fizetett, egyenként kis összegű kiadásokról. Őszintén: te mikor nézted át őket utoljára? Pedig azt a magánpénzügyeikkel kicsit tudatosabban foglalkozó emberek is tudják, hogy a különféle havi előfizetéseken sokat lehet megtakarítani.

Telekommunikációs költségek

Egy újabb jelentéktelennek tűnő kiadási kategória, amin sok vállalkozó tudna faragni. Tedd fel magadnak a kérdést, hogy szükségetek van-e arra az adatmennyiségre, azokra a kiegészítő szolgáltatásokra, annyi telefonra és a hozzájuk tartozó ilyen-olyan előfizetésekre, amelyeket a kimutatásban látsz. Lehet, hogy egy kisebb és olcsóbb csomaggal is könnyedén boldogulnátok? Lehet, hogy egy másik szolgáltatónál olcsóbban megkapnátok ugyanezt a csomagot?

Bérleti díjak

Ez a sor ömlesztve tartalmaz egy csomó tételt, ezért sok vállalkozó számára értelmezhetetlen. Itt fel is adják, pedig csak még egy lépést kellene tenniük. A kulcsszó a főkönyvi analitika. Kérd el ezt a dokumentumot is a könyvelődtől! Egy olyan kimutatást küld neked, amely beérkezett számlánként részletezi a kért főkönyvi sor tartalmát. Most már láthatod, hogy a bérleti díjak alatt található az irodabérlet, a gépjárműbérlet, az irodai eszközök bérleti díja.

Talán az iroda bérleti díját pontosan ismered, mert az egy nagyobb tétel. A rugalmas munkavégzési lehetőségek, a távmunka elterjedése sok vállalkozás számára lehetővé tenné az irodai tér csökkentését, amivel jelentős költséget spórolhatnak meg. Lehet, hogy e tekintetben már te is léptél, és kisebb irodába költöztetek. Helyes.

Na de az autód bérleti díjára is fordítasz ennyire gondos figyelmet? Biztos, hogy a jelenlegi inflációs környezetben is megéri a bérleti vagy lízingkonstrukció? Biztos, hogy szükséged van ilyen nagy autóra? Nem lehetne olcsóbban megúszni?

És akkor ott vannak a monumentális irodai eszközök. Még mindig bérelsz egy ipari méretű nyomtatót, pedig már alig használjátok? A papíralapú adminisztráció jórészt a múlté. Ha ti is bevezettetek már egy elektronikus dokumentumkezelési rendszert, nem lenne jobb visszaadni a gigászi készülékeket vagy lecserélni őket sokkal kisebbekre?

Szállítási és raktározási költségek

Mikor versenyeztetted utoljára a fuvarozó cégeket? Ha magasnak tűnnek a szállítási kiadásaid, vagy ha a szállító partnered egekbe emelte az árait az inflációra hivatkozva, itt az ideje egy újabb ajánlatkérési körnek. Egyáltalán nem szükségszerű, hogy a fuvarköltségeknek az általános infláció mértékével – vagy akár azt meghaladóan – kell növekedniük.

Ha webshopot üzemeltetsz vagy más kereskedelmi vállalkozásod van, akkor a szállítási költség egészen magas összegű is lehet. Nem mindegy, mennyit fizetsz ki erre a célra.

Hasonlóan érdemes a raktározási költségeiket is átnézni, és kutatni egy kicsit az aktuális piaci árak után az interneten.

Karbantartási és javítási költségek

Ha régebbi a vállalkozásod és nagyobb gépparkkal üzemel, a rutinszerű karbantartási és javítási költségek jelentős összeget is kitehetnek. A karbantartók árai szinte az egekbe szöktek az utóbbi néhány évben. Olykor azt gondolom, hogy túlzás nélkül jobban keresnek, mint a két-három diplomával rendelkező értelmiségi foglalkoztatottak.

Tartsd a szemed ezeken a költségeken is, és mindig kérj be több ajánlatot. Nem ritka, hogy 100-150 százalékos árkülönbségeket tapasztalhatsz.

Az ügyfeleimnek gyakran készítek havi riportot, más néven havi pénzügyikontrolling-jelentést, amelyben az ilyen rejtett költségtételekre is kitérek. Sok csontváz kerül elő ilyenkor a szekrényből, amelyeket kitakarítva egész szép profitnövekedés érhető el.

Utazási költségek

A világjárvány visszaszorulásával újra felpezsdült az élet a nemzetközi kiállításokon és vásárokon. Sok cég köti ilyenkor a legnagyobb üzleteit, ezért megéri a részvétel akár látogatóként, akár kiállítóként. Csak nem mindegy, melyik kiállításon és milyen költséggel.

Ha kiállítóként veszel részt, az jelentősebb kiadás, így bizonyára alaposan átgondolod. De ha csak látogatóként utaztok kiállításokra azért, hogy potenciális partnerekkel találkozzatok, az utazási és szállásköltségekkel már könnyű felelőtlenebbül bánni.

A repülőjegyek és a szállásdíjak közel a duplájára emelkedtek, és ezt valahogyan be kellene hoznotok: kisebb csapattal utazni, jobban megválogatni az eseményeket, olcsóbb szállást találni. Nem kell ötcsillagos szállodában lakni Barcelona belvárosában, ha harmadannyiért egy lakást is kivehetsz ugyanott. Vagy nem kell Japánba utazni, ha a kiszemelt partnerekkel két hónappal később egy európai rendezvényen is lenne lehetőségetek találkozni.

Oktatási költségek

A munkavállalók képzése és tudásuk folyamatos fejlesztése hosszú távon segíthet az eredményesség növelésében. Ha ilyesmire is költesz, azt elkülönítve láthatod a főkönyvi kivonatodban.

A jól kiválasztott képzési programok a vállalkozásod versenyképességének és hatékonyságának megtartása és növelése mellett a munkavállalói elégedettségét is növelhetik, és motiváltabbá tehetik őket.

Azon gondolkozol, hogy melyik mesterségesintelligencia-kurzusra küldd el a kulcsmunkavállalóidat? Nem lesz könnyű dolgod, mert most minden konferenciaszervező csapat ebből szeretne pénzt csinálni, és a minőség nagy szórást mutat.

A nagy cégek is kiemelten kezelik az oktatási költségeket, sokszor az árbevételhez viszonyítva mérik. Ökölszabályként a bevétel 2-3 százalékát szokták erre a célra fordítani. De nem lehet általánosítani, mert nagyon függ a vállalkozás tevékenységétől, hogy milyen gyakran kell továbbképezni a munkatársakat. A tudás frissítésének más a jelentősége egy szolgáltató cég és egy termelő cég esetében, és sokkal gyakrabban van rá szükség az informatikai ágazatban, mint mondjuk a mezőgazdaságban.

Nem azt mondom tehát, hogy veszélyeztesd a céged versenyképességét az oktatási költségek fűnyíróelvszerű visszavágásával, hanem hogy legyél szelektív: nézz át minden képzési programot, gondold át, hogy melyek elengedhetetlenek, és keress alternatívákat. Lehet, hogy egy olcsóbb, online kurzussal is ugyanazt az eredményt érheted el, mint egy nagy csinnadrattával hirdetett, sztárelőadókat felvonultató, inkább csak presztízsszempontból előnyös, de több tudást nem nyújtó, rendezvénnyel, amelyre csillagászati összegekért lehet bejutni.

Bankköltségek és más pénzügyi szolgáltatások díjai

Ezek az elenyészőnek tűnő tételek is megérnek egy évenkénti alaposabb elemzést, és ezek fölött is könnyű átsiklani. Szerencsére rengeteg összehasonlítást tartalmazó információ található az interneten a témában, tehát könnyen és gyorsan tájékozódhatsz.

Nem haszontalan a banki szerződésed átolvasásával kezdeni, majd megkeresni az aktuális banki kondíciók listáját a szolgáltató honlapján. Csak egy kis türelmet és odafigyelést igényel, de ha nem ismered a díjakat, akkor tervezni se tudsz többek között az aktuális folyószámlahitel kamatmértékével, pedig egy cash flow tervnek az is fontos eleme.

Apropó, van 2023. évi üzleti terved? Ha nincs, keress itt, és segítek elkészíteni. Üzleti terv nélkül vakon repülsz, ami nem egy életbiztosítás! Erről ebben a cikkemben is írtam.

Biztosítási díjak

Apropó biztosítás: Erre is könnyen elcsordogálhat egy szép kis összeg minden évben, ha nem figyelsz oda. A biztosítók nem szívbajosak, ha akár az infláció mértékét meghaladó díjemelésről van szó a meglévő ügyfeleik körében. Ők ugyanis pontosan tudják, hogy a legtöbb cég a szerződéskötés után félvállról veszi a témát, a vezetőségnek nincs ideje évről évre új biztosítót keresni. Manapság ez könnyen jelentheti azt, hogy szinte észrevétlenül emelkedik akár 25 százalékot is a felelősségbiztosítás, a vagyonbiztosítás vagy a casco díja. Az erről szóló értesítések talán el sem jutnak hozzád, csak valamelyik adminisztrátor beosztottadhoz, aki automatikusan iktatja, anélkül hogy felhívná rá a figyelmedet.

Adminisztrációs kiadások

Ide tartoznak a könyvelői és a jogi díjak, valamint a különféle tanácsadók költségei. Itt is azt kell mérlegelned, hogy szükséged van-e az adott kiadásra a céged működéséhez, szükséged van-e olyan magas szintű – és ezért magasabb díjú – szolgáltatásra, amire évekkel ezelőtt szerződtél, és hogy ha a kiadás nem elengedhetetlen, akkor hozzájárul-e a profittermeléshez. Azaz többet hoz-e, mint visz. Például ha pénzügyi tanácsadó szolgáltatásait veszed igénybe, azt azzal a céllal kell tenned, hogy a tanácsadásra kifizetett díj többszörösen megtérüljön a vállalkozásodban. Én mindig nagy figyelmet fordítok arra, hogy az ügyfeleimnek olyan tanácsokkal szolgáljak, amelyek akár milliós nagyságrendű eredménynövekedést jelenthetnek már egy éven belül is, hosszú távon pedig tartós növekedési pályára állíthatják a vállalkozást.

Az ügyfeleim költségauditjai során az adminisztrációs tételeket is áttekintjük, mert sok kicsi sokra megy.

Kommunikáció a könyvelőddel

Az se mindegy, hogy milyen információkat kérsz be havonta a könyvelődtől. A legjobb, ha már az év elején készítesz egy listát, hogy mikor milyen kimutatásokra lesz szükséged. Fontos, hogy pontos határidőt is társíts a lista elemeihez, és foglald bele a szerződésetekbe is. Az ezen kívül felmerülő ad hoc igényeket pedig kezeljétek külön.

Sajnos, nem egy ügyfelem van, aki az időzavarral küzdő könyvelőjétől hónapokon át várt kimutatásokra, és közben jelentős összegtől esett el, mert az adatok hiányában nem tudott cselekedni.

A költségbecslés jelentősége

Az apróbb kiadások lefaragása sokkal könnyebben megy, ha a kezdetektől tudatosan tervezed meg a kiadásaidat. Ennek fontos lépése a megalapozott költségbecslés, amit többször tárgyaltam már a blogomon – például „A költségbecslés: a sikeres vállalkozó titkos fegyvere” című cikkemben. Ha érdekel a téma, és szeretnéd tudatosabban kezelni a vállalkozásod kiadásait, ezt az írást olvasd el következőként!

Remélem, a leírtakkal sikerül elősegítenem a vállalkozásod sikerét. Ezek a tanácsok általánosságban értendők. Az, hogy a te vállalkozásodra miként alkalmazhatók, függ a vállalkozásod konkrét, általam nem ismert helyzetétől.

Kövesd a blogomat, és olvass bele a régebbi írásaimba is. Évek óta, kétheti rendszerességgel publikálok a vállalkozásokat segítő cikkeket – lassan egy könyvre való hasznos információt osztottam meg. Kezdd itt a tanulást, és ha valamelyik téma részletesebben is érdekel, keress meg bátran!

Szeretnél gyakorlati segítséget kapni, hogy a vállalkozásod jobban működjön és sikeresebbé válhasson? Gazdasági, pénzügyi, üzleti problémád megoldásával kapcsolatban lenne kérdésed hozzám? Látogass el a www.hofernoemi.hu oldalra, ahol részletesebben is megismerheted a szolgáltatásaimat, és írhatsz nekem. De akár itt, a blogom Kapcsolat oldalán található elérhetőségemen is megkereshetsz.

Jogi szakokleveles közgazdászként és okleveles nemzetközi adószakértőként, 22 éves gazdasági felsővezetői tapasztalattal a hátam mögött kis és nagy cégeknek kínálok gazdasági, pénzügyi, üzletviteli tanácsadást. Néhány éve a Forbes magazin a 20 legbefolyásosabb nő közé sorolt az üzleti életben.